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适用情形
本工具适用于企业内部各部门因工作需要申请新增、更换或维修办公设备时使用，具体包括但不限于：新员工入职需配置基础办公设备（如电脑、打印机等）；现有设备因老化、故障无法满足工作需求；部门业务扩展需增购专项设备（如投影仪、扫描仪等）；以及办公设备耗材（如硒鼓、纸张）的常规补充等。通过规范化的申请流程，保证采购行为合理、合规，提高资源使用效率。
操作流程
第一步：明确需求与填写申请
需求确认：申请人根据实际工作需要，确定所需办公设备的名称、规格型号、数量、预估单价及总价，并明确申请理由（如“新入职员工办公用”“旧设备故障无法修复需更换”等）。
填写表单：登录企业办公系统或《办公设备采购申请表》，如实填写以下信息：
申请人基本信息：姓名（*）、所在部门、联系方式（办公电话）；
设备详细信息：设备名称、规格型号、品牌（若有要求）、数量、单位、预估单价、总价；
申请事由：详细说明采购原因、设备用途及必要性；
预算来源：填写对应的预算科目（如“部门办公经费”“专项业务费”等）。
附件准备：若涉及设备更换，需附上旧设备的报废说明或故障检测报告；若为新增设备，需附部门负责人签字的需求确认单。
第二步：部门内部审核
申请人提交：填写完整的申请表及附件提交至部门负责人处。
部门负责人审核：部门负责人核对申请内容的合理性（如设备是否为工作必需、数量是否恰当、预算是否在部门可控范围内），审核通过后签字确认；若不通过，需注明原因并退回申请人修改。
第三步：跨部门会签（如需）
若采购金额超过部门权限或涉及资产配置标准（如单台设备金额超过5000元），需提交至行政部（或资产管理部门）进行会签：
行政部审核设备是否符合企业资产配置标准、是否存在闲置设备可调剂使用；
财务部审核预算是否充足、是否符合企业财务制度。
会签部门需在2个工作日内完成审核并反馈意见。
第四步：审批权限流转
根据采购金额及设备类型，按以下权限审批：
金额在1000元以下：部门负责人审批；
金额在1000-5000元：部门负责人+行政部审批；
金额在5000元以上：部门负责人+行政部+分管副总审批。
审批人需在申请表“审批意见”栏签字确认，明确是否同意采购。
第五步：采购执行与登记
采购实施：审批通过后，行政部（或采购部）根据申请表内容进行采购，优先选择企业合作供应商或通过公开比价方式确定供应商，保证设备性价比。
到货验收：设备到货后，申请人、行政部共同进行验收，核对设备名称、规格型号、数量及质量是否与申请一致，验收合格后签署《设备验收单》。
资产登记：行政部将验收合格的设备录入企业资产管理系统，分配资产编号，并更新设备台账，保证账实相符。
申请表单模板
企业办公设备采购申请表
基本信息
申请人
*（姓名）
所在部门
联系方式
（办公电话）
申请日期
年月日
设备申请信息
设备名称
（如：联想台式电脑、HP激光打印机等）
规格型号
（如：ThinkCentreM900t、HPLaserJetProM404n等）
品牌（若有要求）
数量
台
单位
（台/套/个等）
预估单价（元）
预估总价（元）
申请事由
（请详细说明采购原因、设备用途及工作必要性，可另附页）
预算信息
预算来源
（如：部门办公经费、2024年专项业务费等）
预算科目代码
（若有）
附件清单
（请在□内打“√”，可另附页）
□旧设备报废/故障说明
□部门负责人需求确认单
□其他：
审批流程
部门负责人意见
签字：__________日期：__________
行政部意见
签字：__________日期：__________
财务部意见（如需）
签字：__________日期：__________
分管副总意见（如需）
签字：__________日期：__________
验收与登记
申请人验收签字
签字：__________日期：__________
行政部验收签字
签字：__________日期：__________
资产编号
（由行政部填写）
填写要点
信息真实准确：申请人需保证所填设备名称、规格型号、数量等信息与实际需求一致，避免因信息错误导致采购不符或资源浪费。
理由充分具体：申请事由需明确设备与工作的关联性，如“为支持新项目开展，需增购2台便携式投影仪用于客户会议”，避免模糊表述（如“工作需要”）。
预算合理合规：预估单价需参考市场行情或企业历史采购数据，预算来源需符合企业财务制度，不得虚报、瞒报预算。
提前规划流程：建议申请人提前3-5个工作日提交申请，预留充足时间审核及采购，避免因流程延误影响工作进度。
验收及时规范：设备到货后，申请人需配合行政部完成验收，验收合格后方可签署单据，保证设备质量及数量符合申请标准。
资产妥善保管：验收登记后，申请人需负责设备的日常保管与维护，设
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