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销售合同管理与审批工具集使用指南

一、工具集概述与适用场景

本工具集专为销售团队、法务部门及企业管理者设计，旨在通过标准化模板与流程化工具，解决销售合同管理中常见的“审批效率低、条款风险高、履约跟踪难”等问题。

核心应用场景

多行业销售场景适配：适用于制造业产品销售（如设备采购）、服务业合同（如咨询服务）、快消品分销（如区域经销协议）等多种业务类型，支持标准化合同与定制化条款的灵活组合。

跨部门协同场景：连接销售、法务、财务、仓储等部门，实现合同起草、审批、签署、履约的全流程线上化，打破信息孤岛。

风险管控场景：通过法务预审条款库、财务金额校验、历史合同比对等功能，降低合同纠纷风险，保障企业权益。

效率提升场景：将传统纸质合同平均审批周期（5-7个工作日）缩短至2-3个工作日，减少人工传递误差，提升合同周转效率。

二、核心工具详解及操作步骤

（一）合同起草工具：从零构建合同框架

功能说明：提供标准化合同模板库，支持快速填写基础信息、配置核心条款，并自动合同文本，避免遗漏关键要素。

操作步骤

登录系统并进入“合同起草”模块

通过企业统一账号登录销售合同管理系统，选择“新建合同”按钮，进入起草界面。

选择合同类型与模板

系统按“产品销售”“服务外包”“经销代理”等场景分类展示模板，例如选择“产品销售合同”后，自动加载默认条款框架（如标的物描述、付款方式、违约责任等）。

若需定制模板，“高级选项”，可勾选“补充技术协议”“保密条款”等附加模块，或企业自有模板进行调用。

填写基础信息（必填项用*标注）

合同编号：系统按“年份（4位）+部门代码（2位）+流水号（3位）”自动（如2024-SALES-001），也可手动修改（需保证唯一性）。

签约双方信息：甲方（我方）信息自动带出企业认证数据；乙方信息需填写名称、统一社会信用代码、地址、联系人、电话（系统校验格式，非隐私信息仅用于业务联系）。

标的物与金额：填写产品名称/服务内容、规格型号、数量、单价（含/不含税）、总金额，系统自动计算小写金额并同步至大写金额栏（避免手动填写误差）。

配置核心条款

交付条款：选择“一次性交付”或“分期交付”，填写交付时间、地点、验收标准（可引用企业内部《产品验收规范》编号）。

付款条款：预设“预付款30%+到货款60%+质保金10%”等模板，或自定义分期节点、账户信息（系统关联财务部备案账户，避免错漏）。

违约责任：从法务条款库中选择“逾期付款按日万分之五支付违约金”“交付延迟按合同总额10%赔偿”等标准条款，或输入自定义内容（需法务预审通过）。

附件与保存草稿

“添加附件”，技术参数表、双方资质文件、补充协议等（支持PDF、Word、Excel格式，单文件不超过10MB）。

完成后“保存草稿”，系统自动合同预览稿，可在线编辑或导出为Word文档供线下预审。

（二）审批流程工具：多节点协同管控

功能说明：可视化配置审批链路，自动流转至责任人，实时跟踪审批进度，支持催办、驳回、会签等操作，保证合同合规性。

操作步骤

发起审批并设置流程

在合同起草页面“提交审批”，系统默认按“销售经理→法务专员→财务总监→总经理”节点流转，也可根据合同金额自定义流程（如金额≥50万元需增加总经理审批）。

填写审批意见（如“请法务重点审核付款条款”），勾选“同步抄送”人员（如销售总监、仓储负责人）。

各节点审批操作

销售经理审批：重点核对合同金额与订单一致性、交付时间与产能匹配度，通过后“同意”，流转至下一节点；若需修改，“驳回”并填写原因（如“交付时间超出客户要求，需与客户确认”），合同状态变更为“退回起草人”。

法务专员审批：审查条款合法性、权利义务对等性，系统自动比对“合同风险条款库”（如“定金”是否误写为“订金”），标注高风险条款并提示修改。通过后电子签章确认。

财务总监审批：核对付款方式是否符合财务制度、发票类型与税率匹配度，系统关联历史合同数据，预警“同一客户12个月内未回款合同”。

进度跟踪与催办

审批人可在“我的审批”页面查看待办合同，“查看详情”查看合同文本及审批意见；超时未审批（默认每个节点24小时），系统自动发送催办提醒至审批人及部门负责人。

起草人可实时查看审批进度（如“已至财务总监节点”），若遇卡点，“流程协调”联系管理员介入。

（三）合同签署工具：电子化高效履约

功能说明：集成第三方电子签章平台，支持多方在线签署，自动签署日志，保证合同法律效力，同时减少纸质打印与快递成本。

操作步骤

审批通过后发起签署

合同审批全部通过后，系统自动触发“签署待办”，签约方（乙方）收到短信/邮件通知（含签署），进入签署页面。

身份验证与签署操作

个人签署：乙方联系人输入姓名、身份证号，进行人脸识别验证后，在指定签署位置（如合同尾部“乙方签章”处）电子签章。

企业签署：