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合同管理标准化工具：合同审核及归档

一、适用工作场景与对象

本工具适用于企业内部各类业务合同（如采购合同、服务合同、销售合同、租赁合同等）的全生命周期管理，覆盖合同发起、多部门审核、合规把控、签署归档等关键环节。主要使用对象包括：业务部门合同发起人、法务专员、财务专员、部门负责人、行政归档人员等，旨在通过标准化流程提升合同管理效率，降低法律风险，保证合同资料完整可追溯。

二、标准化操作流程详解

（一）合同发起与信息录入

操作主体：业务部门合同发起人（如经理、专员）

操作内容：

（1）根据业务需求确定合同类型（如“采购合同”“技术服务合同”），选择对应模板库中的标准合同范本；

（2）填写《合同基本信息表》（详见模板一），准确录入合同编号、合同名称、甲乙双方主体信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人、地址等）、合同标的、金额、履行期限、主要权利义务条款、附件清单等核心信息；

（3）合同初稿及相关支撑材料（如报价单、技术规格书、对方资质证明等），提交至部门负责人进行初审。

操作要点：

合同编号需按企业规则统一编制（如“年份-部门代码-合同类型序号”，例如“2024-CG-001”）；

乙方主体信息需核对营业执照等资质文件，保证与签约方一致；

涉及金额、数量、履行时间等关键条款不得留空，需明确具体数值。

（二）部门初审（业务合规性审核）

操作主体：业务部门负责人（如*总监）

操作内容：

（1）审核合同内容是否与业务需求一致，标的、数量、质量标准等是否满足项目要求；

（2）检查合同条款中商务条件（如价格、付款方式、交付时间）是否符合公司政策；

（3）确认附件材料是否完整（如技术协议、验收标准等），与合同是否冲突。

输出成果：

审核通过：在《合同审核意见表》（详见模板二）中填写“同意初审”，流转至法务部门；

审核不通过：注明修改意见（如“付款方式需调整为‘验收后30日内支付’”），退回业务部门修改后重新提交。

（三）法务复审（法律合规性审核）

操作主体：法务专员（如*律师）

操作内容：

（1）审核合同主体是否具备相应民事行为能力（如企业营业执照是否在有效期内、法定代表人身份是否真实）；

（2）检查合同条款是否合法合规，重点排查违约责任、争议解决方式、知识产权归属、保密条款等是否存在法律风险；

（3）对比标准合同范本，审核是否存在“霸王条款”或对本公司显失公平的条款。

输出成果：

审核通过：填写“法务审核通过”，流转至财务部门；

存在风险：出具《法律风险提示函》，列明具体风险点（如“争议解决约定管辖法院不明确，建议修改为‘甲方所在地有管辖权的人民法院’”），业务部门修改后重新提交法务审核。

（四）财务复核（财务条款审核）

操作主体：财务专员（如*会计）

操作内容：

（1）审核合同金额、计价方式、税费承担等是否符合公司财务制度；

（2）检查付款条件、进度节点、结算方式是否与预算匹配，是否存在资金支付风险；

（3）确认合同中涉及发票的类型（如增值税专用发票）、开具时间及合规性要求。

输出成果：

复核通过：填写“财务审核通过”，流转至公司分管领导（或授权审批人）进行终审；

复核不通过：注明财务意见（如“付款比例过高，建议首付款不超过30%”），退回业务部门调整。

（五）终审与签署

操作主体：公司分管领导/总经理（如*总）

操作内容：

（1）根据合同金额、重要程度，审批合同是否符合公司战略及经营要求；

（2）对重大合同（如金额超过万元或涉及核心业务）组织召开专题评审会，综合各部门意见后决策；

（3）终审通过后，签署《合同审批单》，授权业务部门安排合同用印及签署。

签署流程：

（1）业务部门根据审批通过的合同文本，制作正式合同（一式X份，甲乙双方各执X份，公司存档X份）；

（2）双方法定代表人或授权代表签字并加盖公司公章/合同专用章；

（3）签署完成后，业务部门收回乙方签字盖章的合同原件，同步扫描电子版存档。

（六）归档与管理

操作主体：行政归档人员（如*专员）

操作内容：

（1）在收到签署完成的合同后X个工作日内，完成资料整理：

合同正本（含附件、审批单、签署页等完整材料）；

合同电子版（扫描件命名规则：“合同编号-合同名称-签署日期”）；

（2）填写《合同归档清单》（详见模板三），录入归档编号、合同名称、存放位置、保管期限等信息；

（3）将合同正本存入指定档案柜（或电子档案系统），建立合同台账，定期更新合同履行状态（如“履行中”“已履行完毕”“已终止”）。

三、常用工具模板

模板一：合同基本信息表

合同编号

合同名称

甲方信息

名称：____________________统一社会信用代码：____________________法定代表人：____________________地址：____________________联系人：_