会议策划与执行清单检查表.docVIP

会议策划与执行清单检查表（通用工具模板）

一、适用场景与核心价值

本工具适用于各类企业内部会议（如年度战略会、项目启动会、部门例会）、外部会议（如客户交流会、行业研讨会、发布会）及混合型会议（如线上线下同步研讨会）。通过结构化清单覆盖会议全流程关键节点，可有效避免遗漏重要环节、明确责任分工、提升会议效率与效果，保证会议目标达成。无论是大型会议（500人+）还是小型会议（10人内），均可根据实际需求调整内容细节。

二、全流程操作步骤详解

会议策划与执行可分为“会前筹备、会中执行、会后总结”三大阶段，各阶段需按步骤逐一落实，保证每个环节可控、可追溯。

（一）会前筹备阶段（会议召开前1-4周，大型会议建议提前4-6周）

步骤1：明确会议核心目标与范围

确定会议主题（如“2024年Q3产品战略发布会”），明确需解决的核心问题（如“明确产品迭代方向、分配各部门任务”）；

定义会议预期成果（如“输出《Q3产品路线图决议》、签署《跨部门协作备忘录》”）；

确定参会人员范围（决策层、执行层、支持人员、外部嘉宾等），避免无关人员参会。

步骤2：制定会议基础信息

确定会议时间：考虑参会核心人员日程冲突，避开企业重大业务节点（如财年末、季度末），小型会议建议控制在1-2小时，大型会议不超过半天；

选择会议地点：优先选择交通便利、设施完善的场地（企业会议室、酒店会议厅等），需提前确认场地容量、投影设备、网络条件；线上会议需测试平台稳定性（如腾讯会议、Zoom），并提前告知参会者登录方式。

步骤3：编制会议议程与流程

细化会议环节：按“开场-主题分享-讨论-决策-总结”逻辑设计，明确每个环节的时长、内容、负责人（如“09:00-09:10开场致辞，主持人：*经理”）；

分发议程：提前3-5天将议程发送给参会者，附上相关材料（如会议背景、待讨论议题），要求提前准备。

步骤4：嘉宾邀请与沟通

内部嘉宾：通过OA系统或邮件发送邀请函，明确会议时间、地点、需准备的分享内容；

外部嘉宾：提前1-2周发送正式邀请函（可附会议背景、议程），确认行程安排，提供接待指引（如停车信息、联系人*）；

重要嘉宾需安排专人对接（如行政专员*），保证其顺利参会。

步骤5：物料与设备准备

物料清单：签到表、会议手册、议程单、笔、纸、资料袋（含会议材料、纪念品）、横幅/背景板（印会议主题）；

设备清单：投影仪、幕布、麦克风（无线+备用）、音响、电脑（预装PPT、测试播放）、激光笔、计时器、摄像头（线上会议）；

提前1天布置场地，调试设备，保证所有设备正常运行。

步骤6：人员分工与应急预案

明确分工：设立总协调（主管）、签到组（助理）、技术支持（工程师）、摄影记录（专员）、后勤保障（*行政）等角色，责任到人；

应急预案：制定设备故障（如备用电脑、麦克风）、嘉宾临时缺席（调整议程顺序）、人员超员（增补座位）等应对方案。

（二）会中执行阶段（会议当天）

步骤1：场地与设备最终确认

会议前2小时：工作人员到场，再次检查场地布置（桌签摆放、横幅悬挂）、设备调试（投影、音响、网络）；

准备签到用品：签到表、笔、电子签到设备（若有），设置签到处引导人员。

步骤2：参会人员签到与引导

提前30分钟开放签到，核对参会人员信息，发放会议资料袋（含议程、材料、笔）；

引导参会者入座，提醒重要嘉宾（如外部专家、公司领导）至预留座位；

线上会议：提前10分钟测试登录，提醒参会者开启摄像头/麦克风，开启等候室。

步骤3：会议流程控场

主持人开场：介绍会议主题、议程、时长要求，强调会议纪律（如手机静音、积极发言）；

严格控时：每个环节安排专人计时，超时前5分钟提醒发言人，保证议程按计划推进；

讨论环节：引导参会者围绕议题发言，避免偏离主题，对关键结论进行记录（如“*部门需在7月15日前提交方案”）。

步骤4：突发情况处理

设备故障：技术人员立即启动备用方案（如切换备用电脑、使用备用麦克风），主持人可临时插入互动环节缓解等待时间；

嘉宾迟到：若非核心嘉宾，可调整议程顺序；若为核心嘉宾，由主持人简要说明情况并推迟相关环节；

线上会议：若出现卡顿，提醒参会者切换网络，或临时转为语音模式，技术人员后台排查问题。

（三）会后总结阶段（会议结束后1-3个工作日）

步骤1：资料整理与归档

整理会议记录：根据现场记录和录音，整理《会议纪要》，明确决议事项、责任人、完成时限；

收集会议材料：汇总PPT、讨论稿、签到表、照片/视频等，分类存档（企业共享文件夹或云盘）；

线上会议：录制回放，剪辑重点片段，发送给未参会人员或需回顾的参会者。

步骤2：任务跟进与反馈

发送会议纪要：会议结束后24小时内发送给所有参会者，抄送相关领导，确认收到并反馈意见；

跟进任务：责任人按会议纪要要求推进工作，总协调定期（如每周）跟踪进度，保证任务按时完