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文档编辑格式规范统一模板使用指南

一、适用范围与应用场景说明

本模板旨在解决企业、团队或个人在文档编辑中因格式不统一导致的阅读体验差、排版混乱、协作效率低等问题。适用于以下场景：

企业内部文件：管理制度、工作流程、年度报告、会议纪要等正式文档；

项目相关文档：项目计划书、需求规格说明书、测试报告、验收文档等；

产品与培训资料：产品说明书、用户手册、培训课件、技术白皮书等；

对外合作文件：合作协议、投标方案、商务函件等需规范呈现的文档。

通过统一格式规范，可保证文档专业度一致，降低跨部门、跨人员协作时的沟通成本，提升信息传递效率。

二、格式规范模板操作流程详解

（一）第一步：获取模板文件

模板来源：从企业内网“文档规范库”或团队共享文件夹最新版《文档编辑格式统一模板》（文件名格式：[部门]-[文档类型]-模板_v[版本号].docx，如“行政部-管理制度模板_v2.0.docx”）。

版本确认：核对模板版本号（位于模板首页页脚），保证使用最新版本，避免旧版本格式差异。

（二）第二步：填写文档基础信息

打开模板后，首先填写“文档基础信息表”（模板首页表格），必填项如下（示例）：

字段名

填写说明

示例

文档编号

按部门规则编写，如“XZ-2024-001”

XZ-2024-001

文档标题

简洁明确，不超过30字

《员工考勤管理制度》

所属部门

编制文档的部门全称

行政部

编制人

填写真实姓名（模板中用*号代替）

*明

审核人

部门负责人或指定审核人

*华

批准人

公司分管领导或最高负责人

*强

版本号

初版为“V1.0”，修订依次递增

V1.0

生效日期

文档正式启用日期

2024-03-01

密级

公开/内部/秘密/机密（默认“内部”）

内部

关键词

3-5个核心关键词，用分号分隔

考勤；请假；加班

（三）第三步：设置格式规范

根据模板内置的“格式样式”编辑内容，具体规范

1.标题层级格式

层级

格式要求

示例

一级标题

居中，黑体，二号，加粗，段前段后间距1行

第一章总则

二级标题

左对齐，黑体，三号，加粗，段前段后间距0.5行

第一条制定目的

三级标题

左对齐，楷体，GB2312，四号，加粗，段前段后间距0.5行

1.1适用范围

首行缩进2字符，宋体，GB2312，小四，1.5倍行距

为规范公司考勤管理……

2.特殊内容格式

列表：有序列表用“1.、2.、3.”，无序列表用“?”（插入→符号→Wingdings字体中的“?”）；

表格：三线表（表头加粗，无左右边框，表内横线仅底部和表头），表题位于表格上方，居中，五号黑体（如“表2-1考勤类型及说明”）；

图片：图片居中，题注位于图片下方，居中，五号宋体（如“图3-1考勤流程图”），图片分辨率不低于300dpi；

公式：用公式编辑器插入，居中对齐，编号右对齐，格式如“（1-1）”。

（四）第四步：插入页眉页脚与页码

页眉：页眉内容为“公司名称+文档标题”（如“科技有限公司员工考勤管理制度”），宋体，五号，居中；

页脚：页脚为页码，格式为“第X页共Y页”（如“第1页共5页”），宋体，五号，右对齐；

页边距：上2.54cm、下2.54cm、左3.17cm、右3.17cm（默认Word页边距）。

（五）第五步：保存与提交

文件命名：按“[文档编号]-[文档标题]-版本号”格式保存，如“XZ-2024-001-员工考勤管理制度-V1.0.docx”；

格式检查：使用“审阅→文档检查”功能，保证无格式错误（如多余空格、样式冲突）；

提交流程：通过企业OA系统或指定邮箱提交，同时抄送部门负责人及文档归档管理员。

三、文档格式规范模板表格示例

（一）文档基础信息表（模板首页）

文档编号

_________________

版本号

_________________

文档标题

_________________

密级

□公开□内部□秘密□机密

所属部门

_________________

生效日期

____年__月__日

编制人

_________________

关键词

_________________

审核人

_________________

文档类型

□制度□方案□手册□其他

批准人

_________________

（二）格式规范表（模板样式说明）

层级/元素

中文字体

西文字体

字号

颜色

对齐方式

特殊格式

行距

段前段后间距

一级标题

黑体

-

二号

黑色

居中

加粗

单倍

1行

二级标题

黑体

-

三号

黑色

左对齐

加粗

单倍

0.5行

三级标题

楷体_GB2312

-

四号

黑色

左对齐

加粗

单倍

0.5行

宋体_GB2312

TimesNewRoman

小四

黑色

两端对齐

首行缩进2字符

1.5倍

0行

表题

黑体

-

五