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会议纪要书写指南

###一、会议纪要概述

会议纪要是对会议内容、决议、讨论要点等进行系统记录和整理的正式文件，具有明确记录、传达信息、落实执行的重要作用。规范的会议纪要书写能够确保信息准确传达，便于后续查阅和执行。

####（一）会议纪要的重要性

1.**信息存档**：永久记录会议关键内容，便于后续参考。

2.**决策落实**：明确会议决议，确保责任到人，推动执行。

3.**沟通协调**：通过纪要同步信息，避免误解，提升协作效率。

####（二）会议纪要的基本要素

1.**标题**：清晰标明会议名称及日期。

2.**基本信息**：包括会议时间、地点、参会人员、主持人等。

3.**会议内容**：分条记录讨论要点、决策事项、分配任务等。

4.**落款**：注明记录人及日期。

###二、会议纪要的书写步骤

####（一）会前准备

1.**明确会议主题**：提前了解会议目的，确定记录重点。

2.**准备记录工具**：纸质笔记本或电子记录设备，确保记录完整。

3.**核对参会人员**：确认名单，避免遗漏关键信息。

####（二）会中记录要点

1.**记录会议流程**：

(1)主持人开场发言；

(2)主要议题讨论顺序；

(3)临时动议及处理结果。

2.**关键内容记录**：

(1)重要观点及论据；

(2)决议形成过程；

(3)分配的任务及负责人。

3.**注意事项**：

-实时记录，避免会后回忆偏差；

-保持客观，避免加入个人主观评价。

####（三）会后整理与审核

1.**分类整理记录**：

-按议题分条目；

-使用编号或序号清晰标注。

2.**核对关键信息**：

-与参会人员确认决议内容；

-补充遗漏或错误信息。

3.**格式规范**：

-标题居中，基本信息左对齐；

-使用分段和项目符号提升可读性。

###三、会议纪要的常见格式

####（一）标准格式示例

1.**标题**：XX部门XX年XX月XX日会议纪要

2.**基本信息**：

-时间：2023年XX月XX日XX:XX-XX:XX

-地点：XX会议室

-参会人员：张三、李四、王五（附名单）

-主持人：赵六

3.**会议内容**：

（1）议题一：XX项目进展汇报

-讨论要点：预算超支XX万元，需调整方案；

-决议：由王五负责重新提交预算申请。

（2）议题二：XX活动策划

-讨论要点：时间定于XX月XX日，预算XX元；

-决议：李四负责联系场地，张三负责宣传。

4.**落款**：

-记录人：孙七

-日期：2023年XX月XX日

####（二）要点式格式

-**会议主题**：XX项目季度评审会

-**参会人员**：部门主管（5人）、项目负责人（3人）

-**核心决议**：

-项目延期1个月，需补充XX功能；

-下阶段由李四主导开发。

-**后续行动**：

-XX月XX日前提交新方案；

-每周汇报进度。

###四、注意事项

1.**语言简洁**：避免冗长描述，使用专业术语但通俗易懂。

2.**逻辑清晰**：按时间或议题顺序排列，避免混乱。

3.**及时分发**：会议结束后24小时内完成初稿，3日内正式版同步给参会人员。

4.**存档管理**：按编号归档，便于后续查找。

###三、会议纪要的常见格式（续）

####（一）标准格式示例（续）

除了上述基本要素外，标准格式的会议纪要还需注意以下细节：

1.**会议背景补充**：

-在基本信息下方，可简要说明会议召开的原因或目的（如：为解决XX问题召开专题讨论会）。

-示例：

**会议背景**：针对本月客户满意度调查中反映的XX问题，特组织本次会议分析原因并制定改进措施。

2.**讨论过程细化**：

-对每个议题的讨论过程进行分点记录，包括不同观点的提出及争论焦点。

-示例：

（1）议题一：XX项目进展汇报

-**讨论过程**：

-张三提出预算超支达XX万元，主要原因是原材料价格波动；

-李四建议分摊部分成本至其他部门，王五反对，认为会影响项目质量；

-最终达成共识：由王五在下周内提交调整后的预算方案，经财务部门审核后执行。

3.**决议的执行细节**：

-对决议中的行动项，明确完成时限、责任人及衡量标准。

-示例：

**决议执行细节**：

-任务1：提交重新预算申请

-责任人：王五

-完成时限：2023年XX月XX日前

-衡量标准：需包含各部门确认签字及财务部门盖章

4.**附件清单（如有）**：

-如会议中有分发文件或需参考的数据，可在末尾列出附件名称。

-示例：

**附件**：

-XX项目原始预算表

-客户满意度调查原始数据

####（二）要点式格