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技术文档编写及审核标准化手册

一、手册概述与核心价值

本手册旨在规范技术文档的编写、审核及管理全流程，保证文档内容准确、结构清晰、格式统一，满足产品研发、系统运维、项目交付等场景的文档需求。通过标准化流程，可提升跨团队协作效率，降低信息传递偏差，为后续技术维护、知识沉淀及合规审计提供可靠依据，是企业技术资产化管理的重要支撑。

二、适用范围与目标场景

（一）适用范围

本手册适用于企业内部所有技术类文档的编写与审核，包括但不限于：

产品需求规格说明书、系统设计文档、接口文档

测试方案与测试报告、部署手册、运维手册

技术白皮书、API文档、用户操作指南（技术版）

项目总结报告、技术方案评审记录

（二）典型应用场景

新产品研发：从需求分析到上线交付，各阶段文档需通过标准化编写与审核，保证研发团队对需求、设计、实现的理解一致。

系统升级迭代：对现有系统进行功能扩展或优化时，需更新相关设计文档、部署文档，并通过审核验证变更影响的全面性。

跨团队协作：研发、测试、运维等团队通过标准化文档明确职责边界与交付物要求，减少沟通成本。

知识传承与培训：标准化文档可作为新员工培训、技术能力传承的核心资料，保证知识传递的准确性。

三、技术文档编写全流程规范

（一）编写准备阶段

明确文档目标与受众

根据文档用途（如研发参考、运维指导、客户交付），确定核心目标（如“指导开发实现”“规范部署流程”）。

分析受众背景（如开发人员、运维人员、终端用户），调整技术深度与表达方式，避免过度专业术语堆砌或关键信息缺失。

收集基础素材

梳理需求文档、设计原型、会议纪要、技术调研报告等资料，保证文档内容有据可依。

对引用的数据、图表、代码片段进行标注来源，避免信息孤岛。

制定文档大纲

参考模板框架（见第四章），结合具体项目需求调整章节结构，保证逻辑连贯（如“背景→目标→设计→实现→验证→维护”的递进关系）。

大纲需经项目负责人*审核确认，避免后期大幅调整导致返工。

（二）内容撰写阶段

标题与章节规范

标题简洁明确，采用“名词+动词”结构（如“用户权限管理模块设计”“数据备份操作流程”）。

章节编号统一（如“1→1.1→1.1.1”），同一层级标题格式、字体、字号保持一致。

内容撰写要求

准确性：技术参数、逻辑流程、操作步骤需反复验证，避免“可能”“大概”等模糊表述；代码示例需通过实际运行测试，保证可执行性。

完整性：覆盖文档目标所需的所有关键信息，如需求文档需包含功能描述、非功能需求、约束条件等；操作手册需包含前置条件、步骤、异常处理、后续操作等。

可读性：段落清晰（每段不超过5行），善用列表（有序/无序）、表格、流程图辅助表达；复杂概念需通过举例或类比说明。

图表与公式规范

图表需有编号（如图1、表2）和标题，标题下方注明“数据来源：X”或“说明：X”；图表内文字清晰，分辨率不低于300dpi。

公式需使用专业编辑工具（如MathType），编号右对齐（如(1-1)），并对变量含义进行注释。

（三）校对与优化阶段

自校对

检查内容是否符合大纲逻辑，是否存在错别字、语法错误、标点符号误用。

验证数据、图表、代码与描述是否一致，保证“文-数-图-码”四统一。

交叉校对

邀请项目组内其他成员（如开发、测试）阅读文档，重点验证技术细节的可行性和完整性，避免个人认知偏差。

记录校对意见，逐条修改并标注修改人*及修改日期（如“2023-10-01修改：补充接口超时参数”）。

四、技术文档审核标准化流程

（一）审核角色与职责

角色

职责说明

编写人

负责文档初稿撰写，根据审核意见修改，保证内容准确完整。

初审人*

项目负责人或模块负责人，审核文档结构完整性、内容是否符合需求目标、格式是否符合规范。

复审人*

技术专家或资深工程师，审核技术方案可行性、逻辑严谨性、关键参数准确性。

终审人*

部门经理或产品负责人，审核文档是否满足交付标准、是否通过合规性检查（如涉密信息）。

（二）审核步骤详解

提交审核申请

编写人完成文档后，填写《文档审核申请表》（见下表），明确文档类型、版本、审核阶段（初审/复审/终审），并附上文档初稿。

表1文档审核申请表

文档名称

文档版本

提交人

提交日期

审核阶段

重点关注内容

系统接口文档

V1.0

2023-10-01

初审

接口定义完整性、参数说明

初审环节

初审人收到文档后，2个工作日内完成审核，重点检查：

大纲与实际内容是否一致，章节有无遗漏；

文档格式是否符合本手册规范（标题、字体、图表编号等）；

需求背景、目标描述是否清晰，是否与项目计划一致。

初审通过后，流转至复审人；不通过则返回编写人，注明修改意见及重新提交时限。

复审环节

复审人收到文档后，3个工作日内完成审核，重点检查：

技术方案（如架构设计、算法逻辑）是否合理，是否存在实现