行政管理文件归档与管理制度.docVIP

行政管理文件归档与管理制度

一、制度适用范围与核心价值

本制度适用于各类企业、事业单位及社会组织的行政部门，用于规范日常行政管理活动中形成的各类文件从产生到归档的全流程管理。通过建立统一的归档标准和管理机制，解决行政文件分散存放、查找困难、版本混乱等问题，保证文件的完整性、安全性和可追溯性，为行政决策、历史查考及合规审计提供可靠依据，同时提升行政管理效率与规范化水平。

二、行政文件归档全流程操作指引

（一）文件收集：明确范围与责任

操作内容：

归档范围：涵盖行政管理活动中形成的具有保存价值的各类文件，包括但不限于：

综合管理类：年度工作计划/总结、请示报告、会议纪要、通知通报、规章制度等；

人事管理类：员工招聘录用、劳动合同、人事任免、奖惩记录、培训档案等；

财务管理类：行政经费预算、报销凭证、合同协议（行政类）、资产台账等；

后勤保障类：采购合同、固定资产登记、基建项目资料、安全检查记录等；

其他类：对外函件、印章使用记录、信访处理材料等。

责任分工：各部门指定专人（如某某）作为本部门文件管理员，负责本部门形成文件的初步收集；行政部档案管理员（某某）统筹协调全公司行政文件归档工作。

时间要求：文件办理完毕后3个工作日内，由部门文件管理员完成收集，保证“办结即归档”。

（二）文件分类：科学划分与编码

操作内容：

分类方法：采用“年度-问题分类法”，先按文件形成年度（如2024年），再按问题属性划分为一级类目（如综合管理类、人事管理类等），一级类目下可根据需要设置二级类目（如综合管理类下可分“会议文件”“制度文件”）。

类目代码：一级类目用两位拼音字母标识（如综合管理类=“ZH”、人事管理类=“RS”、财务管理类=“CW”、后勤保障类=“HQ”），二级类目用一位数字标识（如“会议文件”=“1”、“制度文件”=“2”）。

分类示例：2024年综合管理类会议文件，编码为“2024-ZH-1”。

（三）文件整理：规范内容与格式

操作内容：

内容核对：检查文件是否为最终定稿（草稿、修改稿不归档），、附件、审批手续是否齐全，页码连续无缺漏。

格式统一：

纸质文件：采用A4纸打印，左侧装订，去除金属夹、回形针等易锈蚀物品；

电子文件：保存为PDF格式（避免格式兼容问题），命名规则为“年度-类目代码-文件标题-流水号”（如“2024-ZH-会议纪要-001”）。

去除冗余：剔除文件中的空白页、临时便签等无关材料，保证归档内容精简有效。

（四）文件编号：唯一标识与登记

操作内容：

编号规则：全宗号-年度-类目代码-流水号（如“QZ-2024-ZH-001”，其中“QZ”为单位全宗号，由行政部统一编制）。

编号登记：使用《文件归档目录表》（详见第三部分）登记编号、文件标题、文号、形成日期等信息，保证每份文件有唯一“身份标识”。

编号示例：某公司全宗号为“QZ”，2024年综合管理类第1份会议纪要，编号为“QZ-2024-ZH-001”。

（五）文件装订与编目：形成案卷

操作内容：

装订要求：纸质文件采用三孔一线装订，厚度不超过2cm；超过2页的文件需填写“卷内备考表”（注明文件数量、页数、整理人、日期等），置于文件首页后。

编制目录：按编号顺序填写《文件归档目录表》，包含序号、文件标题、文号、形成日期、页数、密级、保管期限、存放位置等字段（详见第三部分表1），电子目录同步录入档案管理系统。

（六）移交归档：交接与入库

操作内容：

移交准备：部门文件管理员整理好装订成册的纸质文件及电子文件，填写《文件移交清单》（详见第三部分表2），注明移交部门、移交人、文件数量、移交日期等信息。

交接核对：行政部档案管理员（*某某）接收文件时，逐份核对文件与移交清单是否一致，检查编号、装订、目录是否规范，确认无误后双方签字确认，各执一份留存。

入库上架：档案管理员将纸质文件存入符合标准的档案柜（柜体标注年度、类目），电子文件备份至档案管理服务器，保证存放环境干燥、通风、防火、防潮。

三、常用归档管理工具表单

表1：行政文件归档目录表

序号

文件标题

文号

形成日期

页数

密级

保管期限

存放位置（柜-层-格）

备注

1

2024年度行政工作计划

XZ202401

2024-01-05

8

普通

10年

A-3-5

2

第三次行政办公会议纪要

XZ202402

2024-02-20

5

秘密

30年

B-1-2

含人事任免事项

3

办公用品采购合同（2024）

XZ202403

2024-03-15

12

普通

长期

C-2-4

表2：文件移交清单

移交部门

行政部

移交日期

2024年3月25日

移交人

*某某

接收人

*某某

序号

文件标题

文号

页数

1

2024年度行政工作计划

XZ202401

8

2

第三次行政办公会议纪要

XZ202402

5

3

办公