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采购合同管理制度

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司采购合同管理，明确各部门在采购合同订立、履行、变更、终止等环节的职责，防范合同风险，保障公司合法权益，降低采购成本，提高采购效率，依据国家相关法律法规及公司内部管理规定，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司及所属各单位（以下统称“公司”）所有对外采购货物、服务或工程所涉及的合同管理活动。除非另有特殊规定，公司各类采购合同的订立、履行、变更、解除、纠纷处理及合同档案管理等，均须遵守本制度。

第三条基本原则

采购合同管理应遵循以下原则：

（一）合法合规原则：合同的订立、履行等全过程必须遵守国家法律法规及行业规范。

（二）平等自愿、公平诚信原则：与合同相对方在平等互利的基础上进行协商，恪守诚实信用。

（三）预算控制原则：采购合同的签订应以经批准的采购预算为基础。

（四）风险控制原则：对合同签订前的调研、谈判、文本审核，合同履行中的跟踪，以及合同纠纷的处理等环节进行风险评估与控制。

（五）效益优先原则：在保证质量和合规的前提下，追求采购性价比最大化。

第二章组织与职责

第四条管理部门及职责

公司采购合同管理实行统一领导、分级负责的管理体制。

（一）采购部门：是采购合同的归口管理部门，负责采购需求的核实、供应商的选择与评估、采购谈判、合同文本的拟定（或根据标准文本填写）、合同履行的跟踪与协调、合同资料的收集与归档等工作。

（二）法务部门/岗位：负责对采购合同的合法性、合规性、完整性及风险点进行审核；提供合同法律支持，参与重大或复杂合同的谈判；协助处理合同纠纷。

（三）财务部门：负责对采购合同中的付款方式、价格、税务条款等进行财务审核；根据合同约定办理付款事宜；参与合同价格的审核。

（四）需求部门：负责提出明确、合规的采购需求；参与供应商的考察与评估（如需）；协助进行合同标的的验收；及时反馈合同履行过程中与需求相关的问题。

（五）公司管理层：根据权限对采购合同进行审批。

第五条职责划分补充

各相关部门应加强沟通协作，确保采购合同管理流程顺畅高效。对于跨部门的采购项目，应明确主责部门和配合部门，避免职责不清。

第三章采购合同的订立

第六条合同订立前准备

（一）采购需求确认：需求部门应根据实际需要，提出明确、具体的采购需求，包括品名、规格、数量、质量标准、交付时间、服务要求等，并按规定履行审批手续。

（二）供应商选择与评估：采购部门应根据采购需求，通过合适的采购方式（如招标、询价、竞争性谈判等）选择合格的供应商，并对供应商的资质、信誉、履约能力、财务状况等进行评估。

（三）价格确认：采购部门应通过比价、议价等方式，与供应商协商确定合理的采购价格。大额或重要采购项目的价格确认应附有充分的市场调研依据。

第七条合同谈判

对于重要或复杂的采购项目，采购部门应组织相关部门（如法务、财务、需求部门）与供应商进行合同谈判。谈判内容应包括合同标的、数量、质量、价格、履行期限、交货地点、付款方式、违约责任、争议解决方式等核心条款。谈判过程应有记录。

第八条合同文本

（一）公司应逐步建立和完善标准采购合同文本体系。凡有标准文本的，应优先使用标准文本。

（二）对于无标准文本或特殊采购项目，由采购部门根据谈判结果拟定合同草案，或要求供应商提供合同草案。

（三）合同文本应内容完整、条款明确、逻辑清晰、用语规范，避免使用模糊或易产生歧义的词句。

第九条合同审核

（一）合同草案拟定后，采购部门应将合同草案及相关附件（如供应商资质文件、报价单、技术协议等）提交法务部门/岗位进行法律审核。

（二）法务部门/岗位应重点审核合同的合法性、合规性、条款完整性、权利义务对等性、违约责任明确性及争议解决方式的适当性等。

（三）财务部门应对合同中的付款方式、票据要求、税务处理、成本控制等财务相关条款进行审核。

（四）审核部门应在规定时限内完成审核，并出具明确的审核意见。采购部门应根据审核意见对合同草案进行修改。

第十条合同审批与签署

（一）修改后的合同文本，由采购部门按照公司合同审批权限逐级报请审批。审批人应仔细审阅合同内容，对合同的可行性、经济性、风险控制等方面进行把关。

（二）经审批通过的合同，由公司法定代表人或其授权委托人签署。授权委托人必须在授权范围内行使签署权。

（三）合同签署应使用公司公章或合同专用章。印章的使用应符合公司印章管理规定。

（四）合同签署应一式多份，确保合同各方均持有正本。

第四章采购合同的履行

第十一条合同履行的跟踪

采购部门是合同履行跟踪的主要责任部门，应密切关注合同履行情况，确保供应商按照合同约定提供产品或服务。需求部门应配合采购部门进行合同履行的跟踪，并及时反馈相关信息。

第十二条标的物的验收

（一）供应商交付标的物（货物或服务成果）后，需求部门或其指