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一、适用工作场景
在团队协作过程中，无论是项目启动会、周例会、跨部门对接会，还是问题复盘会、阶段性总结会，均需通过规范的会议纪要记录核心信息，明确责任分工与时间节点，保证会议成果有效落地。本工具适用于各类需要多人协作、需跟踪任务进展的团队场景，帮助成员快速同步会议结论、追溯执行依据，避免信息遗漏或责任模糊。
二、标准化操作流程
（一）会前准备：明确会议框架与记录重点
确认会议基本信息：提前与会议主持人沟通，明确会议主题、目标、预计时长、核心参会人及需讨论的关键议题（如项目里程碑、资源协调、风险问题等）。
准备会议材料：收集与议题相关的背景资料、数据报表、待决议清单等，提前发送给参会人，保证大家对讨论内容有初步认知。
规划记录模板：根据会议类型（如决策型、研讨型、汇报型），提前在模板中标注需重点记录的内容（如决议事项、待办任务、争议点等），避免记录时遗漏关键信息。
（二）会中记录：实时捕捉核心信息
记录基础信息：准确填写会议名称、时间、地点（线上会议需注明平台及）、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）。
跟踪会议议程：按议程顺序记录每个议题的讨论过程，重点标注不同参会人的核心观点、分歧意见及最终共识（如“提出需增加2名开发人员支持，认为可先优化现有流程，最终决议：本周内提交资源调整方案”）。
明确决议与待办：对会议达成的决议逐条编号，清晰描述内容；对需后续执行的任务，详细记录“任务描述、责任人、截止日期、所需资源”四要素（如“任务：完成用户需求文档初稿；责任人：*；截止日期：X月X日；资源：提供历史需求案例库”）。
标注附件与后续安排：如会议涉及附件（如PPT、数据表），需注明名称及获取方式；明确下次会议时间（若有）或需补充的信息。
（三）会后整理：核对信息并分发
梳理与核对：会议结束后2个工作日内，根据记录内容整理纪要初稿，重点核对决议事项、待办任务的责任人与时间节点是否准确，如有疑问及时与参会人确认。
审批与分发：将初稿提交会议主持人审核，保证信息无误后，发送给所有参会人及相关协作部门，抄送团队负责人及项目存档负责人。
归档与追溯：将最终版纪要（含审批痕迹）按“会议名称-日期”分类归档，存储于团队共享文档库，方便后续查阅。
（四）执行跟进：动态跟踪任务进展
建立任务跟踪表：从会议纪要中提取所有待办任务，录入团队任务管理系统（如Jira、Teambition等），设置截止日期提醒，明确任务状态（如“待处理、进行中、已完成、延期”）。
定期同步进度：在周例会或专项跟进会上，由责任人汇报任务进展，记录实际完成情况与偏差原因（如“任务：测试用例编写；责任人：*；原定完成日期：X月X日；当前进度：80%；延期原因：第三方接口文档延迟提供”）。
闭环管理：任务完成后，责任人需在系统中更新状态，并附上交付物（如文档、测试报告等），记录人在纪要中标注“已完成”，形成“决议-执行-反馈-闭环”的完整管理链条。
三、会议纪要记录表模板
团队沟通协作会议纪要记录表
会议基本信息
会议名称
例：项目V1.2版本启动会
会议时间
YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM
会议地点/平台
线下：会议室；线上：腾讯会议（会议号：X–）
主持人
*
记录人
*
参会人员
、、、（共X人）
缺席人员及原因
*（因出差请假）
会议目标
明确V1.2版本需求范围、分工及关键里程碑
会议议程与讨论记录
议题一：需求范围确认
-：本次版本需新增“数据导出Excel”功能，优先级P2（根据用户调研反馈）。-：建议同步优化“数据筛选”模块功能，当前响应时长超3秒，影响用户体验。-共识：需求范围包含“数据导出Excel”及“数据筛选功能优化”，其他需求延后至V1.3版本。
议题二：任务分工
-前端开发：负责“数据导出”界面实现，负责“筛选模块”功能优化；-后端开发：提供数据接口支持，负责数据库查询语句优化；-测试：制定测试用例，负责功能与功能测试。
议题三：里程碑节点
-需求评审完成：X月X日；-开发完成：X月X日；-测试上线：X月X日。
决议事项
编号
内容
责任人
完成时间
决议1
确认V1.2版本需求范围为“数据导出Excel”及“数据筛选功能优化”
*
X月X日
决议2
优先完成“数据筛选”功能优化，保证响应时长≤1.5秒
、
X月X日
决议3
本周五（X月X日）17:00前提交详细开发计划至项目管理群
各开发负责人
X月X日17:00
待办事项
编号
任务描述
责任人
截止日期
优先级
状态
备注（资源/风险）
待办1
编写“数据导出Excel”功能需求文档
*
X月X日
P1
进行中
需产品经理提供字段清单
待办2
优化“数据筛选”模块SQL查询语句
*
X月X日
P1
待处理
当前查询耗时2.8秒，需索引优化
待办3
制定V1
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