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企业行政日常运营手册汇编
第一章办公环境管理
一、办公环境维护核心要点
办公环境是企业形象的直观体现，良好的环境能提升员工工作效率与舒适度。行政部门需统筹办公区、会议室、公共区域（如走廊、茶水间、前台）的环境维护，保证空间整洁、设施完好、氛围适宜。
二、日常环境维护操作流程
（一）办公区日常维护
晨间检查（08:30前）
行政专员*小张每日到岗后，巡视各办公区域，检查地面是否清洁、桌面物品是否整齐、绿植是否缺水/枯萎。
发觉问题：地面有污渍→通知保洁人员30分钟内清理；绿植缺水→浇水养护；桌椅损坏→记录在《设施问题登记表》中。
午间巡查（12:30-13:30）
检查茶水间微波炉、冰箱是否清洁，垃圾是否满溢；会议室使用后是否恢复原状（桌椅归位、设备关闭、白板擦净）。
若发觉茶水间垃圾满溢，立即联系保洁清理，并在部门工作群提醒员工“垃圾请及时投放，保持环境整洁”。
晚间整理（18:00前）
确认各区域关闭不必要的电源（照明、空调、电脑）、锁好门窗；检查公共区域设施（如打印机、饮水机）是否正常，异常情况次日晨间优先处理。
（二）专项环境维护（每月/季度）
深度清洁：每月末组织一次办公区深度清洁，包括窗户擦拭、空调滤网清洗、地毯吸尘，由行政部提前3天通知员工整理个人物品。
绿植养护：每季度邀请专业绿植养护人员检查绿植健康，更换枯萎绿植，调整摆放位置（避免挡住消防通道）。
三、办公环境管理模板表格
表1-1办公设施问题登记表
序号
问题区域
问题描述
发觉时间
责任人
处理结果
完成时间
1
3楼会议室
投影仪无法连接电脑
2024-03-1509:15
*李工
更换HDMI线缆
2024-03-1510:00
2
茶水间
冰结霜层过厚
2024-03-1614:20
保洁*王姐
断电除霜
2024-03-1616:00
表1-2绿植养护记录表
养护日期
区域
养护内容
养护人员
绿植状态（正常/需更换/需施肥）
备注
2024-03-10
前台
浇水、叶面擦拭
*赵师傅
正常
无
2024-03-20
3楼走廊
更换枯萎绿植2盆
*赵师傅
需更换
更换为绿萝
四、办公环境管理注意事项
安全优先：消防通道、安全出口禁止堆放物品，每月检查消防器材（灭火器、应急灯）是否完好。
节能降耗：夏季空调温度设置不低于26℃，冬季不高于20%；无人区域随手关灯、关设备。
及时响应：设施问题需在2个工作日内反馈处理进度，紧急问题（如水管爆裂）30分钟内到场处理。
第二章会务管理
一、会务工作核心目标
会务管理需保障会议有序、高效进行，涵盖会议筹备、现场执行、会后总结全流程，保证信息传递准确、参会体验良好。
二、会务操作全流程
（一）会议筹备阶段
需求确认（会议发起后1个工作日内）
与会议发起人*经理确认会议主题、目标、时间（精确到分钟）、地点（线上/线下）、参会人员（含职务、联系方式）、议程（含各环节时长）。
示例：“2024年Q1销售总结会”需确认：时间3月20日14:00-16:00，地点3楼第一会议室，参会人员为销售部全体（15人）、总经理*总，议程包括业绩汇报（60分钟）、讨论环节（40分钟）、总结讲话（20分钟）。
物料准备（会议前1-2个工作日）
线下会议：准备会议资料（纸质版按人数+5份备用）、席卡（标注姓名+职务）、投影设备、麦克风、饮用水（瓶装水按人数+10%准备）、签到表。
线上会议：测试会议软件（腾讯会议/钉钉）功能，提前发送会议至参会人员，提醒测试设备（麦克风、摄像头）。
场地布置（会议前1小时）
线下：调试设备（投影仪连接电脑、麦克风试音），摆放桌椅（U型会议桌或课桌式，根据议程需求），放置席卡、资料、饮用水，检查空调温度（24℃左右）。
线上：提前10分钟进入会议室，播放背景音乐，等候参会人员加入。
（二）会议执行阶段
签到引导（会议开始前15分钟）
线下：安排人员在会议室入口签到，引导参会人员入座，提醒将手机调至静音。
线上：在会议聊天区发布“欢迎参会，请测试麦克风”，统计已入会人员。
会议进行中
行政人员全程在场，负责计时（按议程控制各环节时长），记录会议要点（重点决议、待办事项），处理突发情况（如设备故障→立即启用备用设备；人员迟到→引导入座，避免干扰）。
示例：讨论环节超时5分钟，需提醒“*总，距离结束还有5分钟，是否进入下一环节？”
会议结束
线下：提醒参会人员带好个人物品，整理会议室（桌椅归位、资料回收、设备关闭），10分钟内完成场地复位。
线上：发送会议总结（含决议、待办）至参会人员，保存会议录像（需提前告知参会人员“会议将录制”）。
（三）会后总结阶段
资料归档：会议结束后1个工作日内，将会议纪要（需经会议发起人*经理审核）、签到表、会议照片/录像整理存档（电子档存于“行政部-会务管理”文件
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