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会议记录管理办法
一、总则
会议记录管理办法旨在规范会议记录的格式、流程与保存，确保会议内容准确、完整、系统地记录，并便于后续查阅、落实与追溯。本办法适用于公司内部所有类型会议的记录工作，包括但不限于部门例会、项目研讨会、专题分析会等。
二、会议记录的职责与分工
（一）会议记录的编制者
1.每次会议应由指定人员担任记录员，通常由会议组织者或指定部门人员担任。
2.记录员需提前熟悉会议议程，确保记录内容覆盖所有议题。
（二）会议记录的审核与归档
1.记录员完成初稿后，应提交会议主持人或相关负责人审核，确保内容准确无误。
2.审核通过后，由指定部门（如行政部或综合管理部）统一归档管理。
三、会议记录的内容与格式
（一）基本要素
1.会议名称与编号：明确会议主题及唯一标识，如“2023年第四季度销售策略研讨会（编号：2023-S4-01）”。
2.会议时间与地点：记录具体日期、开始与结束时间，以及召开场所。
3.参会人员：列出所有出席人员姓名及职务，缺席人员需注明原因。
4.会议主持人及记录员：明确各自姓名与职责。
（二）记录要点
1.议题讨论：按议程逐项记录，包括发言要点、决策结果及行动项。
2.数据与图表：如涉及数据对比或图表说明，需标注来源或关键结论。
3.异议与补充：记录不同意见及后续补充说明，保持客观性。
（三）格式规范
1.使用统一模板，按时间顺序逐条记录，避免口语化表述。
2.关键决策需加粗或标注“决议”字样，便于查阅。
四、会议记录的流程管理
（一）会前准备
1.记录员提前获取会议议程，了解讨论重点。
2.如需准备记录工具（如录音设备），需提前确认并征得参会人员同意。
（二）会中记录
1.实时记录发言内容，避免遗漏关键信息。
2.对于重要数据或决策，需反复核对确认。
（三）会后处理
1.在24小时内完成记录初稿，并发送给参会人员确认。
2.根据反馈修改完善，最终版本需在3个工作日内归档。
五、会议记录的保存与查阅
（一）保存方式
1.电子版：存储于公司指定云盘或文档管理系统，按年份分类。
2.纸质版：存放在档案柜中，由专人管理。
（二）查阅权限
1.仅限授权人员可查阅，需按需申请。
2.记录内容涉及保密信息时，需严格遵守保密协议。
六、附则
（一）记录员需定期接受培训，确保记录质量。
（二）本办法由综合管理部负责解释，并根据实际需求调整更新。
一、总则
会议记录管理办法旨在规范会议记录的格式、流程与保存，确保会议内容准确、完整、系统地记录，并便于后续查阅、落实与追溯。本办法适用于公司内部所有类型会议的记录工作，包括但不限于部门例会、项目研讨会、专题分析会等。
二、会议记录的职责与分工
（一）会议记录的编制者
1.每次会议应由指定人员担任记录员，通常由会议组织者或指定部门人员担任。
(1)记录员需提前熟悉会议议程，确保记录内容覆盖所有议题。
(2)记录员应具备良好的倾听能力、文字表达能力和时间管理能力，确保在会议过程中高效完成记录任务。
2.记录员需提前准备记录工具，如笔记本、笔或录音设备（如需，需提前征得参会人员同意），并确保设备电量充足、功能正常。
（二）会议记录的审核与归档
1.记录员完成初稿后，应提交会议主持人或相关负责人审核，确保内容准确无误。
(1)审核内容包括会议要素是否齐全、记录内容是否完整、关键决策是否明确、语言表达是否规范等。
(2)主持人或相关负责人需在2个工作日内完成审核，如有疑问应及时与记录员沟通，必要时要求补充或修改。
2.审核通过后，由指定部门（如行政部或综合管理部）统一归档管理。
(1)归档时需按年份、季度或会议类型进行分类，并建立索引目录，方便后续查找。
(2)电子版记录需存储在安全可靠的服务器或云盘，并设置访问权限，确保信息安全。
三、会议记录的内容与格式
（一）基本要素
1.会议名称与编号：明确会议主题及唯一标识，如“2023年第四季度销售策略研讨会（编号：2023-S4-01）”。
(1)会议名称应简洁明了，反映会议主题。
(2)编号规则需统一，例如“年份-部门缩写-序列号”，确保唯一性。
2.会议时间与地点：记录具体日期、开始与结束时间，以及召开场所。
(1)时间记录需精确到分钟，例如“2023年10月26日09:00-10:30”。
(2)地点记录应包括会议室名称或具体地址，如“3号会议室”或“公司总部大楼5层”。
3.参会人员：列出所有出席人员姓名及职务，缺席人员需注明原因。
(1)出席人员需按姓氏笔画或职务高低排序，便于查阅。
(2)缺席人员需注明请假事由，如“张三（请假）”。
4.会议主持人及记录员：明确各自姓名与职务。
(1)主持人姓名及职务需与实际一致，确保记录的权威性。
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