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员工离职流程及通知书标准模板

前言

员工离职是企业人才流动的正常现象，规范、有序的离职管理不仅能够保障企业和员工双方的合法权益，维护企业正常的运营秩序，更能在员工心中留下良好的企业形象，为未来可能的合作或口碑传播奠定基础。本文旨在梳理一套专业、严谨且具有实操性的员工离职流程，并提供标准的离职通知书模板，以期为企业人力资源管理实践提供参考。

一、员工离职流程详解

（一）离职申请与沟通

员工若有离职意向，建议首先与直接上级进行非正式沟通，阐述个人想法。这有助于上级了解情况，并提前做好相应准备。在沟通之后，员工应提交正式的书面离职申请，即《离职通知书》。书面申请是离职流程启动的法定依据，也便于企业进行后续的审批和管理。

（二）离职申请的审批

收到员工的书面离职申请后，直接上级需根据员工的工作表现、团队影响及岗位替代难度等因素，提出初步意见，并按照企业既定的审批流程逐级上报。相关负责人（如部门负责人、分管领导）应在规定时限内完成审批。审批过程中，若有必要，可与员工进行进一步沟通。

（三）工作交接安排与执行

获得批准后，核心环节便是工作交接。人力资源部门或直接上级应协助离职员工制定详细的《工作交接清单》，明确交接内容、交接对象、完成时限及监交人。交接内容通常包括：正在进行的工作项目进展、未完成任务的计划与资料、客户资源信息、内部文档资料、工具设备、印章钥匙等。交接过程需认真细致，确保接手人能够顺利接手工作，避免因人员变动对业务造成不必要的影响。建议交接过程留有书面记录，并由交接人、接手人及监交人共同签字确认。

（四）离职面谈

在员工离职前，人力资源部门应安排正式的离职面谈。面谈的目的在于了解员工离职的真实原因、对企业管理、文化、薪酬福利等方面的看法和建议。这不仅是企业改进管理、优化工作环境的重要反馈渠道，也体现了企业对员工的尊重。面谈应在保密、轻松的氛围下进行，鼓励员工坦诚表达。面谈记录应妥善保存，作为企业管理决策的参考依据。

（五）离职手续办理

离职员工在最后工作日前，需到人力资源部门及相关部门办理完所有离职手续。具体包括但不限于：

1.物品归还：向行政或相关部门归还公司财物，如办公电脑、手机、工牌、门禁卡、文件资料、工具、图书等，并由接收人签字确认。

2.财务结算：结清与公司的各项财务往来，如借款、报销费用、违约金（如适用）等。

3.社保公积金处理：人力资源部门应告知员工离职后社保、公积金的转移或续接事宜。

4.薪酬结算：明确员工最后工作日期及薪资结算截止日期，告知离职工资的发放时间和方式。

5.开具证明：为员工开具《解除/终止劳动合同证明书》，该证明是员工办理后续入职手续的重要文件。

（六）离职后的管理

员工正式离职后，企业应及时办理劳动合同解除或终止的相关手续，包括在规定时限内为员工办理社保公积金减员、档案转移等。同时，人力资源部门应将离职员工的相关信息进行归档保存。对于掌握核心技术或商业秘密的离职员工，企业应提醒其遵守保密协议及竞业限制义务（如签订相关协议）。

二、离职通知书标准模板

以下提供一份员工离职通知书的标准模板，企业可根据自身情况进行适当调整。

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离职通知书

致：[直接上级姓名/职务]并[人力资源部]

发件人：[员工姓名]

所在部门：[员工所在部门]

担任职务：[员工担任职务]

员工编号（如有）：[员工编号]

尊敬的[直接上级姓名/职务]及人力资源部：

本人[员工姓名]，身份证号码[请在此处填写身份证号码]，现因[请在此处简述离职原因，如：个人职业发展规划/家庭原因/个人健康原因等。建议简述，保持客观中立]，经过慎重考虑，决定向公司提出离职。

本人预计的最后工作日期为[YYYY年MM月DD日]。此日期将确保有充足的时间完成各项工作的交接，以尽量减少因本人离职对部门及公司工作造成的影响。

在此期间，本人将一如既往地认真负责地完成各项本职工作，并积极配合公司及接替同事做好详细、完整的工作交接，包括但不限于：现有工作项目的进展情况、未完成工作的计划与资料、客户及供应商信息、内部流程及重要联系人等。具体的交接事项，我将与[直接上级姓名/职务]及接替人共同商议并制定详细清单。

感谢公司多年来给予我的信任、培养与机会，也感谢各位领导和同事在我任职期间给予的指导与帮助。在公司工作的这段经历对我而言十分宝贵。对于由此给公司带来的不便，我深感抱歉。

恳请领导批准我的离职申请。

此致

敬礼！

申请人（签字）：___________

日期：_______年____月____日

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抄报（可选）：[更高层级领导姓名/职务，如适用]

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填写说明及注意事项：

1.[]中的内容：为提示性内容，填写时请替换为实际信息并删除括号。

2.离职原因：填写时应力求客观、简洁，避免过于情绪化或负面的表述。

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