销售合同标准化审查与执行流程.docVIP

销售合同标准化审查与执行流程工具指南

一、适用范围与应用场景

本流程工具适用于各类企业销售部门的合同管理工作，涵盖产品销售、服务提供、定制化合作等多种业务场景。无论是标准化商品交易（如设备采购、批量供货），还是非标项目合作（如软件开发、工程实施），均可通过本流程实现合同全生命周期的规范化管理。尤其适合企业法务部门、销售团队及财务部门协同使用，可帮助降低合同风险、提升审批效率、保障合同顺利执行。

二、标准化审查与执行全流程操作指南

（一）合同准备阶段：需求对接与起草

目标：明确合作细节，保证合同内容与双方需求一致。

业务部门发起需求

销售人员与客户沟通，确认合作标的（产品/服务名称、规格型号）、数量、单价、交付时间、付款方式、交付地点等核心要素。

填写《合同需求确认单》（见模板1），由销售经理审核签字，保证需求明确、无歧义。

合同起草

依据企业标准合同模板及客户需求，起草合同文本。重点包括：

合同主体信息（双方全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式）；

标的物描述（具体名称、型号、技术参数、质量标准）；

权利义务条款（交付时间、验收标准、售后服务、违约责任）；

付款条款（金额、周期、账户信息、发票类型）；

争议解决方式（协商、仲裁/诉讼及管辖机构）。

特殊条款（如定制化需求、保密协议、知识产权归属等）需单独列明，并附相关技术附件（如技术协议、图纸）。

（二）合同审查阶段：多部门协同风控

目标：识别合同法律、财务及业务风险，保证条款合规、合理。

业务部门初审

销售负责人核对合同内容是否与《合同需求确认单》一致，重点关注：

标的物信息是否准确（型号、数量、价格与订单匹配）；

交付时间、地点是否可执行；

客方需求是否有超出企业能力范围的承诺。

审核通过后，在《合同审查清单》（见模板2）中签字确认，并转至法务部门。

法务部门复审

法务专员重点审查以下内容：

主体资格：对方营业执照、授权委托书（如签约人非法定代表人）、资质证书（如行业特殊许可）；

条款合法性：是否存在无效格式条款、违约责任是否公平、争议解决方式是否明确；

权责对等性：双方权利义务是否平衡，是否存在单方限制性条款；

法律术语准确性：避免模糊表述（如“尽快”“大约”），明确时间、金额等量化标准。

对审查发觉的问题，标注修改意见并反馈至业务部门，直至条款合规。

财务部门终审

财务人员审核：

付款方式是否符合企业财务制度（如预付款比例、进度款节点、尾款支付条件）；

发票类型（增值税专用发票/普通发票）、开票时间及税率是否准确；

价格构成是否合理（成本、利润、税费测算），是否存在异常低价或高价；

对方账户信息是否完整（户名、账号、开户行），避免收款风险。

审核通过后，在《合同审查清单》中签字确认，合同进入签署流程。

（三）合同签署阶段：审批与生效

目标：完成合同签署程序，保证合同法律效力。

内部审批

销售部门将经法务、财务审核通过的合同，提交至企业相关负责人审批（根据合同金额分级：10万元以下销售总监审批，10-50万元分管副总审批，50万元以上总经理审批）。

审批人核对合同文本及审查意见，签署《合同签署审批表》（见模板3）。

对方签署与盖章

销售人员将合同文本送达客户，要求对方加盖公章或合同专用章（如为个人，需签字按手印并附身份证复印件）。

核对方印章真实性，保证与合同主体名称一致，避免“章票不符”风险。

合同生效与分发

合同一式多份（通常至少3份：企业留存、客户留存、财务/法务备案），双方各执一份，其余由销售部门交至档案管理员归档。

合同生效时间以最后一方签署盖章日期为准，特殊约定（如附条件生效）需在合同中明确。

（四）合同执行阶段：履约与跟踪

目标：保证合同按约定履行，及时处理履约过程中的问题。

交付与验收

销售部门协调生产/服务部门，按合同约定时间、地点交付标的物，并附《送货单》《产品合格证》等凭证。

客户验收时，双方签署《验收确认单》（见模板4），明确验收结果（合格/不合格）及整改要求（如需）。

款项跟踪

财务部门根据合同付款条款，开具发票并跟踪回款情况。

销售人员配合财务催收逾期款项，记录沟通内容及客户反馈，形成《应收账款跟踪表》（见模板5）。

售后与变更

履行售后服务承诺（如质保期、维修服务），记录客户投诉及处理结果。

合同履行中如需变更（如交付时间调整、标的物增减），需双方签署《合同变更协议》，参照原审查流程审批后执行。

（五）合同归档阶段：整理与复盘

目标：规范合同档案管理，为后续业务提供参考。

档案整理

档案管理员收集合同正本、审查清单、审批表、验收单、变更协议等全套资料，按“一合同一档”原则分类编号，归档至指定档案柜或电子档案系统。

电子备份

将合同扫描件及电子文档备份至企业服务器，备份文件命名格式为“合同编号-客户名称-签署日期”，保证可检索、防