企业会议记录规范格式.docVIP

企业内部会议记录规范格式工具模板

一、规范目的与适用范围

在企业日常运营中，会议是同步信息、部署工作、解决问题的重要载体。为统一会议记录标准，保证内容完整、条理清晰、可追溯性强，特制定本规范。本规范适用于企业各类内部会议，包括但不限于部门例会、项目推进会、专题研讨会、决策会议、跨部门协调会等，旨在通过标准化记录流程提升会议效率，为后续工作执行、问题复盘及责任追溯提供可靠依据。

二、会议记录标准化操作流程

（一）会前准备阶段

明确会议核心要素

会议组织者（或行政/助理人员）需提前与主持人确认会议主题、时间、地点、参会人员范围（含必须出席人员及列席人员）、会议议程及预期目标，并梳理会议需讨论的关键议题及背景资料，保证记录人提前掌握会议核心内容。

准备记录工具与模板

根据会议类型选择对应的会议记录模板（见第三部分“会议记录模板”），提前打印纸质版或准备电子版（如Word、Excel等）。若会议涉及敏感信息，需使用加密电子文档；若需录音辅助记录，需提前征得主持人及参会人员同意。

（二）会中记录阶段

记录基础信息

会议开始后，首先记录以下基础信息（模板“会议基本信息”栏）：

会议全称（如“2024年第三季度销售部目标达成研讨会”）；

日期（具体到年月日，如“2024年7月15日”）、会议起止时间（如“14:00-16:30”）；

地点（会议室编号/线上会议，如“总部301会议室”或“腾讯会议（会议号：X-X-X）”）；

主持人（姓名及职务，如“销售部经理经理”）、记录人（姓名及职务，如“助理助理”）；

参会人员（按部门/职务列出，如“销售部：主管A、专员B；市场部：经理C”）；

缺席人员及原因（如有，需注明，如“产品部：经理D（因客户拜访请假）”）。

按议程记录会议内容

依据会议议程逐项记录讨论过程（模板“会议议程及内容记录”栏），重点关注以下内容：

议题讨论要点：每个议题的核心讨论方向，如“针对Q3销售目标缺口，经理A提出‘重点开拓华东区域新客户’，主管B补充‘需联动市场部增加线上投放’”；

关键发言摘要：记录不同角色的核心观点（避免逐字记录，提炼关键词句），如“经理C认为‘华东区域竞争激烈，需差异化定价策略’”；

不同意见或争议点：如“专员D提出‘现有资源不足以支持新客户开拓，需申请增加2名销售代表’”；

临时动议或新增议题：如“会议中临时增加‘客户投诉处理流程优化’议题，经理E建议‘48小时内响应，72小时内反馈处理方案’”。

明确决议与行动项

讨论结束后，逐项梳理会议决议及后续行动（模板“决议事项及后续行动”栏），保证包含以下要素：

决议内容：明确的结论或决定，如“决议：Q3销售目标缺口通过‘开拓华东新客户+优化老客户复购’双路径解决”；

责任人：具体执行人（姓名+职务），如“责任人：销售部主管A、市场部经理C”；

配合部门/人员：如“配合部门：产品部（提供客户需求分析报告）、财务部（制定新客户折扣政策）”；

完成时限：具体到日期或时间节点，如“完成时限：2024年7月30日前提交华东区域客户拓展方案”；

成果交付物（如有）：如“交付物：《华东区域新客户清单及拓展计划》”。

（三）会后整理与归档阶段

整理与核对记录

会议结束后24小时内，记录人需根据会议内容及录音（如有）补充完善记录，保证信息准确、无遗漏，重点核对：

人名、职务、时间、数据等关键信息无误；

决议事项与行动项的表述清晰、责任明确；

语言简洁客观，避免主观评价（如“经理A的方案很好”改为“经理A提出方案：”）。

审核与确认

整理完成后，将会议记录提交主持人审核（重大决议需同步提交参会责任人确认），根据反馈修改完善，最终由主持人和记录人签字确认（电子版需添加电子签章或手签扫描件）。

分发与归档

确认后的会议记录需在1个工作日内分发给所有参会人员及相关负责人，并抄送部门负责人及档案管理部门归档。归档要求：

电子版：按“会议名称-日期”格式命名（如售部Q3目标研讨会.docx”），存储至企业共享服务器指定文件夹；

纸质版：打印1份，交由行政部统一存入会议档案盒，保存期限不少于3年（涉及重大决策或项目类会议保存期限不少于5年）。

三、会议记录模板

企业内部会议记录表

会议基本信息

会议名称

日期

年月日

时间

：—：（具体到分钟）

地点

（会议室名称/线上会议平台及）

主持人

（姓名+职务）

记录人

（姓名+职务）

缺席人员及原因

（姓名+职务+原因，如无则填“无”）

参会人员

（按部门/职务列出，如“部门1：姓名A（职务）、姓名B（职务）”）

会议议程及内容记录

序号

议题

1

议题一：问题讨论

2

议题二：方案评审

3

（可根据实际议题数量增减）

决议事项及后续行动

序号

决议内容

1

2

3

（可根据实际决议数量增减）

其他事