行业采购申请单与审批流程.docVIP

行业通用采购申请单与审批流程工具指南

一、适用范围与常见应用场景

本采购申请单及审批流程适用于各行业企业（含制造业、服务业、IT、零售业等）的日常采购管理，旨在规范采购行为、控制成本、提升审批效率。常见应用场景包括：

1.日常运营物资采购

如办公用品（纸张、笔、文件夹）、劳保用品（工作服、防护手套）、清洁用品等维持企业日常运营的消耗性物料。

2.项目专项采购

为特定项目（如新产品研发、市场活动、工程实施）采购所需设备、材料或服务，需明确项目名称及预算归属。

3.设备/工具更新采购

因设备老化、产能提升或技术升级，需采购新设备（如生产机器、办公电脑、检测仪器）或工具（如维修工具、软件系统）。

4.应急/临时性采购

因突发情况（如设备故障急需更换零件、疫情防护物资紧急补充）需快速采购，需标注“紧急”字样并启动特殊流程。

二、采购申请全流程操作指南

步骤一：发起申请——明确需求，填写基础信息

操作说明：申请人根据实际需求，通过企业OA系统、采购管理平台或纸质表格发起采购申请，填写以下基础信息：

申请部门：如“市场部”“生产车间”

申请人：（员工姓名，用号代替）*

联系方式：（内部分机号或企业通讯录编号）

申请日期：年/月/日

申请编号：系统自动（如“CG-2024-001”）或按规则手动编制（部门简称+年份+序号，如“SC-2024-005”）

操作要点：保证部门名称准确，申请人需为实际需求提出人，联系方式保证可及时联系。

步骤二：填写采购明细——列清物资，说明用途

操作说明：在申请单中详细填写采购物资明细，需包含以下字段：

物料名称：如“A4打印纸”“西门子数控机床”“市场活动策划服务”

规格型号/服务内容：如“70g500张/包”“型号XK7140，含安装调试”“包含方案策划、执行落地及效果评估”

数量：明确采购数量（如“100包”“1台”“1项”）

单位：如“包”“台”“项”“个”

预估单价：参考历史采购价、市场询价或供应商报价填写（保留两位小数）

预估总价：数量×预估单价（自动计算或手动填写，需与总价一致）

用途说明：简述采购原因及使用场景，如“用于部门日常打印”“替代故障老机床，保障生产进度”“支持Q3新品上市推广活动”

操作要点：

物资名称需规范，避免模糊表述（如“办公文具”需明确具体类型）；

规格型号或服务内容需详细，避免后续采购争议；

预估单价需合理，虚高可能导致审核退回，过低可能影响采购质量。

步骤三：部门负责人审核——把关需求，确认预算

操作说明：申请人提交申请后，流转至部门负责人（如市场部经理、生产车间主任）进行审核，审核重点：

需求合理性：采购物资是否为部门必需，是否存在替代方案（如现有设备维修后可继续使用，则无需新购）；

预算匹配度：采购金额是否在部门年度/月度预算额度内，超预算需说明原因并附预算调整申请；

用途真实性：采购用途是否与部门工作计划一致（如项目采购需关联项目立项文件）。

操作结果：

审核通过：在申请单“部门负责人审批”栏签字（或电子签章），注明日期，流转至下一环节；

审核不通过：注明退回原因（如“预算不足，请调整采购数量”“非必需品，建议暂缓采购”），退回给申请人修改后重新提交。

责任人：部门负责人*

步骤四：财务部门审核——审核价格，控制成本

操作说明：部门审核通过后，申请单流转至财务部门，由财务专员或财务经理进行审核，审核重点：

价格合理性：预估单价是否偏离市场平均水平，可参考历史采购数据、近期供应商报价或第三方比价平台；

预算合规性：采购资金来源是否明确（如运营经费、项目专项经费），是否符合企业财务制度；

成本控制：是否有更优采购方案（如批量采购可降低单价、租赁替代购买是否更划算）。

操作结果：

审核通过：在“财务审核”栏签字，注明日期，流转至管理层审批；

审核不通过：注明退回原因（如“预估单价过高，建议至少比价3家供应商”“预算科目不符，请调整”），退回申请人或部门负责人补充说明。

责任人：财务审核人*

步骤五：管理层审批——按权分级，最终确认

操作说明：根据采购金额及企业授权体系，由不同层级管理层审批，常见分级标准（企业可自行调整）：

小额采购（预估总价≤5000元）：由分管副总（如运营副总、行政副总）审批；

中额采购（5000元＜预估总价≤50000元）：由分管副总审批后，提交总经理审批；

大额采购（预估总价＞50000元）：需经总经理办公会集体审议，或提交董事长/CEO最终审批。

审核重点：

战略匹配度：采购是否与企业长期发展战略一致（如设备采购是否符合产能规划目标）；

投资回报：大额采购需评估投资回报率（如新设备能否提升生产效率、降低长期成本）；

风险控制：供应商资质、合同条款是否完善，是否存在合规风险。

操作结果：

审批通过：在对应管理层审批栏签字，注明日期，审批完