行业合同管理工具风险控制版.docVIP

行业通用合同管理工具风险控制版

一、适用场景与价值定位

本工具适用于各类企业（含制造业、服务业、商贸业等）的合同全生命周期管理，聚焦风险控制需求，覆盖合同起草、审核、签署、履约、归档等关键环节。具体场景包括：

新业务合作：企业与新客户、供应商签订合同时需快速识别主体资质、条款合规性等潜在风险；

常规合同续签：对即将到期或需续签的合同，系统自动提醒履约评估与条款更新需求；

履约异常处理：如对方逾期付款、服务质量不达标等情况，通过工具触发预警并记录处理流程；

历史合同复盘：通过归档合同的履约数据与风险记录，分析常见问题，优化后续合同模板与审核标准。

核心价值在于：通过标准化流程与风险节点管控，降低合同纠纷率，提升管理效率，保障企业合法权益。

二、全流程操作指引

（一）合同发起与信息录入

操作人：业务部门经办人（如销售经理、采购专员）

操作步骤：

登录合同管理系统，选择“新建合同”，进入信息录入界面；

填写基础信息：合同编号（系统自动规则：年份+部门简称+流水号，如“2024-采-001”）、合同名称（需体现核心内容，如“原材料采购合同”）、合同类型（下拉选择：采购/销售/服务/租赁/技术等）；

录入主体信息：

甲方（本企业）：自动带出企业全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式（系统默认，不可修改）；

乙方（合作方）：手动输入或选择“合作方库”已有信息（首次合作的需营业执照复印件、法定代表人身份证明复印件，系统自动校验信用代码格式）；

合同附件：如技术协议、报价单、对方资质文件等，附件名称需规范（如“公司营业执照-2024.pdf”）；

提交后，系统自动流转至审核环节，并发送待办提醒至审核人。

（二）多节点审核与风险筛查

操作人：法务专员、财务经理、业务部门负责人*

审核流程：业务初审→法务合规审核→财务金额审核→最终审批（根据合同金额/类型自动匹配审批层级，如10万元以上合同需总经理*审批）

1.业务初审（业务部门负责人）

审核重点：

合作方资质是否齐全（新合作方是否营业执照、授权委托书等）；

合同内容与业务需求是否一致（如采购合同中的品名、规格、数量是否与订单匹配）；

履约期限、交付标准等业务条款是否合理。

操作：通过“审核意见”栏填写修改建议，驳回则需注明原因（如“交付标准不明确，需补充附件3”），通过后流转至法务。

2.法务合规审核（法务专员）

审核重点（系统内置风险筛查清单自动标记）：

主体条款：乙方是否具备履约资格（如特许经营类合同需检查对方许可证）；

权利义务条款：是否明确双方责任（如“甲方需在收到货物后5个工作日内验收”，避免“尽快”“合理”等模糊表述）；

违约责任：违约金比例是否合法（如买卖合同违约金不超过实际损失的30%），争议解决方式是否约定明确（优先选择本企业所在地法院/仲裁委）；

免责条款：是否存在“霸王条款”（如“乙方对任何损失承担责任”需补充“因不可抗力导致的除外”）。

操作：对高风险条款（如“无违约责任”），直接驳回并标注“违反《民法典》第585条”；对可修改条款，使用“批注”功能提出具体修改意见（如“建议将‘延期交付每日按合同额1%支付违约金’调整为‘按0.05%’，避免过高被法院调整”）。

3.财务金额审核（财务经理）

审核重点：

合同金额与预算是否匹配（超预算合同需附审批单）；

付款方式、进度是否合理（如预付款比例一般不超过30%，尾款需验收后支付）；

涉税条款：发票类型、税率是否明确（如“乙方提供13%增值税专用发票”）。

操作：通过“财务审核意见”栏填写意见，如“付款节点与回款周期不匹配，建议将尾款支付时间延后30天”。

4.最终审批（总经理/分管副总）

审核重点：合同是否符合企业战略利益，重大风险是否已妥善处理（如金额超100万元的合同需重点评估合作方履约能力）。

操作：“审批通过”后，合同状态更新为“待签署”，系统自动签署版PDF（含所有审核意见修改痕迹）。

（三）合同签署与归档

操作人：行政专员、法务专员

操作步骤：

签署方式选择：

线下签署：打印合同（需含骑缝章），双方签字盖章后，由行政专员扫描（扫描件需清晰，每页加盖“与原件一致”章）；

电子签署：通过系统对接的第三方电子签章平台（如e签宝、法大大），发送签署至双方经办人手机号/邮箱，在线完成签署（签署时间、IP地址自动存档）。

归档管理：

系统自动将签署完成的合同（含扫描件/电子件、附件、审核记录）归入“已归档”库，按“合同编号-年份-类型”分类存储；

关联合同台账：自动更新“合同台账总表”，记录合同状态（履行中/已完成/终止）、关键节点（如下次付款时间、验收截止日）。

（四）履约跟踪与风险预警

操作人：业务部门经办人、法务专员、财务专员

操作步骤：

履约计划录入：合同签署后3个工作日内，业务经办人需在系统中录