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供应商信息筛选与管理标准工具

一、工具应用场景与目标

在企业采购、供应链管理及合作拓展过程中，供应商信息的规范筛选与管理是保障采购质量、控制合作风险、优化资源配置的核心环节。本工具适用于以下场景：

采购前供应商初选：针对新项目或新增采购需求，从潜在供应商池中快速筛选符合基本条件的合作方；

年度供应商评估：定期对现有供应商的合作表现（质量、交期、成本、服务等）进行系统性复盘，确定续约、降级或淘汰名单；

新供应商准入审核：对首次合作的供应商进行资质、能力、风险等多维度验证，保证其满足企业合作标准；

合作中动态监控：对供应商履约过程中的突发问题（如质量波动、交付延迟）进行记录与跟踪，触发预警或整改机制。

通过使用本工具，可实现供应商信息的标准化收集、结构化存储、科学化评估，为采购决策提供数据支持，提升供应链整体效率与稳定性。

二、标准操作流程详解

（一）明确筛选需求与核心标准

操作目标：清晰定义本次筛选的“硬性门槛”与“优先级指标”，避免盲目收集信息。

具体步骤：

梳理采购需求：明确采购品类（如原材料、服务、设备）、技术参数、质量要求、交付周期、预算范围等核心要素。

示例：若采购“电子元器件”，需明确“是否需要ROHS认证”“交货周期≤7天”“单价≤0.5元/个”等。

制定筛选维度：从“基础资质”“业务能力”“合作潜力”“风险控制”四大维度设定标准，各维度需量化或可验证。

维度参考：

基础资质：营业执照（经营范围覆盖采购品类）、行业许可证（如食品行业需SC认证）、ISO质量体系认证等；

业务能力：生产/服务规模（如年产能≥10万件）、同类项目合作案例（近3年≥3家知名企业客户）、研发投入占比（≥5%）；

合作潜力：价格竞争力（低于市场均价5%-10%）、应急响应能力（24小时内反馈问题）、定制化服务能力；

风险控制：近3年无重大质量、无法律诉讼记录、财务状况健康（资产负债率≤60%）。

（二）多渠道收集供应商信息

操作目标：全面获取供应商基础信息与背景资料，保证信息来源可靠。

具体步骤：

确定信息渠道：优先通过官方或权威渠道收集，避免信息偏差。

推荐渠道：

供应商主动提交：要求供应商填写《供应商信息登记表》（见模板），并附资质文件扫描件；

行业数据库：如中国采购网、企业信用信息公示系统、第三方行业平台（如巴巴B2B）；

同行推荐：通过行业协会、合作企业获取优质供应商线索；

现场调研：对重点供应商实地考察，核实生产规模、设备状况、团队实力等。

信息清单梳理：保证收集的信息覆盖“基础信息+资质文件+能力证明+合作意向”四大类，关键信息无遗漏。

必填信息：供应商全称、统一社会信用代码、注册地址、法定代表人、联系方式（经理，电话：*）、主营产品/服务、核心资质证书、近1年财务报表（如资产负债表）、主要客户案例。

（三）初步筛选与分类标记

操作目标：通过“一票否决”与“评分排序”快速缩小供应商范围，明确后续重点跟进对象。

具体步骤：

“一票否决”项审核：对收集的信息进行基础合规性筛查，存在以下情况直接淘汰：

资质过期或伪造（如营业执照未年检、ISO证书无效）；

经营范围与采购需求不符（如采购食品却选择无食品经营许可的供应商）；

近3年发生过重大质量或商业欺诈行为；

企业处于失信被执行人名单（通过“信用中国”查询）。

评分排序分类：对通过“一票否决”的供应商，按预设维度进行量化评分（总分100分），划分为三类：

优选类（≥80分）：各维度表现突出，可优先进入深度审核环节；

备选类（60-79分）：部分指标达标，需针对性补充材料或进一步考察；

淘汰类（＜60分）：综合评分不达标，不再考虑合作。

评分表示例：

评估维度

权重

评分标准（10分制）

得分

基础资质

20%

资质齐全且等级高（10分），基本齐全（6分），缺失关键资质（0分）

8

业务能力

30%

产能/案例领先（10分），满足需求（7分），存在短板（4分）

9

价格竞争力

25%

低于均价10%（10分），持平（7分），高于5%以内（5分）

7

风险控制

25%

无风险记录（10分），轻微风险（6分），存在重大风险（0分）

10

合计

100%

——

34（换算后：34/40×100=85分）

（四）深度审核与实地考察

操作目标：验证供应商信息的真实性，评估其履约能力与风险隐患，保证合作稳定性。

具体步骤：

文件审核：要求供应商补充提供以下材料，重点核查一致性与有效性：

财务报表：近1年资产负债表、利润表，评估盈利能力与抗风险能力；

生产/服务流程文件：如ISO9001质量体系文件、生产工艺流程图、SOP（标准作业程序）；

客户证明：合作满1年的客户出具的《履约评价函》，需包含质量、交期、服务反馈。

实地考察：针对优选类供应商组织跨部门考察小组（采购、质量、技术、法务），重点核查：

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