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单据流转管理办法

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司内部各类业务单据的流转过程，明确各环节职责，确保信息传递的准确性、及时性与完整性，提高工作效率，强化内部控制，防范运营风险，依据国家相关法律法规及公司实际运营需求，特制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于公司内部所有与经营管理活动相关的单据，包括但不限于采购申请单、入库单、出库单、销售单、费用报销单、付款申请单、借款单等。公司各部门及全体员工在处理单据相关业务时，均须遵守本办法规定。

第三条基本原则

单据流转管理应遵循以下原则：

（一）合规性原则：单据的格式、内容、签署及流转程序必须符合国家法律法规及公司内部规章制度要求。

（二）准确性原则：单据所载信息必须真实、准确、完整，避免错填、漏填、涂改。

（三）及时性原则：单据应在业务发生后及时填制、传递，避免延误，确保业务流程顺畅。

（四）清晰性原则：单据填写应字迹清晰（或打印规范），要素齐全，流转路径明确。

（五）安全性原则：确保单据在流转过程中的安全，防止丢失、损毁或非授权获取。

（六）可追溯性原则：单据流转的各环节应有明确记录，确保每一笔业务均可追溯。

第二章单据设计与填制

第四条单据设计

（一）公司各类标准单据格式由相关职能部门（如财务部、行政部或各业务主管部门）根据业务需要统一设计或选用。

（二）单据设计应包含必要要素，如单据名称、编号、填制日期、业务发生日期、涉及部门/人员、事由、数量、金额、相关附件、签署栏等。

（三）新增或修订单据格式，需履行相应审批程序，并及时通知相关使用部门。

第五条单据填制

（一）单据填制人应为本业务的直接经办人或指定负责人。

（二）填制单据时，应使用公司规定的标准格式，内容真实、完整、准确，字迹清晰，不得潦草。如采用电子单据，应确保录入信息准确无误。

（三）金额大小写必须一致，数量、单价、金额等计算应准确无误。

（四）需填写附件的，应注明附件名称及数量，并确保附件齐全、合规。

（五）单据填制错误时，应重新填制，不得随意涂改、挖补。如确需更正，应采用规范的更正方法（如划线更正并加盖更正人印章或签名），电子单据按系统规定操作。

（六）单据填制完成后，填制人应进行自查，确保无误后提交相关人员审核。

第三章单据审核与签批

第六条审核责任

单据审核是确保业务真实性、合规性和数据准确性的关键环节。各级审核人员对其审核内容的真实性、合规性负责。

第七条审核内容

审核主要包括以下方面：

（一）合规性审核：业务是否符合公司规章制度及审批权限，单据是否符合规定格式。

（二）完整性审核：单据要素是否齐全，附件是否完整、有效。

（三）真实性审核：业务内容是否真实发生，数据是否准确，有无虚构或夸大。

（四）逻辑性审核：单据各项目之间的逻辑关系是否合理。

第八条签批流程

（一）根据业务性质和金额大小，公司应制定明确的单据签批权限及流程。

（二）单据应按照规定的签批顺序逐级上报审核、签批。未经必要审核环节，不得进入下一流程。

（三）签批人应在其权限范围内进行审批，对不符合规定的单据，有权拒绝签批并退回，并说明理由。

（四）签批人应签署全名及日期，电子签批应符合公司电子签名管理规定。

（五）对于有异议的单据，审核人应及时与填制人沟通核实，必要时要求其补充说明或提供佐证材料。

第四章单据传递与分发

第九条传递要求

（一）单据经审核签批后，应按照业务流程及时传递至下一责任部门或人员。

（二）传递过程中，应确保单据安全、完整，防止污损、遗失。

（三）提倡电子化传递，以提高效率、减少差错。电子单据的传递应通过公司指定的信息系统进行。

（四）重要或大额单据可采用专人递送或挂号邮寄等方式，并做好交接记录。

第十条接收与确认

（一）接收单据时，接收人应核对单据的完整性、合规性，并在接收记录上签字确认（纸质或电子）。

（二）如发现单据不符合要求，接收人有权拒收，并及时退回原传递部门或人员，说明拒收原因。

第十一条分发与使用

（一）对于需要多部门或多人使用的单据（如发票、入库单等），应由指定部门或人员负责复印（或系统分发）和分发。

（二）分发时应注明分发对象和用途，确保各相关方获取所需信息。

第五章单据归档与保管

第十二条归档责任

单据的归档保管工作由相关业务部门及财务部门共同负责，确保单据的系统性、安全性和可查阅性。

第十三条归档范围

所有经过流转的业务单据及其附件，均应按照规定进行整理、装订和归档。

第十四条归档要求

（一）单据应在业务处理完毕后及时进行整理、编号、装订。

（二）归档单据应分类存放，建立清晰的索引目录，便于查阅。

（三）电子单据应按照公司电子档案管理规定进行存储、备份，确保数据安全和长期可读。

（四）归档保存期限应符合国家档案管理规定及公司财务制度要求，重要单据应永久保存。