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标准化采购申请与审批流程模板

一、适用范围与应用场景

本模板适用于各类企业、事业单位及社会组织（以下简称“单位”）的日常采购活动，涵盖办公物资、生产设备、服务外包、工程材料等各类采购类型。无论是常规的重复性采购（如办公用品月度采购），还是临时性的专项采购（如展会物料、设备维修），均可通过标准化流程实现需求提报、审批流转、执行管控的全过程规范，保证采购活动合规、高效、透明，规避风险并提升资源使用效率。

二、标准化采购申请与审批操作步骤

（一）需求发起与部门初审

需求提报：使用部门根据实际工作需要（如新员工入职、设备故障、项目启动等），由指定需求人填写《采购申请表》（见第三部分模板），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、用途、需求日期等核心信息，并附必要支撑材料（如报价单、技术参数、项目方案等）。

部门负责人审核：需求人将填写完整的《采购申请表》提交至本部门负责人*，部门负责人需重点审核：

采购需求的合理性（是否为必要支出，是否存在替代方案）；

预估预算与部门预算的匹配度（是否超预算，需说明理由）；

规格型号的准确性（是否符合实际使用标准）。

审核通过后，部门负责人在“部门负责人意见”栏签字确认，并提交至采购部门。

（二）采购部门专项审核

需求合规性核查：采购部门收到申请后，由采购专员*对需求进行复核，重点检查：

申请表信息完整性（是否漏填关键项，如规格、数量、用途等）；

需求与采购政策的符合性（是否属于集中采购目录，是否需公开招标/询比价等）；

预估价格的合理性（参照历史采购数据、市场行情或提供3家以上供应商报价对比）。

供应商方案制定：对于常规采购，采购专员可直接从合格供应商库中匹配供应商；对于复杂采购（如定制设备、大型服务），需启动供应商寻源流程，编制《供应商比价表》或《招标文件》，经采购经理*审核后执行。

审核意见反馈：审核通过后，采购部门在“采购部门意见”栏签字，并将申请表流转至财务部门；若需补充材料或调整需求，注明修改意见后退回需求部门。

（三）财务部门预算与合规性复核

预算匹配审核：财务专员*核对采购申请的预估总金额与部门年度/季度预算余额，确认：

是否在预算额度内（超预算需提交《预算调整申请表》，附详细说明及审批文件）；

预算科目使用准确性（如“办公费”“设备购置费”等是否与采购类型匹配）。

财务合规性检查：审核采购发票类型（如是否需增值税专用发票）、付款方式是否符合单位财务制度（如预付款比例、账期等），以及是否存在重复采购、拆分采购规避审批等风险。

审核结果反馈：审核通过后，财务部门在“财务部门意见”栏签字；若预算不足或财务不合规，退回采购部门或需求部门整改。

（四）管理层审批（按金额分级）

根据采购金额及重要性，划分不同审批权限，保证关键采购决策层级管控：

小额采购（≤5000元）：由采购经理*最终审批，在“管理层审批意见”栏签字确认后，流转至采购执行岗。

大额采购（5000元-5万元）：由分管副总*审批，重点审核采购必要性、成本效益及供应商选择合理性。

重大采购（＞5万元）：需提交总经理/主任*审批，必要时提交单位决策委员会（如“采购工作领导小组”）集体审议，会议纪要作为审批附件。

（五）采购执行与过程管控

订单下达：审批通过后，采购专员根据供应商比价结果或招标结果，编制《采购订单》，明确物品/服务名称、规格、数量、单价、交货期、付款方式、违约责任等条款，经采购经理签字后加盖采购公章，送达供应商。

进度跟踪：采购专员定期跟踪订单执行情况，对于定制类或周期较长的采购，需与供应商确认生产/服务进度，保证按时交付；若遇延迟风险，及时协调并通知需求部门。

（六）验收与付款结算

货物/服务验收：供应商交付后，由需求部门牵头，会同采购部门、财务部门（必要时邀请技术部门）共同验收：

实物验收：核对数量、规格型号、质量（如检查设备参数、货物外观等），填写《验收单》；

服务验收：对照服务标准（如项目交付成果、响应时效等），确认服务完成质量，需求部门负责人在《验收单》签字确认。

发票与付款：供应商凭《验收单》开具合规发票，采购专员核对发票信息与订单、验收单一致后，提交财务部门办理付款手续；财务部门根据合同约定通过银行转账或承兑汇票等方式结算，保留付款凭证。

（七）资料归档

采购完成后，由采购专员将以下资料整理归档，保存期限不少于3年（重大采购保存期限不少于5年）：

《采购申请表》及审批流程文件；

《供应商比价表》《招标文件》《中标通知书》；

《采购订单》《验收单》《发票》；

供应商资质文件（营业执照、相关许可证等）。

三、采购申请表标准模板

采购申请表

申请信息

申请单号

（采购系统自动/按规则编号，如CG-2024-X）

申请日期

申请部门

需求人

联系电话

需求日期

采购需求明细

物品/服务名称

规格型号/服