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商务合同审查及签约流程标准文档

一、适用范围与典型应用场景

本标准文档适用于企业日常经营中各类商务合同的审查、谈判、审批及签约管理，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、合作协议、保密协议等常见类型。典型应用场景包括但不限于：

与供应商/采购方签订的买卖合同（如原材料采购、设备采购、产品销售等）；

与服务商/合作方签订的外包服务合同（如IT开发、市场推广、咨询服务等）；

与合作伙伴签订的战略合作协议、jointventure合同等；

涉及知识产权、保密义务、竞业限制的特殊协议。

通过标准化流程，可降低合同法律风险，保证合同条款合规、权责清晰，保障企业合法权益。

二、商务合同审查及签约全流程操作指引

（一）合同发起与资料准备

发起主体：业务部门经办人（如采购专员、销售经理、项目负责人）根据合作需求发起合同流程。

核心资料准备：

合同草案（可参考企业标准模板，或由合作方提供初稿）；

合作方主体资料（营业执照复印件、法定代表人身份证明、授权委托书（如签约人为非法定代表人）、相关资质证书（如行业许可证、ISO认证等）；

合作背景说明（如项目立项文件、需求调研报告、过往合作记录（如有））；

特殊附件（如技术参数表、服务标准清单、验收标准等）。

系统操作：在企业OA或合同管理系统创建合同审批流程，上述资料，填写《合同审批流转表》（见模板三）。

（二）合同初步审核

审核主体：业务部门负责人（如部门经理、项目负责人）。

审核重点：

合同内容是否符合业务需求，是否覆盖核心合作条款（如标的、数量、价格、履行期限等）；

合作方主体资料是否完整、有效（如营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖合作内容）；

商务条款（如价格、付款方式、交付周期）是否符合公司定价策略及财务制度；

风险初步评估（如合作方履约能力、市场波动对合同的影响等）。

输出结果：

审核通过：流转至法务部门进行合规审查；

审核不通过：退回业务部门补充资料或修改条款，注明修改意见。

（三）业务部门专项审查

审核主体：业务部门相关职能岗（如技术岗、财务岗、采购岗），根据合同类型交叉审查。

审查要点：

技术岗：技术参数、服务标准、验收标准是否明确、可执行，是否存在技术漏洞；

财务岗：价款/报酬计算是否准确，支付方式是否符合财务流程（如是否需要预付款、质保金，发票类型及开具时间）；

采购岗（如为采购合同）：供应商资质是否符合采购要求（如是否纳入合格供应商名录），交付周期是否满足生产计划。

输出结果：各职能岗在《合同审查清单表》（见模板一）中签署审查意见，反馈至业务部门汇总。

（四）法务合规审查

审核主体：法务专员/法务部门（如企业无法务岗，可委托外部律师）。

审查核心：

主体合法性：合作方是否为依法设立并存续的企业，签约人是否具备签约权限（需核对授权委托书原件）；

条款合规性：是否符合《民法典》《公司法》《反不正当竞争法》等法律法规，是否存在无效条款（如“霸王条款”）；

权责对等性：双方权利义务是否明确，违约责任是否对等（如单方违约责任过重需调整）；

风险防范：争议解决方式（诉讼/仲裁）是否明确，管辖地是否有利于企业；保密条款、知识产权条款是否完善；不可抗力条款是否合理。

输出结果：法务部门出具《合同审查意见书》，列明修改建议（如“需补充争议解决条款”“违约责任需明确具体赔偿标准”），退回业务部门与对方协商修订。

（五）谈判与修订

谈判主体：业务部门经办人+法务专员（必要时邀请技术/财务岗参与），与合作方指定代表进行谈判。

谈判内容：针对审查中不合规或不合理的条款（如价格、付款周期、违约责任）进行协商，达成一致意见。

修订管理：

每次修订需新版本合同，并在文件名中标注版本号（如“采购合同_V2）；

重大修订需重新履行审查流程（如法务审查），保证修订后条款合法合规；

谈判过程需形成书面记录（如《合同谈判记录表》，见模板二），明确双方已达成共识及未解决的问题。

（六）最终审批

审批层级：根据合同金额及重要性确定审批权限（示例）：

金额≤10万元：业务部门负责人+法务专员+分管副总审批；

10万元＜金额≤50万元：增加总经理审批；

金额＞50万元：需提交董事会/股东会审议。

审批重点：

合同条款是否已达成最终一致，是否覆盖所有核心需求；

风险是否可控，是否符合公司战略利益；

审批流程是否完整，所有前置审查意见是否已落实。

输出结果：审批通过后，由法务部门出具《合同审批通过单》；审批不通过，退回业务部门终止合作或重新谈判。

（七）签约执行

签约准备：

确定签约形式（纸质签约/电子签约）：纸质合同需打印一式多份（至少3份，双方各执1份，企业存档1份）；电子签约需通过合法平台（如e签宝、法大大）签署，保证电子签名有效。

核验签约主体信息：签约时需核验对方营业执照、法定代表人身份证明及