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企业采购流程规范化表单集

一、适用范围与典型应用场景

本表单集适用于各类企业（含中小企业、集团化企业）的采购管理场景，覆盖从需求提出到付款结算的全流程规范化操作。典型应用场景包括：

日常运营采购：如办公用品、生产耗材、IT设备等常规物料采购；

项目专项采购：如工程建设、研发项目、营销活动等专项物资或服务采购；

紧急采购：因突发情况（如设备故障、临时任务）需快速响应的采购需求；

供应商管理：新供应商引入、现有供应商评估、招投标流程等环节的规范化记录。

二、采购流程全环节操作指南

（一）需求提出与审批：采购申请单流转

操作目标：保证采购需求真实、必要，且符合预算管理要求。

操作步骤：

需求部门发起：由需求部门（如行政部、生产部、项目部）填写《采购申请单》，明确以下信息：

采购物品/服务名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价及总价；

采购用途、紧急程度（一般/紧急）、期望交付日期；

附件（如技术图纸、需求说明书、比价记录等，若有）。

示例：行政部采购“A4复印纸”，规格70g/500张，数量20箱，预估单价30元/箱，总价600元，用途为日常办公，紧急程度为“一般”。

部门负责人审核：需求部门负责人（如行政经理*）确认采购需求的合理性（如是否为必要支出、数量是否匹配实际需求），签字确认后提交至采购部门。

采购部门复核：采购部门（如采购主管*）重点审核：

采购内容是否属于企业集中采购目录（若有）；

预估总价是否在部门年度预算范围内；

附件是否齐全（如技术参数是否明确，避免后续歧义）。

若预算超支或需调整采购方案，退回需求部门重新申请；若审核通过，流转至财务部门。

财务部门审批：财务部门（如财务经理）核查预算匹配度、资金来源（如是否需追加预算），确认无误后签字；若采购金额超过一定阈值（如超5000元），需提交至总经理最终审批。

关键输出：《采购申请单》（含各级审批意见）

（二）供应商选择与比价：供应商评估表与询价记录

操作目标：通过规范比价流程，保证采购性价比最优，防范廉洁风险。

操作步骤：

供应商初选：采购部门根据采购需求，从《合格供应商名录》中筛选3家及以上潜在供应商（若名录无匹配供应商，需启动新供应商引入流程）。

发出询价单：向初选供应商发出《询价单》，明确：

采购物品/服务规格、数量、交付时间、质量标准；

报价截止时间、报价方式（含税/不含税、运费承担方等）；

供应商需提供资质文件（如营业执照、相关行业资质证书）。

收集报价与评估：

采购部门收集供应商报价，填写《询价记录表》，记录各供应商报价、交期、付款条件、售后服务承诺等信息；

组织相关部门（如需求部门、技术部门、财务部门）成立评估小组，对供应商进行综合评分，评分维度包括：价格（40%）、资质（20%）、交期（20%）、服务质量（20%）。

示例：供应商甲报价580元（含运费），交期3天；供应商乙报价550元（不含运费，运费50元），交期2天；综合评分后乙供应商胜出。

确定供应商：评估小组填写《供应商评估表》，明确推荐供应商及理由，报采购经理、总经理审批。

关键输出：《询价记录表》《供应商评估表》（含供应商报价材料、资质文件复印件）

（三）合同签订：采购合同模板与审批

操作目标：通过标准化合同条款，明确双方权责，降低履约风险。

操作步骤：

合同起草：采购部门根据审批通过的供应商选择结果，使用《采购合同模板》起草合同，核心条款包括：

供需双方基本信息（名称、地址、联系人、电话）；

采购物品/服务明细（名称、规格、数量、单价、总价）；

质量标准（如国标、行标或双方约定标准）；

交付条款（时间、地点、验收方式、运费承担方）；

付款方式（如“验收合格后30天付全款”“分期付款节点”）；

违约责任（如逾期交付、质量不达标的违约金计算方式）；

争议解决方式（如协商不成，提交企业所在地法院诉讼）。

合同审批：

采购部门负责人审核合同条款与采购需求、供应商承诺的一致性；

法务部门（或法务专员*）审核合同合法性、条款严谨性（如避免歧义条款、违约责任对等）；

总经理*审批合同，重大合同（如金额超10万元）需经董事会审批。

合同签订与分发：审批通过后，由双方法定代表人或授权代表签字盖章，原件至少一式两份（企业留存一份，供应商留存一份），复印件分发至需求部门、财务部门、仓储部门。

关键输出：《采购合同》（含审批流程记录、合同签订台账）

（四）订单执行与交付：采购订单与到货确认

操作目标：保证供应商按合同约定交付，实物与需求一致。

操作步骤：

下达采购订单：采购部门根据审批通过的合同，填写《采购订单》，明确订单编号、供应商信息、采购物品明细、交付时间、交付地点等，加盖采购专用章后发送至供应商。

供应商备货与发货：供应商根据订单要求备货，发货前需向采购部门提供《发货清单》（含物品名称、规格、数量、批次