学术会议服务合同.docxVIP

学术会议服务合同

一、合同主体

（一）合同双方

本合同由两方共同订立，一方为委托方（以下简称甲方），另一方为服务提供方（以下简称乙方）。甲方为组织学术会议的主体单位，包括但不限于科研机构、高校或学术协会，乙方为提供全方位会议服务的专业机构。甲方名称：____________________（预留20字符下划线），甲方地址：____________________（预留20字符下划线），甲方联系人姓名：张某，甲方联系人职务：会议负责人，甲方联系人电话：。乙方名称：____________________（预留20字符下划线），乙方地址：____________________（预留20字符下划线），乙方联系人姓名：李某，乙方联系人职务：服务经理，乙方联系人电话：。双方均具备独立的法人资格，并通过协商一致达成本协议，旨在保障学术会议的顺利举办。本合同基于平等互利原则，确保服务的专业性和合法性。

（二）合同内容

本合同涵盖甲方委托乙方提供的学术会议相关服务，具体包括会议场地规划与租赁、与会人员接待安排、会议设备租赁与调试、宣传物料设计与制作、现场执行管理、以及相关后勤保障服务。合同明确服务目标为促进学术交流与成果分享，确保会议高效有序，满足甲方制定的主题和规模要求。本合同有效期为自签订之日起至会议结束后次日，期间双方需履行各自职责。内容基于《中华人民共和国合同法》规定，兼顾公平原则和商业惯例。

二、服务内容

（一）服务范围

乙方负责提供学术会议的全面服务支持，具体涉及会议场地预订与布置，包括选定符合安全标准的会议室和休息区；与会人员接待与登记，涵盖注册、食宿安排和交通协调；技术设备租赁与运行，如投影仪、音响系统和网络支持；宣传推广材料制作，包括会议手册、海报和电子宣传资料；以及现场运营管理，包括志愿者调配、时间表执行和应急响应。乙方应根据甲方提供的大纲规划服务细节，确保覆盖学术演讲、研讨环节和互动活动，避免任何遗漏或偏差。

（二）服务标准

乙方承诺服务质量符合行业规范，会议场地环境应安全、整洁且容量适配预定人数；设备需可靠耐用，保证90%以上正常运行率；人员服务需专业友好，配备持证工作人员；所有宣传材料不得涉及侵权内容，设计风格需匹配学术主题。甲方有权随时监督并提出改进建议，乙方应在合理时间内调整。服务时间节点由双方书面确认，确保前置准备与现场执行无缝衔接。

三、服务费用和支付方式

（一）费用构成

本合同总服务费用为人民币（大写）__________________元（预留20字符下划线），涵盖场地租赁费、设备成本、人工支出和物料费用。明细费用由乙方在合同签订后提供清单，甲方核查无误后作为支付依据。乙方不得额外加收未经商定的费用，甲方可在会议结束后审计服务成本。

（二）支付安排

甲方分三期支付费用：第一期在合同生效后，支付总费用的30%，用于启动服务；第二期在会议召开前，支付总费用的50%，保障基础资源；余款20%在会议结束后结算，基于服务验收结果。支付方式为银行转账至乙方指定账户，账号信息双方另行保密交换。乙方在收到款项后提供合法发票。如逾期支付，需按合同约定处理违约责任。

四、双方责任和义务

（一）甲方责任

甲方应提供会议主题、日程安排、人员名单等必要信息，并及时沟通变更；监督服务进展，指派专人协调；保障预算到位，履行支付义务；负责学术内容的合法性，避免引入敏感议题；确保参会人员遵守规则，维护现场秩序；并协助乙方获取场地许可相关证明。甲方未履行责任时，应承担相应延误成本。

（二）乙方责任

乙方按合同约定高质量完成所有服务，并书面报告进度；保障服务安全无事故，包括设备隐患排查、人员应急培训；处理会场突发事件如设备故障；保守会议内容机密，未经授权不得外泄任何数据；定期提供执行反馈，优化流程。乙方疏忽导致损失需赔偿甲方实际损害。

五、保密义务

双方均不得泄露对方商业机密和参会人员隐私，包括但不限于会议数据、研究成果和个人信息。保密期自合同生效起至会议结束后两年止，违约责任适用于任何泄密行为。必要时，可签订独立保密协议补充。

六、知识产权

会议产生的学术内容知识产权归属甲方所有，乙方提供服务中制作的宣传材料版权归双方共有。双方互相授权非商业性使用相关成果，但不得复制传播核心资料。如发生知识产权纠纷，由过错方承担全部法律责任。

七、违约责任

（一）违约认定

任何一方未履行合同条款视为违约，包括服务未达标、逾期支付、数据泄露或擅自终止合同。甲方违约如延迟提供信息导致服务延误；乙方违约如服务质量缺陷或超时交付。违约方需承担造成的直接经济损失。

（二）违约后果

一般违约需在书面通知后纠正，若未整改，守约方可要求赔偿，标准为实际损失额的1.5倍；重大违约如造成会议中断，违约方承担全额补救费用，并可能终止合同。赔偿金额以合法审计为准，不得超出合同总