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会议管理方法规程

**一、会议管理概述**

会议是组织内部沟通、决策和协作的重要方式。有效的会议管理能够提高效率、明确目标、优化资源分配，并确保会议成果得到落实。本规程旨在规范会议的策划、组织、执行和后续跟进，以实现高效、有序的会议管理。

**二、会议策划与准备**

（一）明确会议目的与主题

1.确定会议的核心议题，例如项目讨论、工作汇报、团队协调等。

2.设定会议预期目标，如达成共识、解决问题、制定计划等。

3.评估参会人员范围，确保关键相关方参与。

（二）制定会议议程

1.列出会议的主要议题和子议题，按优先级排序。

2.规定每个议题的讨论时间分配（例如，总时长1小时，议题A30分钟，议题B20分钟）。

3.预留时间用于总结和下一步行动计划。

（三）安排会议资源

1.选择合适的会议场地（如会议室、线上平台），确保设备（投影仪、麦克风等）正常运行。

2.准备会议材料，如报告、数据表格、演示文稿，并提前分发给参会者。

3.通知参会者会议时间、地点及需准备的内容（如携带相关数据、提案等）。

**三、会议执行流程**

（一）会议开场

1.主持人简要介绍会议目的、议程和时间安排。

2.重申参会人员及职责分工。

3.明确会议纪律（如准时发言、专注讨论等）。

（二）议题讨论

1.按议程逐项推进，主持人控制讨论节奏，避免偏离主题。

2.鼓励所有参会者发言，记录关键观点和待办事项。

3.对于争议较大的议题，可设专门讨论时段或休会协商。

（三）会议总结与决策

1.主持人梳理讨论成果，明确共识和未解决的问题。

2.形成会议决议或行动项，包括负责人、完成时限（例如，要求在3个工作日内提交方案）。

3.记录会议纪要，经参会者确认后存档。

**四、会议后续跟进**

（一）分发会议纪要

1.在会议结束后24小时内，将纪要发送给所有参会者。

2.纪要内容应包括：会议主题、讨论要点、决议事项、负责人及完成时间。

（二）任务追踪

1.跟进行动项的执行情况，必要时通过邮件或简报同步进展。

2.对于未按时完成的任务，分析原因并调整计划。

（三）效果评估

1.定期回顾会议效率，如通过问卷调查收集参会者反馈。

2.优化会议形式或议程，减少冗长讨论，提高决策效率。

**五、注意事项**

1.会议前务必确认参会者是否知晓议程和准备要求，避免临时调整导致混乱。

2.主持人需具备良好的控场能力，及时制止无关发言，确保会议按计划进行。

3.对于线上会议，提前测试平台功能（如屏幕共享、投票工具），确保技术支持到位。

**四、会议后续跟进（续）**

（一）分发会议纪要

1.**确定纪要模板**：设计标准化的会议纪要格式，包含以下核心要素：

(1)会议名称与编号（如“XX项目周会）

(2)会议时间、地点（或线上会议链接）及主持人和记录人

(3)参会人员名单及缺席者说明

(4)议程回顾及各议题讨论摘要

(5)形成的决议、决策或待办事项清单（需注明负责人及截止日期）

(6)下次会议建议安排（如有）

2.**内容核查与确认**：

(1)记录人完成初稿后，发送给主持人审核，确保关键信息无遗漏。

(2)通过邮件或即时通讯工具，邀请参会者查阅并反馈修正意见（限24小时内回复）。

3.**规范分发流程**：

(1)将最终版纪要同步至组织内部协作平台（如企业微信、钉钉、Teams等）的指定文件夹。

(2)通过邮件抄送所有参会者及受影响部门的关键人员（如未直接参会但需执行决议者）。

4.**存档与索引**：

(1)按季度或项目周期对纪要进行归档，建立清晰的文件命名规则（如“YYYYMM-Q季度会议纪要合集”）。

(2)在平台或共享drives中建立索引目录，方便按会议类型（如“项目启动会”“月度复盘会”）检索。

（二）任务追踪

1.**建立追踪机制**：

(1)对于复杂任务，可分解为子任务并分配给具体执行人。

(2)采用可视化工具（如看板、甘特图）展示进度，定期更新状态（如“进行中”“已完成”“需协调”）。

2.**定期进度汇报**：

(1)主持人或项目经理负责汇总各负责人进度，可通过简报（每周/每双周）或专项会议（针对滞后任务）汇报。

(2)明确逾期任务的预警机制（如提前3天提醒负责人）。

3.**问题升级处理**：

(1)若负责人无法按期完成，需在下次会议前提出困难说明及替代方案。

(2)对于跨部门协作的障碍，由主持人协调资源解决，必要时邀请相关方参与讨论。

（三）效果评估

1.**满意度调查**：

(1)设计匿名问卷，收集参会者在“议题相关性”“时间效率”“决策明确度”等维度的评分（1-5分制）。

(2)加入开放式问题，如“改进建议”或“下次会议希望讨论的议题”。