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销售合同签订与执行标准化文档

一、适用范围与应用场景

本标准化文档适用于企业销售部门、法务部门及采购合作方在销售合同全生命周期管理中的操作指引，覆盖从合作意向达成至合同终止的全流程场景。具体包括：

1.新客户首次合作

当企业开发新客户时，需通过标准化流程明确双方权利义务，规避合作初期因信息不对称或条款模糊导致的争议，保证交易安全。

2.长期客户续签订单

针对已建立合作关系的客户，在续签订单时需基于历史履约情况调整合同条款（如价格、交付周期），同时保持核心条款的连续性，保障合作稳定性。

3.特殊订单定制化处理

对于非标产品、大额订单或涉及特殊交付要求（如跨境运输、定制化技术参数）的合同，需通过标准化流程明确技术细节、验收标准及违约责任，避免执行偏差。

4.合同纠纷预防与处理

在合同履行过程中出现争议（如质量异议、逾期付款）时，可依据标准化文档中的约定条款及处理流程，高效沟通解决，降低法律风险。

二、标准化操作流程

（一）签订前准备阶段

目标：明确合作需求，评估风险，为合同起草奠定基础。

1.需求与资质确认

销售代表需与客户沟通，明确产品/服务名称、规格型号、数量、质量标准、交付时间及特殊要求（如包装、运输方式），并记录《客户需求确认单》（见附表1）。

风控专员需核查客户资质：

企业客户：提供营业执照副本（加盖公章）、法定代表人身份证明、近一年财务报表（若为大额订单）；

个人客户：提供身份证复印件、联系方式及地址证明；

特殊行业客户（如食品、医疗器械）：需提供行业经营许可证等相关资质。

2.风险评估与谈判准备

风控专员根据客户资质、历史合作记录（如有）及行业风险，出具《客户风险评估报告》，明确风险等级（低/中/高）及应对措施（如要求预付款、提供担保）。

销售经理组织谈判团队（含技术、法务人员），确定核心谈判条款：

价格体系（含折扣、阶梯价、促销政策）；

交付周期及违约责任（逾期交付的违约金计算方式）；

付款方式（预付款比例、尾款支付条件）；

争议解决方式（协商/仲裁/诉讼管辖地）。

3.合同起草资料准备

收集并整理以下资料，作为合同附件：

产品技术参数表（需双方签字确认）；

交付计划表（明确批次、时间、地点）；

质量验收标准（国标/行标/双方约定标准）；

双方营业执照复印件、法定代表人身份证明（加盖公章）。

（二）签订中执行阶段

目标：规范合同条款，保证合法合规，完成签署流程。

1.合同起草与审核

销售代表根据谈判结果，使用《销售合同模板》（见附表2）起草合同，填写双方基本信息、标的物详情、权利义务等核心条款，附件需与一一对应。

法务专员审核合同内容，重点核查：

条款完整性（是否包含标的、数量、质量、价款、履行期限、地点方式、违约责任、争议解决等必备条款）；

合法性（是否符合《民法典》《消费者权益保护法》等法律法规，是否存在无效格式条款）；

逻辑一致性（付款条件与交付约定是否冲突，违约责任是否对等）。

审核通过后，法务专员在合同上签字标注“审核通过”，并出具《合同审核意见书》；若需修改，需明确修改意见，由销售代表与客户沟通后调整。

2.合同评审与确认

销售总监组织合同评审会议，参与人员包括销售代表、法务专员、财务专员、技术负责人，重点评审：

商务条款（价格、付款方式）是否符合公司利润政策；

技术条款（质量标准、交付要求）是否可执行；

风险控制措施是否到位。

评审通过后，形成《合同评审记录表》（见附表3），由各方签字确认。

3.合同签署与生效

销售代表将最终版合同文本（含附件）打印一式两份（或按客户要求份数），交由双方法定代表人或授权代表签字，并加盖公司公章（合同专用章）。

个人客户需签字按手印，并提供身份证复印件作为合同附件。

合同签署后，财务专员收取首付款（若有），并在系统中标记“合同已生效”，同步更新客户档案。

（三）签订后履约阶段

目标：保证合同顺利履行，跟踪履约进度，及时处理异常情况。

1.履约计划与执行

生产/运营部门根据合同交付计划，制定生产/备货方案，明确生产周期、库存调配及物流安排，并向销售部门反馈《履约进度表》（每周更新）。

销售代表需提前3个工作日与客户确认交付细节（如收货人、联系方式、卸货要求），保证交付顺畅。

2.交付与验收

物流部门按约定时间、地点交付货物，并向客户提供《送货单》（注明产品名称、数量、批次、交付日期），要求客户签收确认。

客户验收：

验收标准：以合同附件《产品技术参数表》及《质量验收标准》为准；

验收流程：客户签收后3个工作日内完成质量验收，出具《验收报告》；若存在质量问题，需在24小时内书面通知销售部门，并提供检测报告（如有）；

争议处理：若双方对验收结果存在分歧，可共同委托第三方检测机构（如SGS）进行检测，费用由责任方承担。

3.付款与结算

财务专员根据合同