联系单范本范文.docxVIP

联系单范本

一、联系单的核心构成要素

一份标准的联系单通常包含以下核心要素，这些要素共同确保了信息的完整性、准确性和可追溯性：

1.标题（Title）：简明扼要地概括联系单的核心内容或事由，让人一目了然。

2.编号（SerialNumber）：为联系单赋予唯一的识别编号，便于分类、归档和查询。编号规则可根据组织内部管理需求设定。

3.日期（Date）：填写联系单发出的具体日期，精确到日。

4.主送单位/部门/人（To）：明确接收联系单并需主要处理或知晓该事项的单位、部门或个人全称。

5.抄送单位/部门/人（CC-CarbonCopy）：列出需要知晓该联系单内容的其他相关单位、部门或个人全称。

6.发件单位/部门/人（From）：填写发出联系单的单位、部门或个人全称，并可注明具体联系人。

7.事由/主题（Subject/Reason）：更详细地阐述联系的目的和核心议题，是对标题的补充。

8.详细内容（Details/Description）：这是联系单的主体部分，需清晰、准确、有条理地陈述具体事项、背景情况、问题、请求、建议或需要传达的详细信息。可分点阐述以增强可读性。

9.附件（Attachments）：如有支撑性文件、数据、图表等，应在此列出附件名称及数量，便于接收方查阅。

10.处理意见/要求（HandlingSuggestions/Requirements）：明确提出希望对方采取的行动、给予的答复、或达成的共识等。

11.签批栏（ApprovalSection）：根据组织流程，设置必要的审批签字区域，如发件部门负责人签字、相关领导审批等。

12.联系方式（ContactInformation）：提供发件方的有效联系方式（如电话、邮箱），以便接收方就相关事宜进行沟通。

13.备注（Remarks）：用于填写其他需要补充说明的事项。

二、联系单范本示例

以下提供一个通用的联系单范本，使用者可根据实际需求进行调整和删减。

---

[公司/单位名称]联系单

标题：[关于XX事项的协调/请示/告知/确认]

编号：[例如：XM-LX-年份-序号或部门代码-年份-序号]

日期：[YYYY年MM月DD日]

主送：[填写具体部门或个人全称]

抄送：[填写相关部门或个人全称，如有多个，分行列出或用顿号隔开]

发件：[填写本部门或个人全称]

联系人：[您的姓名]

联系方式：[您的办公电话或邮箱]

事由：[详细说明本次联系的具体原因和目的]

详细内容：

[在此处详细阐述事件背景、具体情况、存在问题、需要协调的内容、或需告知的信息等。可分点叙述，确保逻辑清晰、信息完整。]

1.[具体事项一/情况描述一]

2.[具体事项二/情况描述二]

3.[相关数据或依据简述，如适用]

...

附件：(如有)

1.[附件一名称]

2.[附件二名称]

...

处理意见/要求：

[明确提出希望对方如何处理，例如：请贵部门研究并于X月X日前给予书面回复；请协助解决XX问题；请周知相关人员等。]

签批：

部门负责人意见：

日期：

:---------------

:-----------

:-----

:

（签字）

分管领导意见：

日期：

（签字）

（其他必要审批）

日期：

（签字）

备注：

[填写其他需要特别说明的事项，如无则填写“无”或留空。]

---

三、使用说明与注意事项

1.清晰准确：内容表述应清晰、准确、简洁，避免模糊不清或易产生歧义的词语。涉及专业术语时，确保使用规范。

2.目的明确：联系单的目的应单一且明确，一份联系单尽量只涉及一个核心议题，便于对方处理和跟踪。

3.对象恰当：准确选择主送和抄送对象，避免信息传递冗余或遗漏关键方。

4.编号规范：建立统一的编号规则，便于管理和检索。编号一旦确定，不宜随意更改。

5.及时流转：联系单填写完毕并审批后，应及时送达相关方，确保工作的时效性。

6.留痕存档：无论是纸质版还是电子版联系单，均应妥善保存，作为工作往来的凭证。对于重要事项，建议采用书面形式并要求签收。

7.语气得体：根据联系事项的性质和对象，使用恰当、专业的书面语言。

8.附件完整：若有附件，确保附件材料齐全，并在联系单中清晰列明。

9.审批流程：严格遵守组织内部的审批流程，确保联系单的权威性和合规性。

10.灵活调整：本范本为通用版本，实际使用中，可根据组织规模、业务特点及具体沟通需求，对栏目进行增删或调整。例如，对于简单的内部告知类联系单，签批栏可适当简化。

四、灵活调整与定制建议

不同行业、不同规模的组织，其业务流程和管理需求存在差异。因此，在实际应用中，可对上述范本进行针对性调整：

*