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企业合同审批管理工具与操作手册

目录

一、合同审批管理的适用场景

二、合同审批全流程操作指南

三、合同审批常用模板与填写说明

四、合同审批管理关键注意事项与风险规避

一、合同审批管理的适用场景

企业合同审批管理工具适用于各类需通过规范化流程控制风险的合同场景，具体包括但不限于：

（一）业务合同管理

采购类合同：原材料采购、设备采购、服务外包等，需审核供应商资质、价格条款、交付周期及质量标准，保证采购合规性与成本控制。

销售类合同：产品销售、服务提供等，需明确客户需求、价格体系、付款方式及违约责任，保障企业权益与回款效率。

合作类合同：项目合作、代理协议、联营合同等，需界定合作双方权利义务、收益分配、退出机制，避免合作纠纷。

（二）内部管理合同

劳动合同：员工录用、岗位变更、保密协议等，需符合《劳动合同法》规定，明确薪资、福利、竞业限制等条款。

服务协议：咨询服务、技术服务、维修服务等，需约定服务范围、标准、验收方式及费用结算。

（三）特殊场景合同

涉及重大资产处置、对外投资、知识产权转让等高风险合同，需通过多部门联合审批，保证决策合规与风险可控。

二、合同审批全流程操作指南

合同审批需严格按照“发起-初审-审核-审批-用印-归档”流程执行，各环节操作主体及要求

（一）合同发起与信息录入

操作主体：业务经办人（如采购专员、销售经理）

操作内容：

登录企业合同管理系统（或线下填写《合同审批申请表》），“新建合同审批”模块。

填写合同基础信息：

合同名称（规范格式：“合同类型+对方单位+核心内容”，如“采购合同-科技有限公司-办公设备采购”）；

合同类型（下拉选择采购/销售/服务等）；

对方单位全称、统一社会信用代码、联系人及联系方式（需核对营业执照原件）；

合同金额（大写、小写一致）、币种、合同期限（起始/终止日期）；

合同主要内容概述（包括标的物/服务描述、质量标准、付款方式、交货/验收条款等）。

合同草案附件：需为最终版Word或PDF格式，保证条款清晰、无涂改；同时相关支撑材料（如报价单、技术参数表、对方资质证明等）。

提交审批：选择审批流程（根据合同金额类型自动匹配或手动选择），确认信息无误后提交至部门负责人初审。

所需材料：合同草案、对方资质文件（营业执照复印件、授权委托书等）、相关业务证明材料（如订单、会议纪要）。

（二）部门内部初审

操作主体：部门负责人/业务主管

操作内容：

在系统中查看待审批合同，重点审核以下内容：

业务必要性：是否符合部门年度计划/项目需求，是否存在重复采购或服务；

条款合理性：价格、数量、交付周期是否与市场行情及业务匹配，是否存在明显风险；

预算匹配度：合同金额是否在部门预算范围内，超预算合同需附说明。

填写初审意见：

审核通过：“同意”，流转至下一环节（法务/财务）；

审核不通过：“驳回”，注明具体原因（如“价格高于市场均价20%，需重新谈判”），退回业务经办人修改。

涉及跨部门协作的合同（如采购合同需使用部门确认），需同步抄送协作部门会签。

注意事项：初审需在1个工作日内完成，紧急合同需标注“加急”字样并说明原因。

（三）法务合规审核

操作主体：法务专员/法务部门

操作内容：

接收流转的合同后，重点审核法律条款：

主体资格：对方单位是否具备签约资质（如特殊行业需经营许可证），授权委托人是否在授权范围内；

权利义务：双方权利义务是否对等，违约责任是否明确（如逾期付款违约金比例、质量不合格的处理方式）；

争议解决：争议解决方式（诉讼/仲裁）是否明确，管辖法院/仲裁机构是否约定清晰；

特殊条款：知识产权归属、保密条款、不可抗力等是否符合企业规定及法律法规。

填写法务审核意见：

无重大风险：标注“审核通过”，可附非强制性修改建议；

存在重大风险：标注“需修改”，列出具体法律风险点（如“违约责任不对等，需增加我方免责条款”），退回业务部门修改后重新提交。

所需材料：合同草案、部门初审意见、对方资质文件。

（四）财务审核

操作主体：财务专员/财务部门

操作内容：

审核合同财务相关条款：

金额与支付方式：合同总金额、付款节点（如预付款、进度款、尾款比例）是否符合财务制度，是否与企业资金计划匹配；

税费条款：是否明确税费承担方（如“含税/不含税”），发票类型（增值税专用发票/普通发票）及开具要求；

成本与预算：合同成本是否合理，是否纳入年度预算，超预算部分是否履行预算调整流程。

填写财务审核意见：

财务合规：标注“财务审核通过”；

财务风险：如“付款节点不合理，需预付款比例降至30%以下”，退回业务部门调整。

注意事项：大额合同（如超过100万元）需财务负责人复核签字。

（五）领导最终审批

操作主体：公司领导（根据合同金额/类型划分权限：部门经理→分管副总→总经理→董事会）

操作内容：

接收法务、财务审核