行政公文与文书制作标准模板.docVIP

行政公文与文书制作标准通用模板

一、适用范围与常见应用场景

本模板适用于各级政机关、企事业单位、社会团体等组织开展行政工作时，需规范制作的各类公文与文书，包括但不限于通知、报告、请示、函、纪要、计划、总结等。具体应用场景涵盖：

上级单位对下级单位部署工作、传达指示（如《关于开展年度安全检查的通知》）；

下级单位向上级单位汇报工作、请求指示或批准（如《关于申请购置办公设备的请示》）；

平级单位或不相隶属单位之间商洽工作、询问或答复问题（如《关于项目合作事宜的函》）；

单位内部记录会议情况、明确工作分工（如《部门周工作例会纪要》）；

对阶段性工作进行总结、规划未来任务（如《2023年度行政工作总结》）。

二、文书制作标准化流程

（一）准备阶段：明确需求与基础信息

确定文种与发文目的

根据具体事务性质选择合适的文种（如“请示”用于请求批准，“函”用于商洽），明确发文核心目的（是部署工作、汇报情况还是请求支持）。

收集与核实基础信息

收集涉及的时间、地点、人物、数据、政策依据等关键信息，保证内容真实、准确（如数据需经部门负责人审核，政策需注明文号及发布单位）。

确定主送与抄送范围

明确文书的主送机关（需执行或知晓内容的单位）和抄送机关（需知晓内容但不需执行的单位），避免多头主送或遗漏相关单位。

（二）拟稿阶段：规范格式与内容组织

遵循公文格式规范

一般由“发文机关+事由+文种”组成（如“公司办公室关于2024年节假日放假安排的通知”），简洁明确，不超过50字；

主送机关：顶格书写，后加冒号，多个单位间用顿号分隔；

开头说明发文依据或目的，主体阐述具体事项（分条列项时用“一、”“（一）”“1.”“（1）”序号），结尾提出要求或请求（如“请遵照执行”“妥否，请批示”）；

附件：如有附件，在下空一行注明“附件：1.X”，附件名称后不加标点；

发文机关与成文日期：右下方署发文机关全称（或规范化简称），成文日期用阿拉伯数字标注（如“2024年3月15日”，加盖公章时日期一般右空四字）。

语言表达要求

使用规范的书面语，避免口语化、歧义表述；逻辑清晰，层次分明；数据、名称、时间等要素需前后一致。

（三）审核阶段：多层把关与修改完善

部门初审

拟稿人完成初稿后，提交至本部门负责人审核，重点检查内容是否符合部门职责、数据是否准确、流程是否合规。

交叉复核

涉及多部门协作的文书，需送相关部门会签（如《关于举办职工培训的通知》需经人力资源部审核培训方案），确认职责分工与资源保障是否明确。

终审签发

根据文书重要性，由单位分管领导或主要领导终审（如涉及重大事项或对外发布的文书需经单位主要负责人签发），审核通过后定稿。

（四）定稿阶段：校对、用印与登记

最终校对

对定稿内容进行全文校对，检查格式（字体、字号、行距等）、标点、附件、成文日期等是否规范无误（如一般用三号仿宋_GB2312字体，行距28磅）。

规范用印

加盖公章时，保证公章清晰、端正，压成文日期（骑年盖月），不得出现“印章盖歪”“未压日期”等错误。

发文登记

在《发文登记簿》中记录文号、标题、主送机关、发文日期、份数、经手人等信息，便于后续查询与归档。

（五）归档阶段：整理与保管

分类整理

按文书类型（如通知、请示）、年度、部门等分类，装入档案盒，标注“单位2024年行政文书-通知类”。

电子备份

将文书扫描成PDF格式（与纸质版一致）存储于单位内部服务器或指定云端，备份时注明“2024-03-15-通知-扫描件”。

借阅管理

建立文书借阅登记制度，借阅需经部门负责人批准，明确借阅期限（一般不超过3个工作日），到期及时归还。

三、常用文书模板示例

（一）通知类模板

[发文机关全称]文件

[发文字号，如：X办发〔2024〕5号]

关于开展2024年度安全隐患排查工作的通知

各部门、各分支机构：

为贯彻落实上级单位《关于加强安全生产工作的通知》（X安发〔2024〕3号）要求，切实消除安全隐患，保障单位财产和人员安全，现决定开展2024年度安全隐患排查工作，有关事项通知

一、排查范围

单位办公区域、生产车间、仓库、食堂、消防设施等所有场所。

二、排查内容

消防设施：灭火器、消防栓、应急照明等是否完好有效；

电气安全：线路是否老化、插座是否超负荷使用；

用电管理：是否违规使用大功率电器、下班是否断电；

消防通道：是否畅通无杂物堆积。

三、工作要求

各部门需于2024年3月25日前完成自查，填写《安全隐患排查表》（见附件），报送至安全管理部*处；

安全管理部将对各部门自查情况进行抽查，对未按要求整改的部门予以通报批评；

排查中发觉重大隐患需立即上报，并采取临时防控措施。

[发文机关全称]（盖章）

2024年3月15日

（二）请示类模板

[发文机关全称]文件

[发文字号，如：X请〔2024〕8号]

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