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企业行政日常事务处理流程及规范
一、引言
企业行政日常事务是保障组织高效运转的基础，涵盖办公用品管理、会务安排、固定资产维护、印章使用、差旅协调及文件流转等多个模块。为规范操作流程、明确责任分工、提升行政服务效率，特制定本处理流程及规范，为企业各部门提供标准化的事务处理指引，保证行政工作有序、合规开展。
二、行政事务处理覆盖场景
本规范适用于企业内部各类行政日常事务的处理，具体包括但不限于以下场景：
办公用品管理：各部门日常办公耗材（如纸张、笔、文件夹等）的领用、申领、采购及库存盘点。
会务安排：企业内部会议（如周例会、项目研讨会、年度总结会等）的场地预定、设备调试、材料准备及会后整理。
固定资产管理：办公设备（电脑、打印机、投影仪等）、办公家具（办公桌、椅、文件柜等）的领用、归还、调拨及报废处置。
印章使用：企业公章、合同章、财务章等印章的规范使用、登记及保管。
差旅管理：员工因公出差的交通、住宿申请及报销流程。
文件流转：企业内部通知、报告、请示等文件的审批、传阅及归档。
三、行政事务标准化处理流程
（一）办公用品管理流程
1.流程步骤
（1）需求提出：各部门员工根据实际工作需要，填写《办公用品领用申请表》（详见第四章模板一），注明所需物品名称、规格、数量及用途，经部门负责人审批后提交至行政部门。
（2）库存核查：行政部门收到申请后，核查库存情况：若库存充足，直接发放；若库存不足，启动采购流程。
（3）采购执行：行政部门根据采购制度，向合格供应商下单采购，保证物品质量符合要求，采购完成后登记入库。
（4）发放登记：员工凭审批通过的《办公用品领用申请表》至行政部门领取物品，行政人员核对无误后发放，并在《办公用品台账》中登记领用人、领用时间、物品及数量信息。
（5）定期盘点：行政部门每月末对办公用品进行盘点，核对台账与实际库存，保证账实相符，对损耗或积压物品分析原因并处理。
2.责任分工
需求部门：提出合理领用需求，规范填写申请表。
行政部门：负责库存管理、采购执行、发放登记及盘点工作。
（二）会务安排流程
1.流程步骤
（1）会议申请：会议发起人提前1-3个工作日填写《会议安排申请表》（详见第四章模板二），注明会议主题、时间、地点、参会人员、议程及所需设备（如投影仪、麦克风、白板等），经部门负责人审批后提交至行政部门。
（2）场地与设备准备：行政部门根据申请预定会议室，调试设备（保证投影、音响、网络正常运行），准备会议材料（如议程表、签到表、PPT等），并在会议开始前30分钟布置完毕。
（3）会议通知：行政部门通过企业内部通讯工具（如钉钉、企业）或邮件向参会人员发送会议通知，明确会议时间、地点及注意事项，提醒参会人员准时出席。
（4）会中服务：会议期间，行政人员负责引导签到、设备保障、茶水供应及突发情况处理（如设备故障及时联系技术人员支持）。
（5）会后整理：会议结束后，行政人员清理会议室、回收设备，整理会议纪要（由会议发起人或指定人员记录），并将会议材料归档保存，同时将《会议签到表》及会议纪要抄送相关部门。
2.责任分工
会议发起人：明确会议需求，提供会议材料，审核会议纪要。
行政部门：负责场地预定、设备调试、通知发布及会会务服务。
（三）固定资产管理流程
1.流程步骤
（1）领用申请：新员工入职或部门新增固定资产需求时，填写《固定资产领用申请表》（详见第四章模板三），注明物品名称、规格、型号、领用用途及保管人，经部门负责人及行政部门审批后领取。
（2）登记建账：行政部门对领用的固定资产进行编号、贴标签，并在《固定资产台账》中登记详细信息（包括资产名称、编号、规格、领用部门、保管人、领用日期、资产状态等），建立“一物一档”管理。
（3）日常维护：保管人负责固定资产的日常清洁、简单维护，发觉故障及时向行政部门报修；行政部门定期对固定资产进行检查，保证设备正常运行。
（4）归还与调拨：员工离职或部门间需调拨固定资产时，保管人需将资产清理干净、功能完好后归还行政部门，行政部门核查无误后在台账中更新状态（如“闲置”“调拨至部门”）；调拨需填写《固定资产调拨申请表》，经双方部门负责人及行政部门审批。
（5）报废处置：固定资产达到使用年限或损坏无法修复时，由保管人提出报废申请，填写《固定资产报废申请表》（详见第四章模板四），经行政部门鉴定、审批后，按企业资产报废流程处置（如变卖、回收），并在台账中注销该资产信息。
2.责任分工
保管人：负责固定资产的日常保管、维护及归还。
行政部门：负责资产登记、建账、调拨审批及报废处置。
（四）印章使用流程
1.流程步骤
（1）用印申请：申请人填写《印章使用申请表》（详见第四章模板五），注明用印单位/人、用印文件名称、份数、用途，并附需盖章文件复印件，经部门负责人审核后提交至行政部门。
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