供应链采购流程合规性审查表.docVIP

供应链采购流程合规性审查表工具指南

一、适用场景与启动条件

本工具适用于企业供应链采购全流程的合规性管控，具体场景包括但不限于：

新供应商引入：首次合作的供应商需通过资质与履约能力合规审查；

大额/关键采购项目：单笔采购金额超过设定阈值（如年度预算5%）或涉及核心原材料的采购；

高风险品类采购：如特种设备、危险化学品、进口商品等需特殊许可的品类；

年度/季度合规抽检：定期对历史采购项目进行合规性复盘，排查流程漏洞；

审计/监管迎检：应对内外部审计或监管部门检查时，提供合规性佐证材料。

启动条件：采购需求审批通过后，由采购部门发起合规审查，涉及跨部门（如法务、财务、质量）协作的项目需同步通知相关方参与。

二、审查流程与操作指引

（一）准备阶段：明确审查依据与范围

收集审查依据：

内部制度：《公司采购管理办法》《供应商管理规范》《合同审批流程》等；

外部法规：《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国采购法》《反不正当竞争法》等；

特殊规定：针对行业监管要求（如医疗器械的《医疗器械监督管理条例》）、进口商品的关税政策等。

确定审查范围：

明确采购项目类型（如货物/服务/工程）、金额、供应商信息、合同关键条款等，保证覆盖“需求提报-供应商选择-合同签订-履约验收-付款结算”全流程。

（二）资料收集：整理必备审查材料

采购部门需按要求准备以下材料（清单可根据采购类型调整）：

采购需求申请表及审批记录；

供应商资质文件（营业执照、行业许可证、ISO认证、相关资质证书如3C认证等）；

供应商比价/招标文件（含三家以上报价单、招标过程记录、评标报告）；

采购合同草案及评审记录；

质量检测报告、验收报告（如已履约）；

反商业贿赂承诺书（供应商及采购负责人签字）；

其他特殊材料（如进口报关单、免税批文等）。

（三）分维度合规审查：逐项核查关键节点

1.供应商资质与能力审查

合法性：营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖本次采购内容，是否存在经营异常或严重违法记录（通过“国家企业信用信息公示系统”查询）；

专业性：是否具备行业特殊资质（如食品生产许可证、建筑施工资质），过往履约案例是否与本次采购项目匹配；

财务健康度：提供近一年财务报表，资产负债率是否超过警戒线（如70%），是否存在重大债务纠纷。

2.采购流程合规性审查

需求审批：采购需求是否经使用部门、财务部门、分管领导逐级审批，是否符合年度预算；

供应商选择：是否符合招标/比价/询价等规定方式（如50万元以上项目需公开招标），是否存在“围标串标”嫌疑（如报价规律异常、关联供应商）；

价格公允性：参考历史采购价、市场均价，确认本次采购价格是否合理，是否存在虚高或低价劣质风险。

3.合同条款合规性审查（法务部门主导）

主体信息：供应商名称、统一社会信用代码是否与资质文件一致，避免“假章”“假合同”；

核心条款：交货期、验收标准、付款方式、违约责任是否明确，是否符合公司合同模板要求；

风险规避：是否约定知识产权归属、保密条款、不可抗力处理机制，避免法律纠纷。

4.廉洁合规审查（纪检/审计部门参与）

利益冲突：采购负责人与供应商是否存在关联关系（如亲属、持股），需主动申报并回避；

商业贿赂：供应商是否提供回扣、礼品等不正当利益，采购过程是否透明（如保留谈判记录、邮件往来）；

审批权限：合同审批流程是否符合权限规定（如总经理审批金额阈值），是否存在越级审批。

（四）审查结论输出与整改

判定审查结果：

合规：所有审查项均符合要求，可进入合同签订或履约环节；

待改进：存在部分风险点（如合同条款需补充、供应商资质待更新），需整改后复检；

不合规：存在严重违规（如流程倒置、供应商资质造假），终止采购流程并启动追责。

出具审查报告：

记录审查过程、发觉问题、整改建议及责任人，由采购部门负责人、法务负责人、分管领导签字确认，存档备查。

（五）后续跟踪与动态更新

对“待改进”项目，采购部门需跟踪整改进度，保证问题闭环；

定期更新审查依据（如法规修订、制度更新），每半年优化审查表单；

建立供应商合规档案，记录其历史审查结果，作为后续合作参考。

三、合规性审查表模板

审查项目

审查标准

审查结果（合规/不合规/待改进）

问题描述与整改要求

责任人

整改期限

供应商营业执照

在有效期内，经营范围涵盖本次采购内容，无异常经营记录

张*

-

采购需求审批

经使用部门、财务部、分管领导三级审批，符合年度预算

李*

-

招标过程合规性

50万元以上项目公开招标，有3家以上有效报价，评标记录完整

王*

-

合同付款条款

约定分阶段付款，与履约进度挂钩，无预付款超额（如超30%）

赵*(法务)

-

反商业贿赂承诺

供应商及采购负责人签字确认，无关联利益关系

若采购负责人为供应商前员工，需补充回避说明

刘*(采购)

3个工