标准化会议记录与会议纪要撰写模板.docVIP

标准化会议记录与会议纪要撰写模板（通用版）

一、适用范围与应用场景

本模板适用于各类组织内部会议的记录与纪要撰写，涵盖企业、事业单位、项目团队、行业协会等多场景，尤其适用于需规范流程、明确责任、追溯决策的正式会议。典型应用场景包括：

战略规划会：明确年度目标、方向及资源分配；

项目推进会：同步进展、解决卡点、确认下一步计划；

跨部门协调会：对接职责、协同资源、推动跨领域合作；

问题复盘会：分析根因、总结经验、制定改进措施；

常规例会：周/月度工作汇报、任务分配及进度跟踪。

二、标准化撰写流程与操作步骤

（一）会前准备：奠定记录基础

明确会议核心目的

提前与会议组织者（如主持人、发起部门）确认会议主题、需解决的核心问题及预期成果，避免记录偏离方向。

收集会议背景资料

获取会议议程、上次会议纪要（如有）、相关背景材料（如项目方案、数据报告等），提前熟悉内容，记录关键信息点，便于会中快速捕捉重点。

准备记录工具与模板

根据会议性质选择记录形式（电子文档/纸质笔记本），提前打印或打开本模板表格，标注需重点填写的字段（如“决议事项”“负责人”等），保证记录结构化。

（二）会中记录：客观全面抓关键

记录基础信息（5分钟内完成）

按模板快速填写会议名称、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）、列席人员，保证信息完整无遗漏。

聚焦议题讨论过程

按“议题-讨论要点-结论”结构记录，每个议题单独分段；

区分“观点陈述”与“结论”：对关键发言（如经理提出的“需增加预算支持”）、不同意见（如主管与工程师的技术方案分歧）需标注发言人（用“某”代替，如“*总认为”），避免主观臆断；

无关细节（如重复发言、与主题无关的闲聊），聚焦“问题本质、解决方案、决策依据”。

明确决议与待办事项

对会议达成的共识（如“同意采用A方案”）、需执行的任务（如“30天内完成客户调研”）单独列出，标注“决议事项”“行动项”；

记录每个行动项的“负责人”“完成时间”“交付标准”（如“*工负责需求文档，12月15日前提交，需包含用户画像”），避免模糊表述（如“尽快”“尽快完成”）。

记录待解决问题与下一步计划

对未当场解决的争议、需进一步调研的事项，记录“问题描述”“下一步行动”（如“市场部需补充竞品数据，下次会议前提交”）。

（三）会后整理：规范输出纪要

核对信息完整性（1小时内完成）

会后立即回顾记录，对照会议录音（如有）或与主持人、参会人员核对关键信息（如决议内容、负责人姓名、时间节点），保证准确无误。

整理成正式纪要

按“会议基本信息-议题讨论与决议-待办事项-下一步计划”结构撰写，语言简洁、逻辑清晰；

决议事项用加粗或编号突出，待办事项表格化（见模板），便于追踪；

删除冗余内容（如口语化表达、无关讨论），保留核心结论与行动项。

审核与分发

纪要初稿完成后，提交主持人审核，确认内容无偏差；

经审核无误后，在24小时内通过邮件、企业等渠道分发至所有参会人员及相关部门，并抄送存档；

纪要文件命名规范：“会议名称-日期-版本号”（如“2024年度战略规划会01”）。

三、核心模板表格示例

表1：会议基本信息与参会人员表

字段

内容填写说明

示例

会议名称

需体现会议主题（如“2024年Q1产品迭代推进会”）

2024年Q1产品迭代推进会

会议时间

精确到“年/月/日上/下午时分-时分”

2024年3月15日14:00-16:00

会议地点

线上会议需注明平台（如“腾讯会议”+房间号），线下会议注明具体会议室

公司3楼第一会议室（线上：腾讯会议56）

主持人

填写实际主持人的职务+姓名（用“*某”代替）

*总监（）

记录人

填写记录人的职务+姓名（用“*某”代替）

*专员（）

应到参会人员

列出所有需参会人员（职务+姓名，用“*某”代替）

经理（）、主管（赵六）

实到参会人员

从应到人员中勾选实到人员

经理（）、主管（赵六）

缺席人员及原因

填写缺席人员（职务+姓名）及原因（如“出差”“请假”）

*专员（周七）：请假

列席人员

非核心参会但需知晓会议内容的人员（如特邀顾问、支持部门代表）

外部顾问某、IT部工程师

表2：议题讨论与决议事项表

议题编号

议题名称

讨论要点（简述关键观点及发言人）

结论/决议（明确最终方案）

负责人

完成时间

备注（如所需资源）

1.1

产品功能优先级排序

经理：用户反馈“支付功能”需求最高；主管：技术难度低，可优先上线；*工程师：需2周开发周期

同意优先开发“支付功能”，按“基础版-优化版”分阶段推进

*工

4月30日

需协调测试资源2人

1.2

市场推广预算分配

总监：总预算50万，线上投放占60%；经理：线下活动需增加20万；*主管：建议砍掉广告费，侧重内容营销

最终确定：线上投放30万（60%）、线