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通用采购流程与审批表格工具模板

引言

采购是企业运营中的核心环节，涉及需求提报、供应商管理、成本控制、风险防范等多个维度。为规范采购行为、明确各岗位职责、提高采购效率，特制定本通用采购流程与审批表格工具模板。本模板适用于各类企业（含制造业、服务业、零售业等）的日常办公物资采购、生产原材料采购、服务类采购（如咨询、维修）等场景，可根据企业规模、行业特性及内部管理要求灵活调整。

一、适用范围与常见应用场景

（一）适用范围

本模板涵盖从“需求提出”到“付款结算”的全流程管理，适用于：

常规采购：计划内的办公设备、耗材、原材料等采购；

临时采购：突发需求（如设备故障维修所需备件）；

服务采购：如保洁、IT支持、法律咨询等外部服务采购；

小额采购：金额在规定标准内（如5000元以下）的简化流程采购。

（二）常见应用场景示例

办公场景：行政部门需采购100套A4纸、10台打印机墨盒，用于日常办公；

生产场景：生产部门需采购5吨某型号钢材，用于下月产品生产；

服务场景：IT部门需采购第三方数据备份服务，期限1年；

紧急场景：生产车间一台关键设备突发故障，需紧急采购专用配件以减少停机损失。

二、采购全流程操作指南

（一）第一步：需求提出与初步审批

操作主体：需求部门（如行政部、生产部、IT部）

操作内容：

填写《采购申请表》：需求部门根据实际需求，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途、期望交付时间等关键信息（模板见“三、配套表格模板”）。

示例：行政部采购A4纸，需注明“规格：70gA4白色，数量：100包，预估单价：25元/包，用途：各部门日常打印，期望交付时间：3个工作日内”。

部门内部审批：需求部门负责人对采购的必要性、数量合理性、预算匹配性进行审核，签字确认后提交至采购部门。

注意：紧急采购（如生产设备故障维修）可先通过口头方式向采购部门及分管领导报备，事后24小时内补填《采购申请表》。

（二）第二步：供应商选择与比价

操作主体：采购部门

操作内容：

供应商信息收集：根据采购需求，通过企业合格供应商名录、公开招标、市场询价等方式收集至少3家供应商信息（紧急采购可不少于2家）。

供应商信息需包含：名称、联系人（经理）、联系电话（）、主营业务、资质证明（如营业执照、行业许可证、ISO认证等）。

比价与评估：采购部门对收集到的供应商进行综合评估，重点对比价格、质量、交付周期、售后服务、合作历史等因素，形成《供应商评估表》（模板见“三、配套表格模板”）。

评估标准示例：资质齐全（20分）、报价合理（30分，取中间价基准价，上下浮动±5%内得分最高）、交付及时（25分，承诺3天内交付得满分）、服务口碑（25分，过往合作无投诉得满分）。

确定供应商：根据评估结果，选择综合得分最高的供应商，报采购部门负责人及分管领导审批。

（三）第三步：合同拟定与审批

操作主体：采购部门、法务部门（可选）、财务部门

操作内容：

拟定采购合同：采购部门根据与供应商达成的共识，拟定《采购合同》（模板见“三、配套表格模板”），明确以下核心条款：

合同双方（甲方：公司全称，乙方：供应商全称）；

采购标的（物品名称、规格型号、数量、单价、总价）；

交付要求（时间、地点、方式、验收标准）；

付款方式（如“验收合格后30天内付全款”）；

违约责任（如“逾期交货，每天按合同总额的0.5%支付违约金”）；

争议解决方式（如“协商不成，提交甲方所在地法院诉讼”）。

合同审批：

采购部门负责人审核合同条款的完整性、与供应商一致性；

法务部门（如有）审核合同的法律合规性；

财务部门审核付款方式、金额与预算的一致性；

总经理/分管领导审批最终合同（金额较大或重要采购需加盖公司公章）。

（四）第四步：订单下达与执行跟踪

操作主体：采购部门

操作内容：

下达采购订单：审批通过后，采购部门向供应商发出《采购订单》（可单独制作或在合同中明确订单格式），注明订单号、采购物品信息、交付时间、收货地址、联系人（*主管）等。

执行跟踪：采购部门定期与供应商沟通，确认生产进度、发货时间，保证供应商按合同约定交付。如遇延迟，及时与需求部门沟通并协商解决方案。

（五）第五步：验收与确认

操作主体：需求部门、仓库部门、采购部门

操作内容：

收货准备：仓库部门根据采购订单提前清理收货场地，准备验收工具（如称重设备、检测仪器）。

现场验收：

数量验收：核对物品数量与订单、合同是否一致；

质量验收：需求部门根据规格型号、质量标准（如国家标准、行业标准）进行检测，必要时可送第三方机构检测；

外观验收：检查包装是否完好，有无破损、变形。

出具验收结果：验收合格后，需求部门、仓库部门、采购部门共同在《验收单》（模板见“三、配套表格模板”）上签字确认；如不合格，注明不合格原因（如“规格不符”“质量不