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2025年办公档案管理制度7篇

目录

1.办公档案管理制度有哪些

2.办公档案管理制度实施细则

3.办公档案管理制度上墙内容

4.办公档案管理制度7篇

有哪些

办公档案管理制度是企业内部管理的重要组成部分，旨在确保文件的有效管理和利用，防止信息丢失，提升工作效率。主要包括以下几个核心要素：

1.档案分类：根据文件性质和工作需求，将档案分为行政类、财务类、项目类、人力资源类等类别，便于检索和管理。

2.档案编码：为每一份文件设定唯一的编码，以便快速定位和追踪文件。

3.档案收集与整理：定期进行档案收集，确保文件完整，及时整理归档。

4.存储与保管：选择合适的存储设施，确保档案的安全，同时设置合理的保管期限。

5.利用与借阅：建立借阅流程，明确审批权限，保证档案合理利用。

6.档案销毁：到期或不再需要的档案，需经过审核后按规定程序销毁。

7.安全防护：采取技术手段，如加密、备份，防止档案被非法访问或破坏。

8.培训与监督：定期对员工进行档案管理培训，强化合规意识，实施有效监督。

实施细则

1.档案分类细则：各部门负责人负责本部门档案分类，确保分类清晰、准确。

2.编码规则：由档案管理部门制定统一编码规则，包括部门代码、年份、顺序号等。

3.收集与整理：各部门每周提交一次新产生的文件，档案员负责整理、归档，确保文件有序。

4.存储与保管：采用电子化存储为主，纸质备份为辅的方式，电子档案保存在专用服务器，纸质档案存放在防火、防潮的档案室。

5.借阅流程：员工需填写借阅申请表，经部门主管审批后，由档案员办理借阅手续。

6.销毁程序：过期档案由档案员列出清单，经管理层审核批准后，进行安全销毁。

7.安全防护措施：定期更新服务器安全软件，对重要档案进行双重加密，备份至离线存储设备。

8.培训与监督：每年至少举办两次档案管理培训，人力资源部负责监督执行情况，违规行为将受到处罚。

上墙内容

1.办公档案管理制度概览

2.档案分类图示

3.档案编码示例

4.借阅流程图

5.安全防护要点

6.档案销毁流程简图

以上各项制度旨在规范办公档案管理，提高工作效率，保障企业信息安全。全体员工应严格遵守，共同维护良好的档案管理环境。

办公档案管理制度范文

第1篇办公室档案管理制度范文(7)

办公室档案管理制度范文(七)

1、办公室对各类文件、重大活动照片都要及时进行整理立卷归档;

2、归档方法按题目分类、按时间顺序存放。按题目分类为:收、发文类,基建类(包括水、电管道图等),人事档案,设备档案及各类报表;

3、档案需及时整理、分类、立卷、做好归档,立卷时必须在档案封面上清楚地标明题目,要本着利于查找的原则,按顺序排列好,准确地做好文件索引;

4、定期进行文件清理、归档,以免资料堆积。熟悉自己管理的档案;

5、每年对档案材料的数量,保管等情况进行一次检查,发现问题及时采取补救措施,确保档案的安全;

6、因工作需要,各部门负责人可在档案室借阅资料,但需办理借阅手续、借阅的档案必须妥善保管,不得遗失、不得转借、涂改、拆散、损坏和翻印,秘密级以上的档案文件须经总经理批准后方能借阅;

7、认真做好档案的安全存放工作,无关人员未经许可,不准进入档案重地;

8、每年清理一次档案,销毁不需保存的材料要经过认真鉴定,送总经理审批后销毁。

第2篇某办公大厦客户档案管理制度

办公大厦客户档案管理制度

a.物业部客户管理的日常工作包括:

1]及时上行下达客户与管理中心之间的知会、报告、通知、通报,传送文件应及时、准确,认真登记并制作各种表格,发给相关客户的文件应做到谁接收谁签字,谁放放谁签字,并做好归档整理工作。

2]协调与客户之间的关系,加强横向沟通;

3]做好与客户有关各类文件的档案管理工作,并定期整理,以备随时查询及跟进;

4]接听客户投诉,做好相关记录,并及时解决投诉问题;

5]听客户工程报修电话,认真填写维修单,及时联系修复。

b.客户档案管理

客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。一般客户档案包括以下的资料:

1]收集客户公司资料

2]客户缴费记录包括各样应付之押金