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财务报销凭证与审批流程标准模板
一、适用范围与典型应用场景
本模板适用于各类企业、事业单位及社会组织的员工费用报销管理，涵盖差旅费、办公费、业务招待费、交通费、通讯费、会议费、培训费等常见报销类型。典型应用场景包括：员工因公出差产生的交通、住宿、补助费用；日常办公采购的文具、设备耗材支出；业务拓展中的客户接待、礼品赠送费用；公司组织会议、培训产生的场地、物料、人员费用等。通过标准化流程，保证报销合规、高效，保障企业资金安全与财务数据准确性。
二、财务报销全流程详解
（一）报销申请发起
员工需在费用发生10个工作日内（特殊情况可延长至15个工作日，需提前向部门负责人说明原因），通过企业OA系统、财务系统或线下提交报销申请，明确报销类型及事由。
（二）原始凭证整理
票据收集：取得合规原始凭证，包括但不限于增值税发票（电子发票需打印并注明“已报销”字样）、行程单、机票、车票、付款凭证、消费清单等。
票据检查：核对发票抬头（需为公司全称）、税号（与公司统一社会信用代码一致）、金额、开票日期、项目内容是否准确无误；发票需加盖发票专用章，无涂改、破损。
分类粘贴：按费用类型分类整理，同类票据按时间顺序排列，使用《原始凭证粘贴单》（见模板四）规范粘贴，避免褶皱、重叠，每张票据注明费用发生时间、事由及经办人。
（三）填写《费用报销单》
根据整理好的原始凭证，准确填写《费用报销单》（见模板一），内容包括：
基本信息：报销人姓名、所属部门、报销日期、费用归属期间；
报销明细：按费用项目逐项填写（如“差旅费-交通费”“办公费-采购耗材”），注明单价、数量、金额，小写合计需与大写合计一致；
附件信息：注明原始凭证张数及《原始凭证粘贴单》编号；
报销事由：简明扼要说明费用发生原因、目的（如“项目调研差旅费”“会议场地租赁费”）。
（四）部门负责人审核
报销人将填写完整的《费用报销单》及原始凭证提交至部门负责人*，部门负责人需在2个工作日内完成审核，重点确认：
费用发生的真实性、合理性（是否符合业务需求及公司费用标准）；
报销金额是否在部门预算范围内；
审核通过后，在“部门负责人审批”栏签字确认；若不通过，需注明退回理由并反馈给报销人。
（五）财务部门审核
部门负责人审核通过后，报销人将材料提交至财务部门，财务专员*在3个工作日内完成审核，重点检查：
原始凭证合规性（发票真伪、抬头税号、印章等）；
报销单填写完整性（有无漏填、错填，大小写金额是否一致）；
费用标准执行情况（如差旅住宿标准、交通补贴标准是否超限）；
预算匹配度（若涉及预算管控，确认费用是否在可用预算内）。
审核通过后，财务专员在“财务审核”栏签字；审核不通过的，注明退回原因（如“发票抬头错误”“超标准报销”），退回报销人修改。
（六）领导审批
根据报销金额及公司授权体系，提交至对应领导审批：
金额≤5000元：由财务负责人*审批；
5000元＜金额≤20000元：由分管副总*审批；
金额＞20000元：由总经理*审批。
领导需在2个工作日内完成审批，确认费用必要性及预算合规性，在“领导审批”栏签字。
（七）出纳付款
审批完成后，报销人将《费用报销单》提交至出纳*，出纳核对审批流程完整性及金额准确性，确认无误后：
现金报销：当场支付现金，要求报销人签字确认；
银行转账：在1个工作日内将款项转入报销人指定银行账户，并记录转账信息。
（八）账务处理与归档
出纳付款后，财务专员在2个工作日内完成账务处理，将报销单、原始凭证、审批单等资料按月分类归档，保存期限不少于5年（涉及税务凭证的保存期限按税法规定执行）。
三、各环节操作指南与要点
（一）原始凭证整理要点
发票类型：根据费用性质选择对应发票（如办公用品需开具货物类发票，服务费需开具服务类发票）；电子发票需至公司财务系统备查，纸质版需打印并标注“已报销”，避免重复报销。
特殊票据：境外费用需提供海关税务证明、翻译件；会议费需附会议通知、议程、参会人员名单；业务招待费需注明接待对象、事由及人数。
粘贴规范：每张票据左上角对齐粘贴在《原始凭证粘贴单》指定区域，超出部分可折叠，但关键信息（如金额、发票代码）需清晰可见，每张票据下方注明“费用发生日期+事由”，如“2023-10-01北京-上海高铁票”。
（二）《费用报销单》填写规范
费用项目：按公司《费用管理办法》规定的科目填写（如“差旅费”下分“交通费”“住宿费”“伙食补助费”），不得自定义简称。
金额计算：报销明细需逐行填写，不得合并填写（如“交通费500元”需拆分为“高铁票300元、出租车费200元”）；补助类费用（如伙食补助）需注明补贴标准及天数（如“100元/天×3天=300元”）。
签字栏：所有签字需手写签名，不得打印或代签；部门负责人、财务、领导审批意见需明确“同意”或“不同意”，并注明
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