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合同签订及管理标准化模板

一、合同签订及管理的适用场景

本标准化模板适用于各类企业、事业单位及社会组织的合同全生命周期管理，具体场景包括但不限于：

商业合作场景：如采购与销售合同、服务外包合同、技术开发合同、委托代理合同等；

劳动关系场景：劳动合同、劳务派遣协议、保密协议等；

资产处置场景：房屋租赁合同、设备买卖合同、知识产权转让合同等；

项目合作场景：工程承包合同、项目合作框架协议、联合开发协议等；

其他需要明确双方权利义务的法律文件场景。

二、合同签订及管理的标准化操作流程

（一）合同签订前准备阶段

需求梳理与立项

业务部门根据实际需求（如采购、合作、服务等），明确合同标的、数量、质量标准、履行期限、预算金额等核心要素；

填写《合同立项申请表》（见表1），经部门负责人审核后，报上级主管领导审批，保证合同目标与公司战略及经营计划一致。

合作方资质审查

通过“国家企业信用信息公示系统”“信用中国”等官方渠道查询合作方的基本信息（营业执照、经营范围、注册资本等）；

核查合作方的专业资质（如行业许可证、ISO认证等）、履约能力（财务报表、过往合作案例）及信用记录（涉诉信息、失信信息）；

要求合作方提供加盖公章的营业执照复印件、法定代表人身份证明书及授权委托书（如由代理人签署），保证合同主体合法有效。

合同文本起草

根据合作类型选用对应的合同模板（如采购合同模板、服务合同模板），或参照《中华人民共和国民法典》《合同法》及相关行业法规起草文本；

合同内容需包含核心条款：当事人信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限地点方式、违约责任、争议解决方式、生效条件等；

涉及特殊事项（如保密条款、知识产权归属、不可抗力等）需另行约定，保证条款无歧义、权责清晰。

（二）合同签订中执行阶段

内部审批流程

起草完成的合同文本需依次通过业务部门负责人（审核业务可行性）、法务部门（审核法律风险及条款合规性）、财务部门（审核价款支付条款及税务影响）、分管领导（审核整体效益）审批；

重大合同（如金额超过[具体金额标准，如100万元]或涉及核心业务）需提交总经理办公会或董事会审议，审批意见需在《合同审批表》（见表2）中书面记录。

双方协商与修订

由业务部门或法务部门与合作方就合同条款进行协商，重点沟通价款、履行期限、违约责任等核心条款；

协商一致的修订内容需在合同文本中修改（双方法定代表人或授权代理人需签字确认修改处），并形成《合同修订记录表》（见表3），作为合同附件。

签署与用印

合同经双方审批无误后，按照“先文本后用印”原则，由法定代表人或授权代理人签署（需核对授权委托书范围）；

加盖合同专用章或公章（严禁以部门章代替），印章使用需在《印章使用登记表》中记录，注明合同编号、用印日期、用印人等信息；

签署完成的合同文本至少一式两份（正本+副本），双方各执一份，电子版同步存档至公司合同管理系统。

（三）合同签订后管理阶段

合同归档与登记

合同签署后3个工作日内，由行政部或档案管理部门将合同正本、审批表、修订记录、资质证明等资料整理归档，建立《合同台账》（见表4），登记合同编号、名称、签约方、金额、履行期限、归档日期等信息；

电子档案需加密存储，设置访问权限，保证信息安全。

履行跟踪与监控

业务部门为合同履行第一责任人，按月跟踪合同进度（如交付时间、验收情况、付款节点等），填写《合同履行跟踪表》（见表5）；

出现履行异常（如逾期交货、质量不合格等）时，需及时上报分管领导，并与合作方协商解决方案（如延期、违约赔偿等），形成《合同履行异常处理记录》。

变更、终止与归档

合同履行过程中需变更的，由双方协商一致后签订《合同变更协议》，履行原审批流程并归档；

合同到期或终止后，业务部门需完成款项结算、资料交接等后续工作，并在《合同台账》中标注“已终止/已履行完毕”；

合同档案保存期限：一般合同不少于5年，重大合同不少于10年（法律法规另有规定的从其规定）。

三、合同管理常用模板表格

表1：合同立项申请表

合同编号

立案部门

立案日期

合作方信息

名称：

统一社会信用代码：

地址：

联系人及电话：

合同基本信息

标的：

数量/规模：

履行期限：

预算金额：

立项理由

（说明合作背景、必要性及预期效益，可附附件）

部门负责人意见

签字：日期：

分管领导意见

签字：日期：

表2：合同审批表

合同编号

合同名称

签约方

金额（元）

业务部门审核意见

（审核业务可行性、条款完整性）签字：日期：

法务部门审核意见

（审核法律风险、合规性）签字：日期：

财务部门审核意见

（审核价款支付、税务影响）签字：日期：

分管领导审批意见

签字：日期：

总经理/董事会意见

（重大合同需填写）签字：日期：

表3：合同修订记录表

合同编号

修订日期

修订条款

原内容

修订后内容

修订