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质量处理与预防措施记录表（通用工具模板）

一、适用场景与行业背景

本记录表适用于各类企业及组织在质量管理体系运行过程中，对发生的质量进行系统性处理、原因分析及预防措施制定的规范化管理场景。具体包括但不限于：

制造业：产品功能不达标、批次性质量问题、生产过程违规导致的；

工程建设：施工工艺缺陷、材料不合格、验收环节疏漏引发的质量问题；

服务业：服务流程失误、客户投诉集中的质量事件；

其他行业：如医药、食品、电子等需严格质量控制领域的质量异常处理。

通过标准化记录，可保证处理流程清晰、责任明确，同时为后续预防措施提供数据支撑，避免同类问题重复发生。

二、记录表填写与使用流程

本记录表的使用需遵循“发生→信息收集→原因分析→措施制定→实施跟踪→效果验证”的闭环管理流程，具体步骤

步骤1：基本信息登记

发生后，现场负责人或发觉人*需在1小时内完成基础信息登记，保证关键信息不遗漏：

填写发生时间（精确到分钟）、具体地点（如车间、产线、施工区域等）；

明确涉及的产品/服务名称、批次号、规格型号及数量；

简要描述现象（如“产品外观划痕”“混凝土强度不达标”等）；

记录现场初步判定的等级（轻微、一般、重大、特别重大，可根据企业标准划分）；

登记发觉人、报告人及联系方式（内部联系方式，如分机号）。

步骤2：详细情况调查与证据收集

质量管理部门牵头，组织生产、技术、安全等相关人员成立调查小组，在24小时内开展深入调查：

收集物证：留存不合格品、现场照片、视频监控记录、检测报告等原始证据；

调查人证：访谈操作人员、班组长、质检员*等相关人员，记录口供（需签字确认）；

梳理流程：核查发生环节的操作规程、设备运行记录、工艺参数等是否符合标准；

初步判定直接原因（如设备故障、操作失误、材料缺陷）及潜在原因（如培训不足、制度缺失）。

步骤3：原因分析与责任认定

调查小组通过“鱼骨图”“5Why分析法”等工具，从“人、机、料、法、环、测”六个维度系统分析根本原因，并明确责任主体：

根本原因分析：需区分直接原因与间接原因（如“操作员未按规程作业”直接原因，“新员工未完成岗前培训”间接原因）；

责任认定：根据调查结果，明确主要责任部门（如生产部、采购部）及责任人*（如操作员、班组长），避免“模糊责任”或“集体无责”；

填写“原因分析”栏时需具体、客观，避免使用“可能”“大概”等模糊表述。

步骤4：处理措施与预防方案制定

针对原因，制定即时处理措施（纠正措施）及长期预防措施（预防措施），保证措施可执行、可验证：

纠正措施：针对已发生的质量问题，明确不合格品的处理方式（如返工、报废、降级使用）、客户赔偿方案（如适用）、相关责任人考核标准等；

预防措施：针对根本原因，提出具体改进方案（如修订操作规程、增加设备点检频次、开展专项培训、优化供应商管理流程等），明确措施目标（如“3个月内同类发生率降为0”）；

措需明确责任部门、责任人*、完成时限及验收标准。

步骤5：措施实施与跟踪验证

责任部门需按计划落实措施，质量管理部门全程跟踪进度：

责任人*每周反馈措施实施进展，记录“实施过程”（如“已完成操作规程修订，已组织全员培训2场次”）；

措施完成后，由质量管理部门组织验收，通过现场核查、数据对比（如后续3个月发生率统计）等方式验证效果；

验收结果需由验收人*（如质量经理、技术总监）签字确认，未达标的需重新制定措施。

步骤6：记录归档与持续改进

处理完成后，将本记录表及相关证据（照片、报告、培训记录等）整理归档，纳入企业质量档案：

归档信息需完整，包括“基本信息→调查分析→措施实施→验证结果”全流程资料；

定期（如每季度）回顾质量记录，分析高频问题类型，优化质量管理体系，实现持续改进。

三、质量处理与预防措施记录表（模板）

一、基本信息

发生时间

年月日时分

地点

涉及产品/服务名称

批次号/订单号

现象描述

（可附页，需简明扼要说明具体质量问题）

等级

□轻微□一般□重大□特别重大

直接经济损失预估

发觉人*

报告人*

联系方式（内部）

二、调查情况

调查小组

（成员姓名+部门，如：（质量部）、（生产部））

调查时间

年月日至年月日

调查方式

□现场核查□访谈□数据分析□其他

物证/证据清单

（如：不合格品照片3张、设备运行记录1份、质检报告编号X）

相关人员访谈记录

（简述关键信息，如操作员*称“未开启防护装置因未培训”）

三、原因分析

直接原因

（具体说明，如：设备传感器故障，导致参数监控失灵）

间接/根本原因

（从人、机、料、法、环、测分析，如：设备维护规程未明确传感器更换周期，维护人员未识别老化风险）

责任部门

□生产部□质量部□采购部□设备部□其他______

主要责任人*

次要责任人*

四、纠正与预防措施

纠正措施（针对已