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供应链管理与采购标准流程工具模板

一、适用工作场景与背景

本模板适用于各类企业（制造业、零售业、服务业等）的日常采购及供应链管理活动，覆盖从需求产生到付款结算的全流程。具体场景包括：生产物料采购、办公设备采购、服务外包采购（如物流、IT支持）、紧急补货采购、新项目启动采购等。通过标准化流程，可规范跨部门协作（需求部门、采购部、仓库、财务部、供应商），提升采购效率、控制成本、降低合规风险，保证采购活动与企业战略目标一致。

二、标准操作流程详解

（一）需求识别与提报

操作目标：明确采购需求，保证需求合理、信息完整。

操作步骤：

需求发起：需求部门（如生产部、行政部）根据业务需求（如生产计划、办公需求），填写《采购需求申请表》，详细说明物料/服务名称、规格型号、数量、质量标准、期望交付日期、预算金额及用途说明。

需求审核：部门负责人对需求的必要性、合理性进行初审；采购部审核需求的可行性（如是否符合采购政策、预算是否充足）；财务部审核预算合规性。

需求确认：审核通过后，需求部门与采购部共同确认最终需求细节，形成《采购需求确认单》，作为后续采购依据。

（二）采购计划制定

操作目标：基于需求确认结果，制定科学采购计划，避免盲目采购。

操作步骤：

市场调研：采购部收集物料/服务的市场价格、供应周期、行业趋势等信息，分析市场波动风险。

计划编制：结合需求紧急程度、库存情况（如仓库现有库存）、供应商产能，编制《采购计划表》，明确采购批次、数量、交付时间节点及预算分配。

计划审批：采购计划需经采购部经理、财务总监、总经理审批（金额较大的采购需更高层级审批），审批通过后执行。

（三）供应商寻源与评估

操作目标：筛选合格供应商，保证供应稳定、质量可靠。

操作步骤：

供应商寻源：通过公开招标、邀请招标、询价、行业推荐等方式，初步筛选3-5家潜在供应商。

资质审核：要求供应商提供营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业生产许可证）、过往业绩证明等，采购部审核其合法性与供货能力。

现场评估：对关键物料/服务的供应商，组织跨部门（技术、质量、采购）现场考察，评估生产设备、质量控制流程、管理水平等。

综合评估：根据资质、价格、质量、交期、服务、合作稳定性等维度，填写《供应商评估表》，评选出最优候选供应商，建立《合格供应商名录》。

（四）采购方式确定与执行

操作目标：选择合适的采购方式，保证采购过程公开、公平、高效。

操作步骤：

方式选择：根据采购金额、物料重要性选择采购方式：

公开招标：适用于金额较大（如≥50万元）、标准化的采购项目；

邀请招标：适用于邀请3家以上合格供应商参与的招标；

询价采购：适用于金额较小（如＜10万元）、市场价格透明的物料；

单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购（如专利产品）或紧急情况。

过程执行：

招标/询价：编制招标文件/询价单，明确技术要求、评标标准、响应时间，组织供应商投标或报价；

评标：成立评标小组（含采购、技术、财务、使用部门代表），按评标标准打分，确定中标/成交供应商；

结果公示：公示中标结果（如涉及），接受内部监督。

（五）合同签订与交期确认

操作目标：明确双方权利义务，保障采购条款合规、可执行。

操作步骤：

合同起草：采购部根据中标结果及谈判条款，起草《采购合同》，明确物料/服务名称、规格、数量、价格（含税费）、交付时间地点、质量标准、验收方式、违约责任、争议解决方式等条款。

合同评审：法务部审核合同合规性；财务部审核付款条款；需求部门审核技术条款；采购部汇总意见修改合同。

签订与交期确认：双方授权代表签字盖章（合同生效后生效）；采购部与供应商确认最终生产/交付排期，填写《交期确认表》，跟踪供应商备货进度。

（六）订单执行与跟踪

操作目标：保证供应商按合同约定交付，及时处理异常情况。

操作步骤：

订单下达：采购部根据合同及交期确认表，向供应商下达《采购订单》，作为发货依据。

进度跟踪：采购专员定期与供应商沟通，跟踪生产/备货进度（如每周更新《采购订单跟踪表》），发觉延迟风险（如原材料短缺、产能不足）时，协调供应商制定赶工计划或调整交期。

异常处理：若出现供应商无法按期交付、质量问题等异常，采购部需启动应急预案（如寻找备选供应商、协商违约赔偿），并通知需求部门调整计划。

（七）货物/服务验收

操作目标：保证交付物料/服务符合合同要求，避免不合格品入库或使用。

操作步骤：

到货准备：供应商按订单交付物料，通知采购部及仓库；仓库提前准备收货场地、检验工具。

数量与外观验收：仓库核对送货单与采购订单的物料名称、规格、数量是否一致；检查外包装是否完好，有无破损、潮湿。

质量检验：

IQC（来料质量控制）：根据质量标准（如国标、行标、合同约定）进行检验，包括尺寸、功能、参数等；

检验结果记录：合格则填写《入库单》；不合格