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行政管理标准化手册与操作模板
第一章总则
一、手册目的
为规范公司行政管理流程，统一操作标准，提升行政工作效率与服务质量，降低管理风险，特制定本手册。本手册涵盖行政管理核心模块，为各部门及行政人员提供标准化操作指引，保证行政工作有序、高效开展。
二、适用范围
本手册适用于公司各部门及全体行政管理人员，涵盖会议管理、档案管理、办公用品管理、印章管理、公务接待等核心行政业务场景。
三、基本原则
标准化：统一流程、模板与标准，避免操作随意性；
规范化：严格遵循制度要求，保证行政行为合规；
高效化：优化流程节点，提升行政服务响应速度；
保密性：对涉密文件、信息及数据严格保密，遵守信息安全规定。
第二章会议管理标准化操作
一、适用场景与核心目标
适用场景：公司各类会议的组织与执行，包括但不限于周例会、月度经营分析会、专题研讨会、外部对接会等。
核心目标：规范会议筹备、召开及后续跟进流程，保证会议高效有序，决策事项落地。
二、标准化操作流程
（一）会议发起与审批
需求提出：由会议发起人（部门负责人或项目经办人*）填写《会议申请表》，明确会议主题、目的、时间、地点、参会人员、议程及所需资源（如投影设备、茶歇等）。
审批流程：
部门内部会议：由发起人部门负责人审批；
跨部门/公司级会议：需提前3个工作日提交至行政部，由行政部负责人审核，报请分管领导*审批。
会议发布：审批通过后，行政部提前1-2个工作日通过OA系统或邮件发布《会议通知》，附会议议程、参会名单及会议资料（如有）。
（二）会议筹备与执行
场地与物料准备：
行政部根据会议规模预订会议室（优先使用视频会议室，支持远程参会），布置会场（调试投影、音响、麦克风等设备，摆放席卡、饮用水、会议资料等）；
如需茶歇，提前与供应商确认菜单、数量及送达时间。
签到与记录：
参会人员提前10分钟签到，行政部发放会议资料；
指定专人（行政专员或会议发起人助理*）担任会议记录，记录会议决议、待办事项及责任人、完成时限。
（三）会议纪要与跟进
纪要编制：会议结束后2个工作日内，记录人整理《会议纪要》，经会议发起人及部门负责人审核后，通过OA系统分发至参会人员及相关部门。
事项跟进：行政部负责跟踪会议决议落实情况，每周更新《会议待办事项跟踪表》，向分管领导汇报进度，保证闭环管理。
三、常用模板示例
表2-1会议申请表
会议主题
会议时间
会议地点
参会人员
年月日时分
会议议程
1.
2.
所需资源
□投影设备□白板□茶歇□其他：________
发起人签字
部门负责人签字
行政部审核
分管领导审批
表2-2会议纪要
会议主题：____________________
时间：____年_月_日_时_分
地点：____________________
参会人员：____________________
缺席人员：____________________（原因：________）
会议议程与内容：
议题一：____________________
讨论要点：____________________
决议：____________________
议题二：____________________
讨论要点：____________________
待办事项：____________________（责任人：____，完成时限：____）
分发范围：____________________
编制人：____审核人：____日期：____
四、关键执行要点
会议需提前明确议题，避免“无主题会议”；
重要会议需提前测试设备，保证音视频正常；
会议纪要需突出“决议”与“待办”，避免流水账式记录；
严格执行保密纪律，涉密会议禁止无关人员参与，纪要按密级管理。
第三章档案管理标准化操作
一、适用场景与核心目标
适用场景：公司各类文件资料（含纸质、电子）的分类、归档、借阅、保管及销毁管理，包括行政制度、合同、会议纪要、证照、审计报告等。
核心目标：保证档案完整、安全、可追溯，提高档案查询与利用效率。
二、标准化操作流程
（一）档案分类与编号
分类标准：按“年度-部门-文件类型”三级分类，例如“2023-行政部-会议纪要”；
文件类型编码：制度（ZD）、合同（HT）、会议纪要（YJ）、证照（ZZ）、审计报告（SJ）等；
编号规则：年份（4位）+部门编码（2位）+文件类型编码（2位）+流水号（3位），例如“2023-XZ-ZD-001”。
（二）档案归档
归档范围：凡反映公司经营管理活动具有保存价值的文件资料均需归档；
归档时间：
年度档案：次年1月底前完成上一年度档案整理归档；
专项档案（如项目资料）：项目结束后1个月内归档；
归档流程：
文件形成部门整理文件，填写《档案归档清单》，经部门负责人审核；
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