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会议活动组织与执行协议书

第一章总则

1.1合同编号

本协议编号为__________。

1.2协议双方

1.2.1甲方：__________（以下简称“甲方”）

1.2.2乙方：__________（以下简称“乙方”）

1.3协议目的

本协议旨在明确甲乙双方在会议活动组织与执行过程中的权利、义务和责任，保证会议活动的顺利进行。

1.4协议有效期

本协议自双方签字盖章之日起生效，至会议活动结束后_______日内失效。

1.5协议内容

本协议内容包括但不限于会议活动策划、筹备、执行、安全保障、费用结算等。

1.6协议保密

甲乙双方对本协议内容及会议活动相关信息均负有保密义务，未经对方同意，不得向任何第三方泄露。

第二章会议活动策划

2.1策划内容

2.1.1甲方提供会议主题、目标人群、预期规模等基本信息。

2.1.2乙方根据甲方提供的信息，制定详细的会议活动策划方案，包括但不限于会议日程、场地选择、演讲嘉宾邀请、宣传推广等。

2.2策划流程

2.2.1乙方在收到甲方提供的信息后_______日内，向甲方提交初步策划方案。

2.2.2甲方对初步策划方案进行审核，并在_______日内提出修改意见。

2.2.3乙方根据甲方意见修改策划方案，并在_______日内提交最终策划方案。

第三章会议活动筹备

3.1场地预订

3.1.1乙方负责联系并预订符合会议要求的场地。

3.1.2场地预订费用由甲方承担。

3.2嘉宾邀请

3.2.1乙方根据会议主题和内容，邀请相关领域的专家学者、企业代表等担任演讲嘉宾。

3.2.2邀请嘉宾的费用由甲方承担。

3.3物资准备

3.3.1乙方负责会议所需的各类物资准备，包括但不限于音响设备、投影仪、桌椅、指示牌等。

3.3.2物资采购费用由甲方承担。

第四章会议活动执行

4.1会议签到

4.1.1乙方负责会议签到工作，保证参会人员准确无误。

4.1.2签到过程中，乙方应提供必要的协助，保证会议顺利进行。

4.2演讲与互动

4.2.1乙方负责安排演讲嘉宾的演讲顺序和时间，保证会议议程的顺利进行。

4.2.2乙方应组织现场互动环节，提高参会人员的参与度。

4.3安全保障

4.3.1乙方负责会议现场的安全保障工作，包括但不限于人员疏导、设备维护、突发事件处理等。

第五章费用结算

5.1费用构成

5.1.1场地租赁费用

5.1.2嘉宾邀请费用

5.1.3物资采购费用

5.1.4人工费用

5.1.5其他相关费用

5.2费用结算

5.2.1乙方在会议活动结束后_______日内，向甲方提交费用结算清单。

5.2.2甲方在收到费用结算清单后_______日内，对费用进行审核并支付。

5.3付款方式

5.3.1甲方可通过银行转账、支票等方式支付费用。

5.4争议解决

若甲乙双方在费用结算过程中出现争议，应友好协商解决；协商不成的，可提交仲裁机构仲裁或向有管辖权的人民法院提起诉讼。

第六章会议资料与宣传

6.1资料准备

6.1.1乙方根据甲方要求，准备会议所需的资料，包括但不限于会议议程、演讲稿、参会指南等。

6.1.2乙方保证所有资料的内容准确无误，并在会议前向参会人员发放。

6.2宣传推广

6.2.1乙方制定会议宣传计划，包括线上线下多种渠道。

6.2.2乙方负责制作宣传材料，如海报、邀请函、社交媒体内容等。

6.2.3乙方负责发布会议信息，包括活动日期、地点、嘉宾信息等。

6.3媒体合作

6.3.1乙方寻求与媒体的合作，包括但不限于新闻发布、专题报道等。

6.3.2乙方负责与媒体沟通，保证会议信息的准确传播。

第七章技术支持与服务

7.1技术设备

7.1.1乙方负责会议所需的音视频设备、网络设备等的技术支持。

7.1.2乙方保证所有技术设备的正常运行，并在会议前进行测试。

7.2技术服务

7.2.1乙方提供现场技术支持服务，包括设备操作、故障排除等。

7.2.2乙方保证技术服务的及时性和有效性。

7.3网络直播

7.3.1若甲方要求进行网络直播，乙方负责直播系统的搭建和运营。

7.3.2乙方保证直播画面和声音质量，并监控直播过程中的技术问题。

第八章参会人员服务

8.1参会人员接待

8.1.1乙方负责会议现场参会人员的接待工作，包括签到、引导、咨询等。

8.1.2乙方保证参会人员得到及时、友好的服务。

8.2餐饮安排

8.2.1乙方根据甲方要求，安排会议期间的餐饮服务。

8.2.2乙方保证餐饮质量符合参会人员的期望。

8.3住宿安排

8.2.1乙方协助参会人员安排住宿，包括酒店预订、交通安排等。

8.2.2乙方保证住宿条件的舒适性和安全性。

第九章后续服务

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