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综合行政管理规范与流程模板
一、模板概述与适用范围
二、办公管理规范与操作流程
（一）适用场景
日常办公设备（如电脑、打印机、投影仪）及办公用品（如纸张、笔、文件夹）的采购、领用、维护、报废等全生命周期管理。
（二）操作步骤
需求提出：员工根据工作需要，填写《办公用品/设备采购申请表》，注明物品名称、规格、数量、用途及预估费用，经部门负责人签字确认后提交至行政部。
部门审核：部门负责人核实需求的必要性与合理性，保证符合部门预算及工作计划。
行政部复核：行政部对申请进行合规性检查（如是否为重复申领、是否在标准配置范围内），并汇总同类需求统一采购。
采购执行：行政部根据采购金额及公司制度，选择对应采购方式（如比价采购、招标采购），保证供应商资质合规、价格合理。
入库登记：物品到货后，行政部验收数量、质量并核对订单信息，登记《办公用品/设备台账》，标注入库日期、责任人及资产编号（如为固定资产）。
领用与发放：员工凭审批通过的申请表至行政部领用，签字确认后领用；行政部更新台账，保证“账实相符”。
日常维护：设备使用人负责日常清洁与简单维护，出现故障时及时报修，行政部协调技术人员处理并记录维修情况。
报废处置：设备/物品无法使用时，使用人提交《报废申请表》，说明报废原因，经行政部鉴定、财务部核价后，按公司流程进行报废处置（如变卖、销毁），并同步更新台账。
（三）模板表格
表1：办公用品/设备采购申请表
申请部门
申请人
联系方式
申请日期
物品名称
规格型号
单位
数量
用途说明（可附页）
部门负责人审批：
签字：
日期：
行政部审核：
签字：
日期：
总经理审批（如需）：
签字：
日期：
备注：
表2：办公用品/设备台账
资产编号
物品名称
规格型号
入库日期
使用部门
使用人
状态（在用/维修/报废）
备注
（四）关键执行要点
采购需优先选择定点供应商，保证性价比；
办公用品实行“按需申领、杜绝浪费”原则，非消耗品需以旧换新；
固定资产需粘贴资产标签，每季度盘点一次，保证账实一致；
报废设备需清除个人信息及公司数据，防止信息泄露。
三、会议组织全流程管理
（一）适用场景
公司各类会议（如周例会、月度总结会、专题研讨会、外部会议等）的筹备、召开、记录及后续跟进。
（二）操作步骤
会议发起：由会议组织者（部门负责人或项目组）填写《会议申请审批表》，明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程及所需物料（如投影仪、麦克风、会议资料）。
审批与协调：会议申请需提前2个工作日提交至行政部，由行政部协调会议室资源（避免时间冲突），并报请分管领导审批（如为公司级会议需报总经理审批）。
会前准备：
行政部提前布置会场（调试设备、摆放席卡、准备茶水等）；
组织者提前1天发送会议通知（含议程、资料），提醒参会人员准时出席。
会议召开：
主持人按议程主持会议，控制会议时间；
行政部负责签到、记录出勤情况，协助处理突发状况（如设备故障）。
纪要与归档：
行政部或指定人员记录会议要点（含决议事项、责任人、完成时限），会后24小时内整理成《会议纪要》，经主持人审核后分发至参会人员及相关部门；
原始资料（如签到表、会议PPT）由行政部归档保存，保存期限不少于3年。
事项跟进：责任部门按会议纪要要求推进工作，行政部每周跟踪进度，并在下次会议上通报完成情况。
（三）模板表格
表3：会议申请审批表
申请部门
申请人
联系方式
申请日期
会议主题
会议时间
年月日时分
会议地点
参会人员
会议议程（可附页）
所需物料
□投影仪□麦克风□白板□其他：
部门负责人审批：
签字：
日期：
行政部审核：
签字：
日期：
分管领导审批：
签字：
日期：
表4：会议纪要模板
会议名称
会议时间
年月日时分
会议地点
主持人
参会人员
记录人
会议主题
会议议程及内容：
决议事项：
序号
内容
责任部门/人
1
2
附件清单：
分发范围：
主持人签字：
记录人签字：
日期：
（四）关键执行要点
会议需明确目标，避免议题发散；
重要会议需提前测试设备，保证会议顺利进行；
会议纪要需“一事一议”，明确责任人与时限，避免议而不决；
保密性会议需签订《保密承诺书》，限制会议资料传播范围。
四、档案管理标准化流程
（一）适用场景
公司各类行政文件（如制度、合同、会议纪要、外来函件）、业务资料及历史档案的收集、整理、归档、借阅与销毁。
（二）操作步骤
文件分类：行政部根据文件类型（如行政类、人事类、财务类）、年度及密级（公开、内部、秘密）进行分类，编制《档案分类目录》。
整理与编目：
文件需去除夹子、回形针等金属物，按时间顺序排序；
每份文件标注档号（如“XZ-2023-001”，XZ代表行政类，2023为年份，001为流水号），填写《档案归档登记表》。
移交与归档：各部门于每
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