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通用财务管理报账结算模板工具

一、适用业务范围

本工具适用于企业日常运营中各类费用的报账结算场景，包括但不限于：

日常办公支出：如办公用品采购、通讯费、物业费等；

差旅费用：员工因公出差的交通、住宿、市内交通及伙食补贴；

项目专项支出：特定项目执行过程中产生的物料、服务、外包等费用；

其他合理支出：经授权的培训费、招待费（需符合企业内控标准）等。

二、操作流程详解

1.前期准备：整理结算材料

材料清单：根据支出类型准备对应凭证，保证材料完整、真实、合规。

日常办公支出：采购申请单、供应商提供的合规收据/凭证、验收单（如物品采购需有领用人签字确认）；

差旅费用：出差审批单、交通票据（如高铁票、飞机票）、住宿发票（需注明入住日期及天数）、市内交通凭证（如出租车票）；

项目支出：项目立项书、费用预算表、服务/采购合同、成果验收证明。

注意事项：所有材料需注明支出日期、金额、事由，且金额大小写一致，票据无涂改、模糊。

2.填写结算单：录入基础信息

登录系统：通过企业财务管理系统或指定表单入口，进入“费用结算”模块；

选择类型：勾选对应支出类型（如“日常办公”“差旅”等），系统自动关联基础字段；

填写信息：

基础信息：结算周期（如“2024年X月X日-2024年X月X日”）、申请人姓名（*）、所属部门、项目名称（如涉及）；

支出明细：逐条录入支出内容，包括日期、支出事由、金额（分项小计）、对应的材料编号（如票据编号）；

汇总信息：系统自动计算总金额，填写申请结算说明（如“项目办公用品采购”）。

核对检查：保证所有信息与原始材料一致，无漏填、错填。

3.提交审批：逐级审核流程

发起审批：填写完成后“提交”，系统根据企业权限配置自动推送至审批人；

审批层级：

部门负责人：审核支出合理性、是否符合部门预算；

项目负责人（如涉及）：审核项目费用与预算的匹配度；

财务部门：审核材料完整性、金额准确性、合规性（如是否符合费用标准）；

分管领导：最终审批（根据金额大小确定是否需此环节）。

审批反馈：审批人需在1-3个工作日内完成审核，如有退回意见，申请人根据意见修改后重新提交。

4.财务审核：结算单据复核

材料接收：财务部门确认审批通过后，接收申请人提交的纸质/电子材料原件；

重点核查：

材料是否与结算单信息一致（如票据金额、日期、事由）；

支出是否符合企业财务制度（如差旅住宿标准、招待费限额）；

大额支出（如超1万元）是否附专项说明或合同。

审核结果：通过则进入支付环节；不通过则注明原因并退回申请人补充材料。

5.结算支付：完成资金划转

支付方式：根据企业规定选择银行转账、备用金报销等方式；

信息确认：财务部门核对收款方信息（如账户名称、账号、开户行），保证无误；

支付执行：在审核通过后3-5个工作日内完成支付，同步向申请人推送支付通知（含支付时间、金额）；

资料归档：财务部门将结算单、原始材料等整理归档，保存期限符合会计档案管理规定。

三、结算单模板说明

费用结算单

字段名称

填写说明

示例

结算周期

费用发生的起止日期

2024-03-01至2024-03-31

申请人

填写本人姓名（*）

*

所属部门

申请人所在部门

市场部

支出类型

勾选“日常办公/差旅/项目/其他”

日常办公

项目名称（如涉及）

若为项目支出，填写项目编号或名称

Q2季度营销推广项目

序号

支出明细的顺序号

1

支出日期

单笔费用的发生日期

2024-03-05

支出事由

简要说明费用用途（如“采购A4纸”“出差至地参会”）

采购办公用A4纸（500张）

金额（元）

单笔费用的金额（小写）

120.50

材料编号

对应原始凭证的编号（如票据编号、合同编号）

FP20240305001

小计

同类型支出的分项合计（系统自动计算）

120.50

总金额（大写）

所有支出合计的中文大写

壹佰贰拾元整

总金额（小写）

所有支出合计的阿拉伯数字

￥120.50

申请说明

补充说明支出的背景、依据等（可选）

用于部门日常打印需求

申请人签字

申请人手写签名

*

部门负责人审批

部门负责人签字及日期

张*2024-03-28

财务审核

财务人员签字及审核意见

李*2024-03-29材料齐全

分管领导审批

分管领导签字及日期（大额支出需）

王*2024-03-29同意支付

四、关键提示

材料合规性：所有支出需提供真实、有效的原始凭证，禁止虚假报销；对公支出需提供供应商开具的合规收据/发票，个人垫付费用需保留消费凭证。

审批完整性：严格按照审批流程提交，不得跳级审批；若审批人外出，需提前联系指定授权人代为审批。

金额准确性：结算单金额需与原始材料完全一致，小数点后保留两位；总金额大小写不一致时，以大写为准。

时限要求：费用需在发生后15个工作日内提交结算，逾期需提