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文档资料管理分类及存储规范手册
一、前言与适用范围
本手册旨在规范各类组织（含企业、事业单位、项目团队等）的文档资料管理工作，通过建立统一的分类标准、存储流程及管理规范，提升文档检索效率、保障信息安全、促进知识沉淀。适用于日常办公文档、项目资料、技术文件、财务凭证等各类纸质与电子资料的分类、存储、借阅及归档管理场景，尤其适合需要系统化梳理文档资源的团队或机构。
二、文档分类标准体系
（一）按业务性质分类
大类
子类示例
行政管理类
制度文件（考勤、奖惩）、会议纪要、通知公告、合同协议、办公用品台账
业务运营类
市场调研报告、客户资料、销售合同、产品手册、活动方案、竞品分析
技术研发类
项目计划书、技术方案、设计图纸（CAD/PDF）、测试报告、专利文件、代码文档
财务管理类
发票、报销单、财务报表、预算表、审计报告、税务申报资料
人力资源类
招聘信息、员工档案、劳动合同、培训记录、绩效考核表、薪资表
项目管理类
项目立项书、进度计划、会议记录、验收报告、风险清单、交付物清单
（二）按密级与访问权限分类
密级
定义
管理要求
公开
可对外公开或内部全员查阅
存储于公共服务器或开放文件柜，无需审批即可查阅
内部
仅限内部员工查阅
存储于部门共享文件夹或指定文件柜，查阅需通过部门负责人审批
秘密
限核心人员查阅
存储于加密服务器或带锁保密柜，查阅需经分管领导审批，登记查阅记录
机密
限高层管理人员查阅
存储于独立加密设备，双锁保管，查阅需经总经理/最高负责人审批，全程监督
（三）按载体形式分类
纸质文档：需标注“电子版存档位置”及“密级”，使用档案盒或文件柜分类存放，标注清晰标签。
电子文档：统一存储至指定服务器或云盘，禁止本地随意存储，文件名需包含分类编码及日期。
三、标准化存储操作流程
（一）文档创建与初始分类
明确内容要素：文档创建时需包含标题、编号、日期、编制人、密级等核心信息（模板详见“文档属性登记表”）。
对照分类标准：根据业务性质选择对应大类及子类，如“2024年Q1市场调研报告”归类至“业务运营类-市场调研报告”。
标注密级：根据内容敏感度确定密级，涉及客户隐私、核心技术等内容的需标注“秘密”或“机密”。
（二）文档命名与编号规则
纸质文档编号：部门代码-文档大类-子类-年份-流水号
示例：HR-人力资源类-员工档案-2024-001（HR为人力资源部代码，001为当年第1份）
电子文档命名：[分类编码]-标题-版本号-日期-编制人
示例：[YW-003]-2024年产品推广方案-V1.2（YW为业务运营类代码，003为市场调研报告子类编码）
（三）存储位置与方式
纸质文档存储：
按编号顺序放入对应档案盒，盒外标签标注“大类-子类-年份-数量”（如“行政管理类-会议纪要-2024-共50份”）。
档案盒按“大类-年份-编号”顺序存放于文件柜，柜体张贴分类索引表。
电子文档存储：
服务器文件夹结构：根目录/部门/年度/大类/子类/
示例：服务器/市场部/2024/业务运营类/市场调研报告/
每月由*（部门文档管理员）检查文件夹规范性，清理重复或命名错误的文件。
（四）借阅与归还管理
借阅申请：填写《文档借阅登记表》（模板详见下文），注明借阅人、用途、归还日期，经部门负责人签字（密级文档需额外分管领导签字）。
借阅时限：公开级≤3天，内部级≤7天，秘密级≤3天，机密级≤1天（如需延期需重新申请）。
归还检查：文档管理员检查文档完整性，电子文档需核对版本是否更新，确认无误后登记归还时间。
（五）归档与销毁
定期归档：每年12月对年度文档进行集中归档，纸质文档移交至档案室，电子文档刻录光盘或备份至专用归档服务器。
销毁管理：超过保存期限的文档（如普通合同保存5年、财务凭证保存15年），由部门提交《文档销毁申请表》，经行政部与财务部联合审核后，由*（档案管理员）监督销毁，并记录销毁清单。
四、分类存储模板示例
（一）文档属性登记表（电子版/纸质版通用）
文档编号
文档标题
分类（大类-子类）
密级
责任人
存储位置（电子路径/纸质柜号）
创建日期
保存期限
备注
HR-2024-001
2024年员工劳动合同汇总
人力资源类-员工档案
内部
服务器/人力资源部/2024/员工档案/
2024-01-15
长期
含新签合同5份
[RW-005]-项目周报-V2.1
项目第3周周报
项目管理类-进度报告
内部
服务器/项目部/2024/进度报告/
2024-03-20
1年
已同步更新至甘特图
（二）电子文件夹结构模板表
层级
文件夹名称示例
说明
一级
公司总部/
按组织架构划分，如“公司总部”“分公司A”“分公司B”
二级
行政管理部/
按部门划分，一级目录下的子目录
三级
2024/
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