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行政文件审批流程及模板包
一、适用办公场景概述
行政文件审批是企业日常运营中规范管理、规避风险的核心环节，适用于以下典型场景：
日常事务类：如会议纪要、通知公告、办公设备采购申请、场地使用申请等；
合同协议类：如采购合同、服务协议、保密协议、合作框架文件等；
费用管理类：如差旅报销、招待费申请、预算调整、费用支出审批等；
人事管理类：如员工入职/离职申请、调岗审批、培训申请、考勤异常处理等；
资产管理类：如固定资产采购、报废申请、资产调拨、盘点报告等。
二、审批流程分步指南
（一）发起申请：准备材料与填写审批单
明确审批需求：根据文件类型（如合同、费用报销等），确认所需提交的材料清单（如合同草案、报价单、费用明细表等）。
填写审批单：使用《行政文件审批单》（模板见第三章），准确填写以下信息：
文件基本信息：文件名称、编号、发起部门、发起人*、联系方式、申请日期；
审批内容：文件事由、详细说明（如采购原因、费用用途等）、附件清单（需注明“附件齐全”并签字确认）；
审批路径：根据文件重要性及公司规定，选择审批节点（如部门负责人→分管领导→总经理）。
提交材料：将审批单及附件材料（纸质版/电子版）提交至第一审批环节负责人。
（二）部门初审：审核内容合规性与完整性
审核重点：部门负责人*需对以下内容进行初审：
文件内容是否符合部门工作需求及公司基本制度；
附件材料是否齐全（如合同需附对方资质文件，报销需附发票及明细）；
数据是否准确（如费用金额、采购数量、资产信息等）。
处理结果：
审核通过：在审批单“部门意见”栏签字，并流转至下一审批节点；
审核不通过：注明退回原因（如“附件缺失”“数据有误”），退回发起人修改后重新提交。
（三）跨部门会签：涉及多部门文件的协同审核
若文件内容涉及其他部门职责（如采购申请需行政部门审核预算，合同需法务部门审核条款），需启动跨部门会签流程：
发起人会签：在审批单中列出需会签的部门（如“法务部”“财务部”），同步发送会签材料。
部门会签反馈：各会签部门*需在1个工作日内完成审核，并在审批单对应栏目签署意见（“同意”“需修改具体条款”等），如有修改意见需明确说明。
汇总意见：发起人收集所有会签意见，若存在分歧，需协调各部门达成一致后再流转至下一环节。
（四）分级审批：按权限逐级审核
根据文件类型及金额，分级由不同权限领导审批：
常规文件（如日常通知、小额费用报销）：由部门负责人审核通过后即可生效；
重要文件（如合同、大额采购）：需经分管领导*审核，重点审核文件合规性、风险性及资源匹配度；
重大文件（如战略合作协议、年度预算调整）：需经总经理*最终审批，保证符合公司整体战略及利益。
各审批人需在审批单中签署明确意见（“同意”“不同意，原因：X”），并注明审批日期，严禁只签名不写意见。
（五）审批结果反馈与执行
结果通知：审批完成后，由行政部门或发起人将审批结果（通过/驳回）通知相关人员：
审批通过：文件生效，按内容执行（如合同盖章、费用报销付款）；
审批驳回：由发起人根据退回原因修改文件，重新启动审批流程。
文件执行：执行部门需严格按照审批通过的内容执行，不得擅自变更；如执行中发觉问题，需及时向发起部门及行政部门反馈。
（六）文件归档：保证流程可追溯
归档范围：所有审批通过的文件（含审批单、附件、会签意见等）均需归档；
归档方式：电子文件存入公司指定文档管理系统（如OA系统），纸质文件按“文件类型+日期”分类整理，存放至行政部门档案柜；
归档时限：文件执行完毕后3个工作日内完成归档，电子文件需标注“审批完成”状态。
三、常用审批模板工具
（一）行政文件审批单
基本信息
内容
文件名称
（如“办公设备采购申请”）
文件编号
（按规则填写，如“XZCG-2024-001”）
发起部门
发起人
*
联系方式
申请日期
年月日
审批内容
文件事由
（简要说明审批目的，如“因部门新增人员，需采购办公电脑5台”）
详细说明
（具体描述背景、需求细节、预算明细等，可另附页）
附件清单
1.采购报价单2.资产申购审批表3.其他：______________________
审批路径
审批环节
审批人
部门初审
*
跨部门会签（法务）
*
跨部门会签（财务）
*
分管领导审批
*
总经理审批
*
备注
（二）审批流程跟踪表
文件编号
文件名称
发起日期
当前环节
责任人
预计完成日期
实际完成日期
状态（进行中/已完成/已退回）
备注
XZCG-2024-001
办公电脑采购申请
2024-03-01
部门初审
*
2024-03-03
2024-03-02
进行中
无
XZHT-2024-002
服务合同签署
2024-03-05
法务会签
*
2024-03-07
进行中
待对方资质
四、操作关键注意事项
（一
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