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文档管理规定

总则

1.1为建立科学、合理、规范的文档管理程序，使公文解决准确、及时，提

高工作效率和公文质量，结合公司实际，制定本制度。

1.2本制度合用于公司内部发文、外来收文、档案和证照的管理。

发文管理

2.1公司内部发文涉及平常公文和程序文献。

2.1.1平常公文，指公司经营活动中经常性、反复性使用的文种，涉及：

1）命令：用于变更体制、编制，增减机构，任命和聘用干部；

2）规定：用于发布重要的行政规章制度，采用重大的强制性行政措施；

3）决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”；经会议讨

论通过、规定各单位贯彻执行的事项，用“决议”；

4）告知：用于告知某一事项，如任免告知、会议告知、指示性告知、转发性告知、一般性告知等。

5）通报：用于向各单位传达上级重要精神、通报工作情况、典型事例、经验教训、表扬先进、批评后进等；

6）请示、报告：向上级请求批示与批准，用“请示”；向上级报告工作、反映情况、提出建议，用“报告”。

7）函：用于与公司互不从属单位（机关、公司）之间，互相商洽、联系工作、询问和答复问题等；

8）会议纪要：用于记载或传达会议精神和议定事项。

2.1.2程序文献，指确立公司办事程序、规范的文种，涉及规章制度、管理

细则（办法）、岗位操作方法和计划等。

2.2发文依照拟稿、报批、登记编号、付印、分送和归档的程序行文。各环

节负责人审核并确认所负责部分,并在《发文解决单》上签字。

2.2.1拟稿

公司发文由指定人员拟稿，规定格式规范、条理清楚、语句通顺、用词准确、笔迹清楚。有抄报或抄送单位的，拟稿人须注明。拟稿人将文稿交部门负责人初审，以拟定发文的必要性，并完备公文格式、规范用语等。

2.2.2核稿

部门负责人初审合格的文献，交行政管理部门审核公文格式和规范用语。

2.2.3报批

由拟稿人呈报签发手续。各类文献签发领导如下：

1）董事会、监事会文献，由董事长签发；

2）公司文献，由总经理签发；

3）部门文献，由公司分管领导签发，重要内容由总经理签发。

签发后的公文不得再做任何修改。若确需修改，必须重新送签。

2.2.4登记编号

文献签署后，交董事会或行政管理部门登记、并统一编号。

1）平常公文编号

①、董事会文献编号为：“深东环董[年份]××号”；

②、监事会文献编号为：“深东环监[年份]××号”；

③、公司文献（含公司对外文献），编号为：“深东环[年份]××号”；

④、部门文献（含财务、行政、人事、技术、生产、营销等类别），由行政部统一编号并分别冠以“财、行、人、技、生、销”等标注，编号为：“深东环X[年份]××号”。

⑤、公司对外业务联系函件，一般只登记不编号，重要函件有必要时，编

号为：“深东环函[年份]××号”。

2）程序文献编号

DJHB/XX.XX—200X

年代号

顺序号

文献种类

公司代号

①DJHB：“**”的拼音缩写

②XX：文献种类的拼音缩写，分为：财务类-CW、行政类－XZ、人事－RS、技术类-JS、生产类-SC、营销类－YX、等等。

③XX：文献顺序号，从01起按颁发顺序统一编号。

2.2.5付印

经登记编号的文献，统一由行政管理部门按公文格式打印装订。

1）纸张规格：A4；左边距3.0cm，右边距2.5cm，上、下边距均为2.54cm；

无页眉，有页脚“第×页共×页”并居中。凡有统一编号的文献首页需印制在公司红头文献纸上；其它发文和对外函件的首页可印制在公司信笺纸上。

2）文献纸幅面格式：昂首红色（或黑色）一号宋体字“深圳市**

股份有限公司”；换行后居中用黑色四号黑体字“深东环×[年份]××号”、居右用黑色四号楷体“XXX签发”或“XXX签发XXX已阅”，下方有红色1.5磅横划线。文献最后应有黑体四号字标示以下要素：主题词、抄送或抄报单位（部门、个人）、承办部门与承办人、联系电话、打印份数。

3）文献内容字体与字号：“文献标题”使用二号宋体或黑体、不加粗；“正

文”使用四号或小三号，其中“一级标题”使用黑体、“二级标题”使用宋体、正文使用仿宋。

2.2.6分送和归档

文献付印、装订后，由行政管理部门交印章保管人加盖公司印章，统一分发并由受文部门签收。行政管理部门须将领导签批的《发文解决单》和报批文献稿统一存档。

收文管理

3.1收文解决一般涉及登记、分办、拟办、批办、催办等程序。

3.2凡中央、省市、区以及有关部门的来文一律由行政管理部门统一签收、拆封、登记、呈阅、分发，并按