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采购管理与供应商管理工具包

工具包适用场景与价值

本工具包适用于企业采购全流程管理及供应商生命周期管控，尤其适合以下场景：

日常采购需求处理：各部门物料、服务采购需求的规范化提报与审批；

新供应商引入：从寻源、资质审核到实地考察的供应商准入管理；

现有供应商绩效监控：定期对供应商质量、交期、服务等维度进行量化评估；

采购成本优化：通过供应商比价、议价及绩效联动实现降本增效；

供应链风险管控：识别供应商履约风险，建立动态淘汰与改进机制。

通过使用本工具包，企业可统一采购标准、提升流程透明度、降低采购风险，同时实现供应商资源的精细化管理，支撑供应链战略目标落地。

标准化操作流程详解

一、采购需求管理：从提报到审批

目标：保证采购需求真实、合规、可执行，为后续采购活动提供依据。

步骤1：采购需求提报

需求发起：需求部门（如生产部、行政部）填写《采购需求申请表》（模板见“核心工具模板”），明确物料/服务名称、规格型号、需求数量、期望交付日期、预算金额、用途说明等关键信息。

附件：根据需求类型补充必要附件（如技术图纸、验收标准、历史采购记录等），保证需求描述清晰无歧义。

步骤2：需求部门审核

需求部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核，重点核对：

需求是否符合部门工作计划；

数量、规格是否与实际匹配；

预算是否在部门可控范围内。

审核通过后提交至采购部，驳回则需注明原因并退回需求部门修改。

步骤3：采购部复核

采购部从专业角度复核需求，重点关注：

是否存在替代物料/服务（优先选择现有合作优质供应商或性价比更高的方案）；

需求紧急程度是否合理，是否影响采购周期；

预算是否符合公司采购政策（如是否达到招标阈值）。

复核通过后提交至管理层审批，若需调整则与需求部门沟通确认。

步骤4：管理层审批

根据采购金额及重要性分级审批（示例）：

金额≤5000元：采购经理审批；

5000元＜金额≤50000元：采购总监审批；

金额＞50000元：总经理审批。

审批通过后，采购部启动后续供应商寻源流程；审批驳回则终止需求，需求部门可根据意见重新提报。

二、供应商全生命周期管理：从准入到汰换

目标：建立合格供应商资源库，保证供应商具备稳定履约能力，实现供应商动态优化。

步骤1：供应商寻源

信息收集：通过行业展会、公开招标、供应商自荐、同行推荐等渠道收集潜在供应商信息，建立《供应商寻源清单》，记录供应商名称、主营业务、联系方式、初步优势等。

初步筛选：根据采购需求（如物料类别、技术标准、地域要求）对清单进行筛选，剔除明显不符合要求的供应商（如无相关资质、产能不足）。

步骤2：资质审核

资料提交：要求通过初步筛选的供应商提供《供应商资质审核表》（模板见“核心工具模板”）及附件，包括：

营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一）；

行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、特种设备生产许可证等）；

生产/经营许可证明（如代理授权书、医疗器械注册证等，根据行业要求）；

近3年类似业绩合同（至少2份）。

资料核查：采购部联合法务部、技术部对资料真实性、有效性进行核查，重点检查证照是否在有效期内、经营范围是否匹配需求、业绩是否真实可追溯。

步骤3：现场考察（必要时）

对于关键物料或金额较大的采购（如年采购额＞10万元），需组织跨部门考察小组（采购、技术、质量、生产）进行实地考察，填写《供应商现场考察评分表》（模板见“核心工具模板”），考察内容包括：

生产/办公场所环境是否符合行业标准；

设备配置、产能是否满足需求；

质量管控流程（如来料检验、过程控制、成品检测）；

供应链管理水平（如库存周转率、物流配送能力）；

财务状况（要求提供近1年财务报表，评估经营风险）。

步骤4：样品测试（如需）

对涉及产品质量的采购需求，要求供应商提供样品，由技术部、质量部按《验收标准》进行测试，出具《样品测试报告》，确认合格后方可进入下一环节。

步骤5：供应商准入与分级

综合资质审核、现场考察、样品测试结果，对供应商进行综合评分（示例：资质30分、现场考察40分、样品测试30分），评分≥80分可纳入《合格供应商名录》，并根据评分结果划分等级：

A类（≥90分）：战略供应商，优先分配大额订单；

B类（80-89分）：核心供应商，稳定分配常规订单；

C类（70-79分）：备用供应商，仅在A/B类产能不足时启用；

D类（＜70分）：不合格，不予准入。

准入结果由采购总监审批后生效，更新至《合格供应商名录》，并同步至ERP系统。

三、采购执行与合同管理：从下单到结算

目标：保证采购订单按时、按质、按量交付，合同条款合规，资金支付安全。

步骤1：订单下达

采购部根据审批后的需求及合格供应商名录，向选定的供应商下达《采购订单》，明确：

订单编号、物料/服务名称、规格型号、数量、单价、总价；