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合同审批与签约标准化操作手册

一、引言

为规范公司合同审批与签约管理流程，防范法律风险，提高合同处理效率，明确各环节职责分工，保证合同签订的合规性、严谨性，特制定本操作手册。本手册适用于公司所有类型合同的审批、签署及后续管理流程，涉及业务部门、法务部门、财务部门、行政部及公司管理层等各相关主体。

二、适用场景与业务范围

（一）适用场景

本手册适用于公司对外发生的各类经济合同，包括但不限于：

采购类合同（原材料采购、设备采购、服务采购等）；

销售类合同（产品销售、服务提供、定制开发等）；

合作类合同（项目合作、联合研发、代理协议等）；

劳动类合同（劳动合同、劳务派遣协议等）；

其他需以公司名义签署的各类协议（保密协议、授权书、承诺函等）。

（二）业务范围

涵盖合同从发起、起草、审核、审批、签署、用印、归档到履约跟踪的全流程管理，明确各环节操作主体、动作及时限要求。

三、标准化操作流程

（一）合同发起与起草

发起主体：业务部门经办人（如采购专员、销售经理等）。

操作步骤：

（1）需求确认：经办人与对方当事人充分沟通，明确合作内容、权利义务、金额、履行期限等核心条款，保证需求清晰、无歧义。

（2）模板选择：优先使用公司《合同标准模板库》（由法务部统一维护）中的对应模板；若无标准模板，需填写《非标合同使用申请表》，说明理由并提交法务部评估。

（3）合同起草：根据确认内容及模板要求，起草合同文本，保证以下要素完整：

合同各方主体信息（名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人/授权代表人联系方式等）；

合同标的（名称、规格、型号、数量等）；

权利义务条款（履行方式、地点、期限、验收标准等）；

金额及支付条款（总价、单价、支付方式、账户信息、发票要求等）；

违约责任（违约情形、违约金计算方式、争议解决方式等）；

保密条款（如适用）；

生效条件及附件清单。

（4）附件准备：收集与合同相关的支撑材料（如对方资质文件、报价单、技术参数表、会议纪要等），保证附件内容与合同条款一致。

时限要求：业务部门需在需求明确后2个工作日内完成合同起草及附件准备。

（二）部门内部审核

审核主体：业务部门负责人。

审核内容：

（1）合同内容是否符合业务需求，核心条款（金额、期限、标的）是否准确；

（2）对方当事人主体资格是否有效（需核实营业执照、授权委托书等复印件）；

（3）业务可行性及风险评估（如成本效益、履约能力等）；

（4）附件材料是否完整、合规。

审核动作：

审核通过：在《合同审批单》上签字确认，流转至下一环节；

审核不通过：注明修改意见，退回经办人调整，调整后重新提交审核。

时限要求：业务部门负责人需在收到申请后1个工作日内完成审核。

（三）法务合规审核

审核主体：法务专员/法务部经理。

审核内容：

（1）合同条款的合法性、合规性（是否符合《民法典》《公司法》等法律法规及公司内部制度）；

（2）权利义务对等性，是否存在显失公平条款；

（3）违约责任、争议解决方式等风险防范条款是否明确、合理；

（4）合同文本结构是否完整，表述是否清晰、无歧义；

（5）对方当事人履约能力及法律风险（如涉诉、失信等情况）。

审核动作：

审核通过：在《合同审批单》上签字确认，流转至财务部门；

审核不通过：出具《合同审核意见书》，列明修改建议，退回业务部门调整，调整后重新提交审核（重大修改需经部门负责人确认后再提交法务部）。

时限要求：法务部需在收到申请后2个工作日内完成审核（复杂合同可延长至3个工作日，需提前告知业务部门）。

（四）财务审核

审核主体：财务部门负责人/财务专员。

审核内容：

（1）合同金额的准确性、预算匹配性（是否在年度/项目预算范围内）；

（2）支付条款的合理性（支付节点、比例、方式是否符合财务制度）；

（3）涉税条款合规性（发票类型、税率、开票时间等）；

（4）保函、保证金等财务保障条款是否明确。

审核动作：

审核通过：在《合同审批单》上签字确认，流转至公司管理层审批；

审核不通过：注明修改意见，退回业务部门调整，调整后重新提交审核。

时限要求：财务部需在收到申请1个工作日内完成审核。

（五）管理层审批

审批主体：根据合同金额及重要性，分级审批：

金额≤5万元：业务总监/分管副总审批；

5万元＜金额≤50万元：总经理审批；

金额＞50万元：总经理办公会集体审批。

审批内容：

（1）合同是否符合公司战略及业务发展方向；

（2）合同条款整体风险收益比是否合理；

（3）重大合同需评估对公司经营、财务及声誉的潜在影响。

审批动作：

审批通过：在《合同审批单》上签字确认，流转至行政部用印；

审批不通过：注明意见，退回业务部门终止流程或调整后重新提交。

时限要求：管理层需在收到申请1个工作日内完成审批（集体审批需在3个工作日内完成）。

（六）合同签署与用印

操作主体：行