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采购申请审批流程模板成本控制实用工具

适用场景与价值

在企业日常运营中，采购活动涉及资金支出、资源调配及跨部门协作，若缺乏规范流程和成本控制工具，易出现预算超支、采购效率低下、资源浪费等问题。本工具适用于各类企业（尤其是制造业、服务业、零售业等）的常规采购场景，包括但不限于：办公用品采购、生产原材料采购、设备采购、服务外包采购等。通过标准化审批流程嵌入成本控制节点，可实现“事前预算审核、事中动态监控、事后分析优化”，有效降低采购成本，提升资金使用效率，同时保证采购活动的合规性与透明度。

全流程操作指引

第一步：采购申请发起（申请人：需求部门经办人）

操作内容：需求部门根据实际业务需求（如生产计划、办公需求等），填写《采购申请审批单》（模板见后），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、期望交付时间等核心信息。

成本控制关键点：预估单价需参考历史采购数据、市场行情或至少3家供应商报价，保证预算合理性；预算金额需符合部门年度预算，超预算部分需提前说明理由并附补充说明。

输出物：《采购申请审批单》（初稿）+相关附件（如需求说明、报价单截图等）。

第二步：部门初审（审批人：需求部门负责人）

操作内容：需求部门负责人审核采购需求的必要性（是否为业务必需、是否存在替代方案）及预算匹配度（是否在部门预算范围内）。若需求合理且预算合规，签字确认后流转至下一环节；若需修改，退回申请人调整。

成本控制关键点：重点核查“需求-预算”对应关系，避免重复采购或过度采购；对单价显著高于市场平均水平的采购，要求申请人补充比价依据。

输出物：部门负责人签字的《采购申请审批单》。

第三步：成本专项评估（审批人：成本控制专员/财务部）

操作内容：成本控制专员（或财务部）对采购申请进行成本效益分析，包括：

核对预估单价与历史采购价、市场公允价的差异，分析差异原因（如品牌溢价、批量折扣等）；

计算总预算占年度采购预算/部门预算的比例，评估对整体成本结构的影响；

判断是否存在成本优化空间（如是否可调整规格以降低单价、是否可合并同类采购等）。

成本控制关键点：对超预算10%以上的采购，需出具《成本评估报告》，说明必要性及优化建议；对战略物资或大额采购，建议引入第三方价格咨询。

输出物：《成本评估报告》（若有）+标注审核意见的《采购申请审批单》。

第四步：财务审批（审批人：财务负责人）

操作内容：财务部结合成本评估结果及公司财务政策，审批采购申请的预算合规性、资金支付计划及付款方式（如预付款比例、账期等）。重点关注：

是否符合“以收定支、量入为出”的预算原则；

供应商付款条件是否有利于公司现金流管理（如争取“先货后款”或延长账期）。

成本控制关键点：拒绝无预算、超预算且未获特殊审批的采购；对大额采购（如单笔超10万元），需复核成本评估数据的准确性。

输出物：财务负责人签字的《采购申请审批单》。

第五步：采购执行与供应商选择（执行人：采购部）

操作内容：采购部根据审批通过的申请，实施采购行为：

小额采购（如低于5万元）：从合格供应商库中选择1-2家比价，优先选择性价比高的供应商；

大额采购（如5万元以上）：组织至少3家供应商竞价或招标，形成《比价/招标记录表》，明确最终供应商选择理由（如价格、质量、交期、服务综合评分）。

成本控制关键点：严格执行“货比三家”原则，禁止“单一来源采购”除非有特殊说明（如专利产品）；签订采购合同时需明确价格条款、违约责任，避免后续增补成本。

输出物：《比价/招标记录表》+采购合同（草案）。

第六步：入库验收与成本核算（执行人：仓库/质检部+财务部）

操作内容：

仓库/质检部核对到货物品与采购申请的规格、数量、质量是否一致，验收合格后填写《入库单》；

财务部根据《入库单》、采购发票、合同条款，核算实际采购成本（包括单价、总价、运费、税费等），对比预算金额，分析差异（如价格波动、数量增减等）。

成本控制关键点：验收不合格的物品拒收，并要求供应商退换/退款；实际成本超预算需启动偏差分析，明确责任部门（如采购部未控制价格、需求部门变更需求等）。

输出物：《入库单》+《采购成本核算表》。

第七步：流程闭环与反馈（归口部门：采购部/财务部）

操作内容：采购部汇总采购全流程数据（申请、审批、成本、供应商表现等），形成《采购季度/年度分析报告》，反馈至管理层及相关部门，优化后续采购策略（如调整供应商库、修订预算标准等）。

成本控制关键点：定期分析“预算执行偏差率”“供应商价格竞争力”等指标，识别成本控制薄弱环节，推动持续改进。

输出物：《采购成本分析报告》。

采购申请审批单模板（含成本控制栏位）

基本信息

申请部门

*部

申请日期

年月日

申请人

*

联系方式

*

采购类型

□办公用品□生产原料□设备□服务外包