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采购流程标准化执行方案

一、适用范围与典型应用场景

本方案适用于企业各类采购业务场景，包括但不限于：

日常运营采购：办公用品、生产辅料、服务类采购（如保洁、维修）等常规性、低价值采购；

项目专项采购：研发项目所需设备、工程材料、市场活动物料等一次性、高价值采购；

紧急采购：生产突发故障急需备件、疫情防控应急物资等时效性要求高的采购；

集中采购：多部门通用物资（如IT设备、标准件）的批量采购，以降低成本、提升效率。

通过标准化流程，可规范采购行为，控制采购风险，保证采购活动合规、高效、透明。

二、标准化操作流程与执行要点

（一）需求提报与初审

执行主体：需求部门专员、部门负责人、采购专员

操作步骤：

需求发起：需求部门填写《采购需求申请表》（详见模板1），明确采购物品/服务名称、规格型号、数量、用途、预算金额、期望交付时间等关键信息，附件需包含技术参数（如适用）、历史采购记录（如有）等支持性文件。

部门初审：需求部门负责人审核需求的合理性（如是否必要、预算是否在部门额度内），签字确认后提交至采购部门。

采购复核：采购专员核对需求信息完整性，重点审查：

预算是否符合公司财务制度；

是否存在更优替代方案（如现有库存、租赁可行性）；

是否属于“三重一大”事项（需集体决策的采购）。

复核通过后进入下一环节；不通过则反馈需求部门修改。

关键输出：《采购需求申请表》（初审版）

（二）采购计划与审批

执行主体：采购经理、财务部、分管领导、总经理（按权限）

操作步骤：

制定计划：采购专员根据复核后的需求，制定《采购计划表》（详见模板2），明确采购方式（公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等）、采购时间节点、潜在供应商范围等。

多部门联审：

财务部审核预算匹配度、资金支付计划；

采购部审核采购方式合规性（如达到招标限额必须招标）；

分管领导审核采购对业务的影响（如生产物资需评估交付周期对生产计划的影响）。

最终审批：根据采购金额及公司权限，提交至相应层级领导审批（如10万元以下由分管领导审批，10-50万元由总经理审批，50万元以上需提交董事会审议）。

关键输出：《采购计划表》（审批版）

（三）供应商寻源与选择

执行主体：采购专员、供应商评估小组（含技术、质量、采购人员）

操作步骤：

供应商寻源：

公开招标：通过公司招标平台、行业媒体发布招标公告，邀请不少于3家合格供应商参与；

邀请招标：从合格供应商库中选取不少于3家符合资质的供应商发出邀请；

紧急采购：可直接联系过往合作优质供应商，需保留比价记录。

资质审核：要求供应商提供营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业生产许可证）、过往业绩证明等，保证其具备履约能力。

供应商评估：组织评估小组从价格（30%）、质量（25%）、交付（20%）、服务（15%）、资质（10%）五个维度打分，形成《供应商评估表》（详见模板3），选择综合得分最高的供应商。

结果公示：采购结果在公司内部公示（如OA系统），公示期不少于3个工作日，无异议后确定成交供应商。

关键输出：《供应商评估表》、《采购结果公示文件》

（四）合同签订与交期跟踪

执行主体：采购专员、法务部、供应商、需求部门

操作步骤：

合同拟定：采购专员根据采购结果拟定《采购合同》（详见模板4），明确标的物名称、规格、数量、单价、总价、交付时间与地点、验收标准、付款方式、违约责任等核心条款。

法务审核：法务部审核合同条款的合法性、严谨性，重点关注知识产权、保密条款、争议解决方式等，出具《合同审核意见书》。

合同签署：经双方确认无误后，由授权代表签字盖章（公司章需加盖合同专用章），合同原件至少留存2份（采购部、财务部各1份）。

交期跟踪：采购专员定期与供应商沟通生产/备货进度，提前3天提醒供应商发货，保证按期交付；如遇延迟，要求供应商提供解决方案，必要时启动备用供应商。

关键输出：《采购合同》（签字版）、《合同审核意见书》、《交期跟踪记录》

（五）验收与入库

执行主体：需求部门、质检部门（如需）、仓库管理员、采购专员

操作步骤：

到货核对：供应商交付货物时，仓库管理员核对送货单与合同信息（名称、数量、型号），确认无误后签收。

质量验收：

简易物资（如办公用品）：由需求部门现场验收，确认外观、数量无误；

重要物资（如生产设备、原材料）：由质检部门按照《质量验收标准》（附件1）进行检测，出具《质检报告》；

服务类采购（如工程服务）：由需求部门根据服务完成情况签署《服务验收单》。

入库登记：验收合格后，仓库管理员填写《入库单》（详见模板5），更新库存台账；不合格物资则填写《拒收单》，通知采购专员与供应商协商退货/换货。

验收确认：需求部门、采购专员在《验收单》上签字确认，作为付款依据。

关键输出：《入库单》、《质检报告》（如需）、《验收单》

（六）付款