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团队协作与项目管理看板模板使用指南

一、看板工具的适用工作场景

在看板工具被广泛应用于需要可视化工作流、实时同步进度、提升团队协作效率的场景中，具体包括但不限于：

多项目并行管理：当团队同时推进2个及以上项目时，可通过看板清晰区分各项目任务，避免资源冲突和优先级混乱。

跨部门协作任务：涉及设计、开发、测试、运营等多部门配合的复杂任务（如产品上线、市场活动），看板能明确各部门职责节点，减少沟通成本。

敏捷开发迭代：在Scrum或Kanban开发模式中，看板可作为任务“可视化”的核心工具，实时跟踪“待办-进行中-已完成”的流转状态。

日常任务优先级管理：对于需要动态调整任务优先级的团队（如客服响应、临时需求处理），看板可帮助团队聚焦高价值任务。

二、从零到一搭建看板的操作步骤

（一）前期准备：明确目标与基础规则

梳理核心目标：先明确使用看板要解决的核心问题（如“缩短项目交付周期”“减少任务遗漏”），避免功能堆砌导致工具复杂化。

拆解工作流程：结合团队实际工作，梳理任务从“启动”到“完成”的全流程环节（如“需求确认-设计开发-测试验收-交付上线”），确定看板的核心列（建议不超过5列，避免信息分散）。

定义角色与职责：明确看板中的关键角色（如“任务负责人”“进度审核人”“信息更新人”），避免职责不清导致任务卡点。

（二）中期搭建：配置看板结构与核心字段

创建看板列结构：基于拆解的工作流程，设置核心列（示例）：

待办池：存放未启动的任务，需明确“优先级”和“负责人”；

排期中：已确认需求、排期但未开始的任务，标注“计划开始时间”；

进行中：正在执行的任务，需明确“当前进度”“阻塞风险”；

待验收：已完成开发/执行，等待交付方（如产品、客户）确认的任务；

已完成：验收通过的任务，记录“实际完成时间”。

设计任务卡片字段：任务卡片是看板的核心信息载体，建议包含以下字段（可根据团队需求增减）：

必填字段：任务名称、负责人、截止日期、优先级（高/中/低）、当前进度（%）；

选填字段：关联需求/编号、任务描述、依赖任务、阻塞风险、产出物。

选择工具并搭建框架：根据团队协作习惯选择工具（如飞书多维表格、腾讯文档、Trello等），创建看板并按上述列结构搭建框架，任务卡片模板。

（三）后期落地：执行与持续优化

任务录入与初始化：将团队现有任务录入看板，按优先级拖拽至“待办池”或“排期中”，明确每个任务的负责人（避免多人负责同一任务）。

日常更新与同步：

任务负责人每日更新任务进度（如“进行中”任务进度从30%→50%），遇到阻塞风险时及时在卡片中标注并相关人员；

每日站会快速过一遍看板，聚焦“进行中”任务的进展和“待办池”的高优先级任务。

定期复盘与迭代：

每周/每月固定时间复盘看板使用效果（如任务平均流转时长、阻塞任务占比），分析问题（如“某环节卡点频繁”“字段冗余”）；

根据复盘结果优化看板结构（如增加“风险预警”列）、简化字段（如删除低频使用字段），保证工具贴合团队实际需求。

三、看板模板结构与示例说明

（一）看板列结构（通用版）

列名称

列说明

待办池

存放未启动的任务，需明确优先级和负责人，按优先级排序显示

排期中

已确认需求、排期但未开始的任务，标注“计划开始时间”

进行中

正在执行的任务，需更新进度（%）和阻塞风险，建议每人同时处理的任务不超过3个

待验收

已完成执行/开发，等待交付方确认的任务，需附“产出物”或“验收标准”

已完成

验收通过的任务，记录“实际完成时间”，用于后续效率复盘

（二）任务卡片字段说明与示例

字段名称

字段说明

示例内容

任务名称

简洁描述任务核心目标，避免模糊表述（如“完成用户登录功能开发”而非“做登录功能”）

完成用户登录功能开发

任务状态

对应看板列名称（待办池/排期中/进行中/待验收/已完成）

进行中

负责人

任务主要执行人（1人/团队，用*号代替）

*

截止日期

任务要求完成的最终日期（格式：YYYY-MM-DD）

2024-10-15

优先级

高（需24小时内启动）/中（3天内启动）/低（可延后）

高

进度

任务当前完成比例（0%-100%，整数）

60%

关联需求/编号

关联的需求文档编号、项目编号或工单号（便于溯源）

PRD001

依赖任务

任务开始前需完成的前置任务（若有，填写任务名称或编号）

前端：登录页面UI设计（任务编号：UI-005）

阻塞风险

当前影响任务推进的问题（如“等待接口文档”“测试资源不足”），无则填“无”

等待后端接口文档交付，预计延迟1天

备注

其他需要同步的信息（如“需*协助测试”“产出物需同步至知识库”）

需*在10月14日前完成功能测试

（三）看板示例（片段）

待办池

排期中

进行中

待验收

已完成

任务名称：优化注册流程负责人：*截止日期：2