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日常办公文档格式与规范模板

一、适用场景与文档类型

事务性文档：会议纪要、工作计划、工作总结、请示报告、通知公告；

管理性文档：项目方案、管理制度、流程说明、调研报告；

存档性文档：合同附件、会议材料、培训资料、归档文件。

通过统一格式规范，保证文档内容清晰、逻辑严谨，便于跨部门协作、信息传递及长期存档。

二、标准化操作流程

（一）文档创建前准备

明确核心目标

确定文档用途（如汇报工作、传达指令、存档备查），明确核心信息需达成的效果（如说服决策、指导执行、记录事实）。

示例：若为“项目进度报告”，核心目标需清晰展示“当前进展、存在问题、下一步计划”。

梳理受众与需求

分析文档阅读对象（上级领导、跨部门同事、执行团队），根据受众关注点调整内容侧重点。

示例：给领导的报告需突出结论与风险，给执行团队的计划需明确具体任务与时间节点。

收集与整理素材

汇集相关数据、事实依据、过往文档（如历史会议纪要、前期计划），保证内容真实、有支撑。

对素材进行分类标记（如“关键数据”“待确认问题”“参考资料”），便于后续撰写时快速调用。

（二）文档结构搭建

按“总-分-总”逻辑搭建保证层次清晰，常见结构

模块

核心内容

标题

简明概括文档主题，格式为“[部门/项目]+[文档类型]+[核心主题]”，如“市场部-2024年Q3营销计划”。

前言/背景

说明文档撰写目的、依据（如会议决议、领导指示）及适用范围，篇幅控制在1-2段。

主体内容

分模块阐述核心信息，如“工作进展”“问题分析”“解决方案”“实施计划”，每模块可设小标题细化。

结尾/总结

总结核心结论、提出建议或下一步行动方向，如“请领导审批”“请各部门配合执行”。

附件

列出支撑性材料（如数据报表、调研问卷、流程图），注明“详见附件1：X”。

（三）内容撰写与格式规范

标题层级格式

一级黑体，三号，加粗，居中，段前段后间距1行；

二级楷体_GB2312，四号，加粗，左对齐，段前间距0.5行；

三级宋体，四号，加粗，左对齐，段前间距0.5行；

宋体，小四，首行缩进2字符，行距1.5倍。

内容要求

语言简洁：避免口语化、冗余表达，用“应”“须”“建议”等规范用语；

逻辑连贯：段落间使用“首先”“其次”“此外”“综上所述”等连接词，保证思路顺畅；

数据准确：关键数据需注明来源（如“据财务部2024年Q2报表显示”），避免模糊表述（如“约”“左右”）。

图表与公式

图表：需编号（如图1、表1）并命名，编号在图表上方左对齐，命名在图表下方居中；

公式：需编号（如式1），编号在公式右对齐，公式中变量需说明含义（如“P：计划完成量，单位：个”）。

（四）审核与定稿

自查重点

内容完整性：是否覆盖核心要点，数据、结论是否一致；

格式规范性：标题层级、字体、行距、页边距（上下2.54cm，左右3.17cm）是否符合要求；

表达准确性：有无错别字、标点符号错误，是否存在歧义表述。

交叉审核

涉及多部门协作的文档，需由相关负责人审核内容可行性；

最终定稿前，由部门负责人或指定审批人签字确认（电子文档需添加审批批注）。

三、模板结构与格式规范

（一）通用框架

章节

内容要点

格式要求示例

文档标题

包含部门、类型、主题

“人力资源部-2024年度员工培训计划”（黑体，二号，居中）

发文编号

按公司规则编写，如“公司行字〔2024〕号”

宋体，小四，居中，与标题间距1行

主送/抄送

明确接收部门或人员

主送：总经理办公室；抄送：各部门负责人（宋体，小四，左对齐，编号后空1格）

分模块阐述，每模块不超过1页

一级“一、培训目标”（黑体，三号，加粗，居中）；二级“1.新员工入职培训”（楷体，四号，加粗）

结尾

总结或行动要求

“请各部门于2024年X月X日前反馈参训名单，联系人：*工，电话：-X”（宋体，小四）

落款

发文部门、日期（中文大写，如“二〇二四年十月二十七日”）

人力资源部（宋体，小四，右对齐）；日期右对齐，与落款间距2行

页眉页脚

页眉：公司LOGO+文档标题；页脚：页码（第X页，共X页）

页眉宋体，五号；页脚宋体，五号，居中

（二）会议纪要模板（示例）

公司项目周例会纪要

发文编号：项字〔2024〕05号

时间：2024年10月27日14:00-16:00

地点：301会议室

主持人：*经理（项目部）

参会人员：主管（市场部）、专员（财务部）、*工（技术部）

记录人：*助理

一、会议议题

项目当前进度汇报；2.下阶段工作计划；3.资源协调需求。

二、主要内容及决议

（一）项目当前进度汇报（汇报人：*工）

市场调研：已完成目标用户访谈50人次，问卷回收300份，初步结论显示用户对“功能A”需求度达85%（详见附件1：调研数据汇总）；

技术开发：核心模块开发完成70%，测试阶段发觉